В The Washington Post недавно была статья о банкротстве электронной почты, в которой обсуждалось количество людей, которые отказываются от электронной почты (или просто удаляют все свои старые сообщения) после того, как их похоронили под кучей сообщений. Мерлин Манн ответил, что даже банкротства недостаточно, чтобы спасти его:
Единовременное списание долга за связь дало бы временное облегчение, но основная проблема остается; чистое количество запросов на мое внимание превышает мою способность обеспечить это внимание по крайней мере на порядок. И несоответствие моей способности вдумчиво реагировать на мою стопку может быть еще в десять или более раз хуже. Масштаб безумно не в порядке.
Если вы один из тех людей, которые тонут в потоке электронной почты, у вас есть варианты. Вам не нужно заходить так далеко, чтобы объявить электронную почту банкротом - и заявить о своей некомпетентности в современном мире технологий и бизнеса.
Мы собираемся рассмотреть подход, который применяет правила к обработке вашей электронной почты, чтобы помочь вам выбраться из-под кучи и помочь вам не вмешиваться, независимо от того, сколько сообщений вы получаете в день. Но сначала давайте рассмотрим три принципа, которыми мы будем руководствоваться при таком подходе:
Принцип 1: Вам не нужно отвечать на каждое электронное письмо. Если вы получаете более 50 в день (или даже сотни), вы не можете.
Принцип 2. Расставьте приоритеты. Если вы не можете отвечать на каждое электронное письмо, вы должны понимать, что вам придется расставлять приоритеты, чтобы отвечать на важные письма. Остальным тоже нужно расставить приоритеты, а самый низкий приоритет будет просто рассмотрен.
Принцип 3: Вы не можете заниматься электронной почтой весь день. Признайтесь себе в этом. У вас есть другие дела, более важные, чем электронная почта. Так что делайте это только в определенное время дня. Одна из проблем, отмеченных в статье Post, заключается в том, что люди больше не чувствуют, что они закончили работу на сегодня. Что ж, единственный способ чувствовать себя готовым к этому дню - это установить ограничение по времени, и когда оно будет достигнуто, все будет готово. Остальное вам нужно будет сделать завтра. Даже в оставшуюся часть нашей трудовой жизни мы никогда не заканчиваем каждую задачу в нашем списке дел. Мы работаем до 5 часов и идем домой.
Используя эти принципы, давайте рассмотрим систему правил, которая поможет справиться с огромным количеством электронной почты:
Правило 1: Отделяйте зёрна от плевел Все мы знаем, что есть письма, с которыми нужно разобраться сегодня, а есть и такие, которые могут томиться в папке неделю и это не убьет нас. Итак, давайте настроим некоторые фильтры для их обработки (в качестве примера я использую Gmail, но большинство почтовых программ имеют аналогичные фильтры или правила):
- ВажныеСоздайте фильтр со всеми вашими важными контактами (коллегами, коллегами, рекламодателями, деловыми партнерами, мамой и т. д.) в поле «от». Отметьте их как «важные». У вас также может быть ключевое слово, например «batgirl», которое вы поместите в свой фильтр для «важного» ярлыка. Затем поместите это ключевое слово в свою подпись, и любой, кто ответит на одно из ваших писем, будет помечен как «важный». Они останутся в вашем почтовом ящике, и вы сможете проверять их 2-3 раза в день.
- ОтчетыЭто может варьироваться от человека к человеку, но у меня есть много «информационных» электронных писем, которые не являются срочными, но я не хочу засорять свой почтовый ящик.. Создайте фильтр с адресами электронной почты всех этих типов электронных писем (amazon.com, службы статистики вашего блога, уведомления вашего календаря и т. д.), пометьте эти «отчеты» и автоматически заархивируйте их. Теперь их не будет в вашем почтовом ящике. Вы можете проверять это один раз в день.
- ДругиеЭто все остальное. Создайте фильтр с «важными» и «отчетами» в поле «нет», и пометьте эти электронные письма как «другие» и автоматически архивируйте. Это предотвратит попадание ваших электронных писем с ярлыками «важные» или «отчеты» в эту папку «другие». Теперь в папке «Входящие» должны быть только «важные» письма.
Правило 2: Все старые электронные письма попадают в «другие». Это единственный способ очистить свой почтовый ящик в начале - после этого момента он останется чистым. Даже если у вас есть электронные письма от важных контактов, вам нужно держать голову над водой. Сбросьте их все в папку «другие» и заархивируйте из папки «Входящие». Теперь ваш почтовый ящик должен быть пуст. Давайте продолжим в том же духе со следующими правилами.
