Если вы недавно перешли на работу из дома, мы знаем, что работать вместе, чтобы завершить проект, довольно сложно. Несмотря на то, что вы можете работать из разных мест, сотрудничество с вашей командой в Интернете никогда не было таким простым. Мы начнем с нескольких вещей, которые помогут вам не отставать от своей работы, и перейдем к простым способам оставаться на связи с членами вашей команды!
Шаги
Метод 1 из 13: Поддерживайте регулярные встречи
Шаг 1. Запланируйте проверки, чтобы все были на одной странице
Найдите время, когда вы все доступны в течение дня, и позвоните членам своей команды. Если вы находитесь в этом районе, вы можете встретиться лично; в противном случае видеозвонок на компьютере будет работать, если вы находитесь слишком далеко друг от друга. Сообщите всем, над какими частями проекта вы работали, и обо всех возникающих у вас проблемах. По очереди говорите по 5 минут, чтобы вы все знали, что происходит.
- Отключайте себя, когда говорят другие люди, чтобы не перебивать их.
- Делайте встречи короткими и приятными, чтобы они не сокращали ваше рабочее время.
- Постарайтесь проводить как минимум 2 контрольных встречи каждый месяц, но не стесняйтесь использовать их столько, сколько вам нужно.
Метод 2 из 13: Установите цели на неделю и месяц
Шаг 1. Вехи дают вам над чем работать, чтобы повысить продуктивность
Когда вы начинаете проект, установите общую цель на конец месяца, чтобы ваша команда всегда знала, на чем сосредоточиться в целом. Затем разбейте его на шаги, чтобы разделить их между членами вашей команды. Таким образом, вы всегда стремитесь к более широкой цели.
Метод 3 из 13: Делегируйте задачи между своей командой
Шаг 1. Разделите работу между товарищами по команде, чтобы всем было над чем поработать
После того, как вы определили цель, которую пытаетесь достичь, пройдите все этапы процесса и назначьте ее товарищу по команде. Распределяйте задачи с учетом сильных сторон членов вашей команды, чтобы они могли преуспеть в своей работе.
- Например, если член вашей команды хорошо знаком с Photoshop, вы можете дать ему задание по графическому дизайну вместо работы с электронными таблицами.
- Обязательно проведите перекрестное обучение сотрудников на тот случай, если один человек не сможет выполнить свою задачу. Таким образом, кто-то другой может легко занять их место.
Метод 4 из 13. Отслеживайте свою работу с помощью приложения для управления проектами
Шаг 1. Составьте весь рабочий процесс, чтобы увидеть, что еще нужно сделать
Приложения для управления проектами позволяют упорядочивать задачи и визуализировать сроки, чтобы было легче увидеть, что нужно сделать. Войдите в программу вместе со своими товарищами по команде, чтобы вы могли добавлять то, над чем вы работаете, и лучше отслеживать свои цели.
Такие программы, как Trello, Basecamp и Adobe Workfront, полезны для управления вашими проектами
Метод 5 из 13. Совместное использование документов в облаке
Шаг 1. Ваша команда может получить доступ к файлам где угодно и оставить отзыв
Если вы работаете в основном с текстовыми документами или электронными таблицами, вы можете использовать множество опций для совместной работы над одним и тем же файлом. В процессе работы вы и ваша команда можете просматривать работы друг друга и вносить предложения или изменения прямо в документ.
- Документы Google бесплатны и уже позволяют одновременно редактировать текстовые документы, электронные таблицы и презентации.
- Microsoft Office также предлагает обмен в облаке и редактирование своих файлов бесплатно.
- Если вы хотите обмениваться файлами без редактирования, Dropbox, Box или Google Drive - отличные варианты облачного хранилища.
Метод 6 из 13. Попробуйте удаленный доступ к большим файлам
Шаг 1. Просматривайте файлы и делитесь ими таким образом, чтобы избежать больших загрузок и скачиваний
Удаленный доступ позволяет вашей команде удаленно управлять другим компьютером. Вместо того, чтобы отправлять или загружать файл, любой, кто вошел в систему, может просто получить доступ к файлам и работать с ними удаленно. Просто установите программу удаленного доступа на главный компьютер и любой компьютер, с которого вы хотите получить к нему доступ, и войдите в систему.
- Например, если вы работаете над длинными видеороликами, анимацией или компьютерным программированием, вам будет проще работать с удаленным доступом.
- Некоторые хорошие варианты программного обеспечения для удаленного доступа включают TeamViewer, AnyDesk или Remote Desktop.
- Вы также можете использовать удаленный доступ, чтобы помочь исправить проблемы на компьютере члена вашей команды, чтобы вы могли помочь им, когда они столкнутся с проблемами.
