Исследование Массачусетского технологического института выявило общие привычки и навыки высокопродуктивных менеджеров.
Вы знаете этого человека, который, кажется, всегда опережает свои сроки, несмотря на то, что он завален? Вы смотрите на них с завистью и удивляетесь, как они это делают?
«Независимо от местоположения, отрасли или рода деятельности, производительность - это проблема, с которой сталкивается каждый профессионал», - говорит Роберт Позен, старший преподаватель Школы менеджмента Слоана при Массачусетском технологическом институте.
В рамках своего текущего исследования при поддержке студента Массачусетского технологического института Кевина Дауни Позен провел опрос среди 20 000 самостоятельно отобранных менеджеров с шести континентов, чтобы выяснить, почему одни люди более продуктивны, чем другие.
Инструмент опроса, получивший название «Рейтинг производительности Pozen», состоит из 21 вопроса, разделенных на семь категорий: планирование вашего графика, разработка распорядка дня, обработка ваших сообщений, выполнение большого объема работы, улучшение ваших навыков общения, проведение эффективных совещаний и делегирование полномочий другим. Эти конкретные привычки и навыки лежат в основе программы Позена MIT Sloan Executive Education «Максимизация вашей продуктивности: как стать эффективным и результативным руководителем» и его бестселлера «Экстремальная продуктивность: повышайте свои результаты, сокращайте часы».
После очистки данных Позен и Дауни получили полный набор ответов от 19 957 респондентов. Примерно половина из них были жителями Северной Америки; еще 21 процент были жителями Европы, а 19 процентов - жителями Азии. В оставшиеся 10 процентов вошли жители Австралии, Южной Америки и Африки.
Они определили группы людей с самыми высокими показателями продуктивности и обнаружили, что профессионалы с самыми высокими показателями, как правило, преуспевают в одних и тех же группах привычек:
- Они планировали свою работу, исходя из своих главных приоритетов, а затем действовали с определенной целью;
- они разработали эффективные методы управления большим объемом информации и задач; и
- они понимали потребности своих коллег, что позволяло проводить короткие встречи, оперативно общаться и давать четкие указания.
Результаты были также интересны при анализе демографических данных участников опроса.
Географически средний показатель производительности для респондентов из Северной Америки был средним, хотя американцы, как правило, работают дольше. На самом деле, показатель Северной Америки был значительно ниже, чем средний показатель продуктивности респондентов из Европы, Азии и Австралии.
Возраст и трудовой стаж сильно коррелировали с личной продуктивностью: специалисты старшего и старшего возраста набирали более высокие баллы, чем их коллеги младшего и младшего возраста. Привычки этих более старших респондентов включали разработку процедур для малоценных действий, управление потоком сообщений, проведение эффективных совещаний и делегирование задач другим.
В то время как общие показатели производительности мужчин и женщин-профессионалов были почти одинаковыми, были некоторые примечательные различия в том, как женщинам и мужчинам удавалось быть такими продуктивными. Например, женщины, как правило, набирали особенно высокие баллы, когда речь шла об эффективном проведении совещаний, то есть о сокращении продолжительности совещаний до 90 минут и завершении их согласованием дальнейших шагов. Напротив, мужчины особенно хорошо справлялись с большим объемом сообщений - не просматривали свои электронные письма слишком часто и пропускали сообщения с низкой ценностью.
Справляясь с ежедневным потоком сообщений
Хотя ясно, что способность справляться с перегрузкой входящей почты является ключом к продуктивности, многим из нас, кто содрогается от постоянного накопившегося количества писем, может быть не так ясно, как это достигается.
«У всех нас так много мелочей, таких как электронная почта, которые перегружают нас, и в итоге мы посвящаем им драгоценное время», - говорит Позен. «Большинство из нас просматривают электронную почту каждые три-пять минут. Вместо этого просматривайте каждый час или два, а когда вы просматриваете, смотрите только на тему и отправителя и, по существу, пропускайте 60-80 процентов из них, потому что большинство электронных писем, которые вы получаете, не очень полезны». Pozen также рекомендует немедленно отвечать на важные электронные письма вместо того, чтобы помечать их, а затем снова находить их позже (или вообще забывать), а также отмечать важные контакты и широко использовать фильтры электронной почты.
Однако Позен подчеркивает, что управление входящей электронной почтой, хотя и является важным навыком, должно быть сопряжено с другими, более масштабными привычками, чтобы быть эффективным, например, с определением ваших самых высоких приоритетов. Он предупреждает, что без определенного набора целей, как личных, так и профессиональных, многие амбициозные люди уделяют недостаточно времени деятельности, которая на самом деле способствует достижению их главных целей.
Другие советы по повышению продуктивности
Если вы хотите стать более продуктивным, попробуйте развить «кластеры привычек», продемонстрированные в результатах опроса Позена и которыми обладают самые продуктивные профессионалы. Это включает в себя:
- Сосредоточьтесь на своих основных целях: каждый вечер пересматривайте расписание на следующий день, чтобы подчеркнуть свои главные приоритеты. Решите, с какой целью вы будете читать любой объемный материал, прежде чем начать.
- Управление рабочей нагрузкой: пропускайте более 50-80 процентов ваших электронных писем в зависимости от отправителя и темы. Разбейте большие проекты на маленькие шаги и начните с первого шага.
- Поддержка ваших коллег: ограничьте любое совещание до 90 минут или менее и завершите каждое совещание четко определенными дальнейшими действиями. Согласуйте показатели успеха с вашей командой.
Инструмент опроса Pozen по-прежнему доступен онлайн. Те, кто заполнит его, получат отчет с отзывами, предлагающий практические советы по повышению производительности. Вы также можете узнать из первых рук о Позене в его программе Executive Education Массачусетского технологического института «Максимизация вашей личной продуктивности».
Перепечатано с разрешения MIT News. Прочтите исходную статью.