Правило 3. Установите регулярное время для обработки электронной почты Уведомление по электронной почте не должно быть включено все время. Научитесь удерживать себя от проверки электронной почты 20 раз в день. Делайте это 2-3 раза в день в определенное время. Скажем, в 10 утра, в 13 часов. и 16:00, если вы получаете много писем, или 11:00 и 16:00. если нет. Еще лучше: только один раз в день. Всякий раз, когда вы чувствуете желание проверить электронную почту, остановитесь. Сделайте глубокий вдох. Теперь вернитесь к поставленной задаче.
Правило 4: Просматривайте «других» и расставляйте приоритеты Электронные письма «Другие» - это то, что заставляет вас чувствовать себя подавленным. Большинство из нас прекрасно справляется с важными электронными письмами и просматривает электронные письма с отчетами. Но что касается Других, мы чувствуем, что должны отвечать им всем, иначе мы некомпетентны, или что люди сочтут нас высокомерными. Что ж, нам нужно признать тот факт, что мы не можем ответить на них все (Принцип 1). Мы должны жить с тем фактом, что некоторые люди будут думать, что мы высокомерны. Вот как обращаться с Другим:
- Scan Во время первого за день сеанса обработки электронной почты быстро просмотрите электронные письма Других и решите, следует ли их удалить или ответить на них. В Gmail я делаю это быстро, используя сочетания клавиш: «» для удаления, «y» для архивации, «o» для открытия. Поэтому я просматриваю каждое письмо, читаю его и либо удаляю, либо отмечаю для ответа.
- Расставить приоритеты Какие из них являются вашей оценкой для ответа? Те, которые принесут вам наибольшую пользу. Иногда электронное письмо может привести к предложению о работе, рекламе или сотрудничеству, которое может окупиться. Это те, на которые вам нужно ответить. Иногда это просто действительно интересное письмо, на которое вы хотели бы ответить. Если это так, отметьте это. Но многим придется просто прочитать их и двигаться дальше.
- Стандартный ответ Если вы считаете, что вам нужно отвечать на большинство электронных писем, вы можете настроить несколько готовых ответов с помощью программы расширения текста, такой как AutoHotKey. Я бы порекомендовал вам настроить 5-10 разных готовых ответов вместо одного. Один ответ, чтобы поблагодарить их за положительный отзыв, другой, чтобы отклонить запрос и т. д. Если вы заметили, что часто даете один и тот же ответ, введите его в AHK и настройте комбинацию клавиш. Затем, нажав всего несколько клавиш, вы можете в спешке получить готовые ответы, возможно, изменив их с помощью нескольких личных слов.
- Отметить на потом Те, которые, по вашему мнению, имеют более высокий приоритет, на которые нужно ответить, вы должны пометить как «Ответить» и убрать пометку «Другие». Это займет всего секунду. Тогда двигайтесь дальше. Затем в более позднем сеансе обработки электронной почты просмотрите папку «Ответить» и сделайте быстрый ответ.
Правило 5: Установите таймер, обработайте быстро и сделайте это Вы должны установить таймер на 15-30 минут (в зависимости от объема вашего письма), чтобы вы не закончите делать это больше часа. Помните, когда вы закончите сеанс электронной почты, вы закончите. Вы можете вздохнуть спокойно и добраться до остальных завтра. Вот как быстро обработать и очистить почтовый ящик:
- Сначала обработайте важные электронные письма (те, которые находятся в вашем почтовом ящике), чтобы очистить их. Отвечайте быстро, или удаляйте, или пересылайте, или архивируйте (для последующего использования), или записывайте любые задачи, которые необходимо выполнить позже, в свой список дел. Никогда не читайте электронное письмо, а затем оставляйте его в папке «Входящие». Если письмо требует более продолжительного ответа, чем вы можете сделать сейчас, пометьте его как «Ответить» и вернитесь к нему позже.
- Сканировать отчеты и прочее. Большинство сообщений электронной почты «Отчеты и другие» не требуют ответа или действий. Просто прочитайте их и удалите, перешлите или заархивируйте. Отметьте те, которым нужен ответ «Ответить», и вернитесь к нему позже.
- Ответить После того, как вы просмотрели важные электронные письма в папке «Входящие», отсканировали и пометили отчеты и другие сообщения, все, что вам нужно было оставить, это ответить. Для них вы можете не сделать сегодня. Это нормально. Сделайте столько, сколько сможете, быстро, а остальное оставьте на завтра. Нет необходимости очищать эту папку. Когда таймер сработает, уходите и делайте.
- Сочетания клавиш. Вы действительно должны запомнить важные ярлыки. Для Gmail это «r» для ответа, «f» для пересылки, «» для удаления, «y» для архива, «o» для открытия. И действительно, это единственные действия, которые вам нужны. Как только вы освоитесь с сочетаниями клавиш, обработка станет легкой задачей.