Метод 7 из 13. Оставайтесь на связи во время видеозвонков
Шаг 1. Вы легче улавливаете сигналы разговора, когда видите, что другой человек говорит
Когда вы не видите друг друга, может быть трудно разговаривать в группе без перерывов. Загрузите приложение, которое позволяет вам общаться в видеочате и звонить всем членам вашей команды. Поскольку вы можете видеть, когда другие люди закончили говорить, гораздо легче узнать, когда придет ваша очередь.
- Skype, Teams, Google Hangouts и Zoom отлично подходят для видеозвонков.
- Попробуйте работать «бок о бок», когда вы будете держать товарища по команде на видеовстрече, пока вы оба работаете. Так вы сможете быстро задавать вопросы и не будете чувствовать себя таким одиноким.
Метод 8 из 13. Отправьте друг другу эхо-запросы в приложении для обмена сообщениями
Шаг 1. Отправляйте сообщения в режиме реального времени для быстрых вопросов, чтобы ваш почтовый ящик не был загроможден
Хотя цепочки писем хороши для поддержания длинных цепочек, гораздо проще получить быстрый ответ с помощью мессенджера. Добавьте своих товарищей по команде в выбранный вами мессенджер и начните с ними групповой чат. Вы даже можете пинговать своих товарищей по команде, если не хотите беспокоить всех.
- Такие приложения, как Slack и Discord, бесплатны и позволяют создавать каналы и серверы для конкретных проектов, чтобы вы могли все организовать.
- Необязательно, чтобы все разговоры были связаны с работой. Создайте несколько забавных каналов, где вы можете поговорить о фильмах, недавних событиях и других вещах, которые вас волнуют, чтобы вы могли пообщаться.
Метод 9 из 13: точно объясните, над чем должна работать ваша команда
Шаг 1. Предоставьте членам вашей команды все подробности, чтобы они не неверно вас истолковали
Если вам нужна помощь или вы хотите описать, что вы сделали со своей командой, поделитесь всей важной информацией, которая им может понадобиться. Объясните все как можно проще, чтобы не запутать товарищей по команде. Если есть что-то, что вам нужно сделать от вашей команды, проясните свои ожидания, чтобы они могли это выполнить.
Никогда не предполагайте, что члены вашей команды знают, чего вы хотите или что вам нужно. Всегда лучше чрезмерно объяснить, чем не сказать им достаточно
Метод 10 из 13: быстро отвечайте другим
Шаг 1. Действуйте оперативно, чтобы члены вашей команды не ждали вас
Когда вы видите всплывающее уведомление, проверьте его как можно скорее, чтобы узнать, есть ли проблема. Вместо того, чтобы оставлять члена вашей команды в подвешенном состоянии, ответьте сразу, чтобы он мог продолжить работу над достижением целей своего проекта.
Дайте членам вашей команды время, когда вы наверняка будете доступны, если им понадобится связаться с вами
Метод 11 из 13: Отправляйте ежедневные электронные письма о прогрессе
Шаг 1. Обновление команды показывает, что вы идете по правильному пути, и предотвращает повторение работы
Члены вашей команды могут не знать точно, что вы делали во время работы. В конце дня запишите все, над чем вы работали в течение дня и что вам удалось выполнить. Обязательно отметьте, как далеко вы продвинулись по каждой из задач, чтобы члены вашей команды могли продолжить с того места, где вы остановились, и чтобы они знали, что проект находится в хорошем месте.
Например, вы можете написать что-нибудь вроде: «Привет, команда, сегодня я завершил набросок нашей презентации. Вы можете найти схему в нашей папке на Google Диске, если хотите ее отредактировать »
Метод 12 из 13: Предложите слова поддержки
Шаг 1. Поддерживайте моральный дух, чтобы всем было комфортно друг с другом
Когда один из членов вашей команды выполняет свою работу хорошо, скажите ему об этом! Вы можете написать им напрямую или отправить групповое сообщение, узнав, чего они достигли. Ваша команда почувствует себя намного ближе, зная, что вы все цените тяжелую работу, которую они вложили в проект.
- Например, можно сказать что-то вроде: «Деннис, эти 3D-модели выглядят великолепно! Вы действительно уловили детали, которые мы искали ».
- В качестве другого примера вы можете сказать: «Спасибо за организацию этих таблиц, Кэрол. Я знаю, что это было непросто, но вы закончили его так быстро, и его стало намного легче читать ».
Метод 13 из 13: планируйте веселые мероприятия для общения
Шаг 1. Найдите время для развлечения, это поможет вашей команде расслабиться и укрепить связь
Даже если вы не все работаете в одном месте, вы все равно можете создать чувство общности с членами своей команды. Если у кого-то приближается день рождения или знаменательное событие, обязательно отметьте его вместе с ним. Чем лучше вы создадите репертуар своей команды, тем легче вам будет сотрудничать.
- Например, вы можете поговорить по видеосвязи во время обеда и вместе пообедать.
- Другой пример: вы можете потратить немного времени, чтобы поиграть в настольные онлайн-игры и поболтать вне работы.