Эффективное и действенное управление финансами имеет решающее значение для роста и успеха любого малого бизнеса. Самый простой способ сделать это - сразу же нанять специального бухгалтера или бухгалтера. Если у вас нет ресурсов для найма профессионала, воспользуйтесь бухгалтерским и другим финансовым программным обеспечением, чтобы отслеживать денежные потоки и составлять отчеты. Таким образом, вы сможете оставаться на вершине своей прибыли и быстро действовать, чтобы минимизировать убытки.
Шаги
Метод 1 из 4: Прием платежей и оплата расходов
Шаг 1. Составьте бюджет и регулярно его пересматривайте
Бюджет необходим, если вы хотите, чтобы ваш бизнес был прибыльным. Классифицируйте регулярные расходы вашего бизнеса, чтобы определить, какой доход должен приносить ваш бизнес.
- Может оказаться полезным создание нескольких бюджетов. Например, вы можете захотеть создать компанию с минимальным объемом продаж, чтобы знать, как распределять деньги, когда поступлений не так много.
- Используйте свой бюджет, чтобы спланировать рост вашего бизнеса, например, нанять нового сотрудника или расширить свою рекламу и маркетинг.
Шаг 2. Откройте отдельный банковский счет для бизнеса
Даже если вы ведете свой бизнес в качестве индивидуального предпринимателя, вы все равно хотите, чтобы финансы вашего бизнеса были отделены от ваших личных финансов. Смешивание ваших активов может вызвать проблемы, если вы подвергнетесь аудиту или предъявит иск бизнес-кредитору.
Не снимайте деньги со своего коммерческого банковского счета для оплаты личных расходов. Если вам нужны деньги от бизнеса, обозначьте их соответствующим образом как прибыль от бизнеса и сначала переведите деньги на свой личный банковский счет
Шаг 3. Решите, какие виды оплаты вы примете
Наличие множества вариантов оплаты - это удобство для ваших клиентов. Каждый способ оплаты имеет свои издержки и риски, которые необходимо учитывать.
- Наличные - самый простой способ оплаты, но он представляет собой угрозу безопасности. Если вы собираетесь брать наличные, имейте надежный сейф и планируйте регулярные банковские вклады.
- Если вы хотите использовать кредитные или дебетовые карты, изучите различные услуги, чтобы найти ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям и вашему общему бюджету. Обычно вам нужно платить абонентскую плату за услугу плюс комиссию за транзакцию. Вы можете потребовать минимальную сумму покупки для кредитной или дебетовой карты.
Шаг 4. Стандартизируйте условия оплаты
У вас должна быть политика, устанавливающая правила оплаты ваших товаров или услуг. Применяйте эти правила ко всем клиентам, а не создавайте условия оплаты для отдельных клиентов по частям.
Универсальные условия оплаты упростят ведение бухгалтерского учета и упростят сбор платежей. Если вы применяете одни и те же условия во всех сферах, вам также не нужно беспокоиться о том, чтобы помнить о договоренностях, которые вы заключили с каждым отдельным клиентом
Метод 2 из 4: отслеживание общего денежного потока
Шаг 1. Выберите метод учета
Чтобы управлять финансами своего бизнеса, вы должны выбрать метод учета по кассовому методу или по методу начисления и использовать его последовательно. При кассовом методе вы регистрируете продажи и расходы, когда деньги фактически переходят из рук в руки. С другой стороны, для метода начисления вы регистрируете продажи и расходы, когда они имеют место, а не когда деньги переходят из рук в руки.
- Например, предположим, что вы строительный подрядчик и получили счет. Если бы вы использовали кассовый метод, вы бы записали расходы в своих книгах при фактической оплате счета. Однако, если вы использовали метод начисления, вы бы записали его в день получения, даже если вы не платили в течение нескольких дней или недель.
- Кассовый учет работает лучше, если у вас небольшой бизнес, который занимается в основном транзакциями в точках продаж. Если вы имеете дело с более крупными контрактами, которые не оплачиваются сразу, метод начисления может быть для вас лучшим вариантом.
Шаг 2. Запишите все продажи и расходы
Настройте систему так, чтобы все продажи и расходы регистрировались в день их возникновения в соответствии с выбранным вами методом учета. Только ведение книг ежемесячно или ежеквартально может привести к ошибкам.
- Если у вас есть магазин, вы можете использовать систему точек продаж для отслеживания продаж и создания отчетов, которые вы можете легко использовать для ежедневной сверки ваших книг.
- Когда у вас есть сотрудники или другие партнеры, покупающие вещи для бизнеса, убедитесь, что вы получили эти квитанции как можно скорее, чтобы вы могли своевременно обновлять свои бухгалтерские книги.
Шаг 3. Приобретите бухгалтерское программное обеспечение
Существует ряд бухгалтерских программ, таких как QuickBooks, которые вы можете приобрести и использовать для управления финансами вашего бизнеса. Большинство этих программ устроены так, что вы платите ежемесячную абонентскую плату за использование услуги.
- Когда вы используете подписку, платформу «программное обеспечение как услуга», ваши данные хранятся в облаке, поэтому вам не нужно так сильно беспокоиться о безопасности или потере данных.
- Эти программы могут быть связаны с вашими банковскими счетами, кредитными картами и другими системами, чтобы большая часть информации автоматически вводилась в ваши книги.
Шаг 4. Если вам нужна помощь, наймите бухгалтера
Если у вас нет образования и опыта в области бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, возможно, вы захотите нанять кого-нибудь, у кого он есть. В частности, если вы заняли деньги, чтобы начать свой бизнес, профессионал может помочь вам избежать потенциально дорогостоящих ошибок.
- Обратитесь в местный лицензионный или регулирующий орган, чтобы убедиться, что любой финансовый специалист, которого вы хотите нанять, имеет все необходимое образование и сертификаты, а также что их лицензии действительны и свободны от каких-либо дисциплинарных мер.
- Если вы не можете позволить себе, чтобы кто-то работал в вашем бизнесе на постоянной основе, вы можете периодически консультироваться с бухгалтером или время от времени использовать бухгалтера, чтобы просматривать свои бухгалтерские книги и исправлять любые ошибки.
Метод 3 из 4: Создание финансовых отчетов
Шаг 1. Загрузите бухгалтерское программное обеспечение, чтобы упростить создание отчетов
Когда вы используете бухгалтерское программное обеспечение, у вас также есть возможность создавать необходимые финансовые отчеты одним нажатием кнопки. Однако качество создаваемых отчетов зависит от информации, которую вы вводите в программное обеспечение.
- Прежде чем создавать окончательные отчеты, просмотрите свои продажи и расходы. Сверьте свои книги с квитанциями и выписками по банковскому счету, чтобы убедиться, что информация верна.
- Как только вы будете удовлетворены информацией, нажмите, чтобы создать свои отчеты. Обычно вам будет предложено ввести даты, которые вы хотите включить в отчет, и конкретную информацию, которую вы хотите включить.
Шаг 2. Создайте квартальные отчеты о прибылях и убытках (P&L)
Отчеты о прибылях и убытках являются одними из самых важных инструментов для оценки и развития вашего бизнеса. Многие бухгалтерские программы сгенерируют эти отчеты для вас, если вы введете параметры отчета, которые вам нужны.
- Ваш отчет о прибылях и убытках начинается с ваших общих продаж. Затем вы вычитаете из этих продаж стоимость проданных продуктов или услуг, чтобы получить свою валовую прибыль.
- Возьмите свою валовую прибыль и вычтите из этого числа другие расходы, такие как аренда или коммунальные услуги. У вас останется чистая прибыль за этот период времени.
- Отчеты о прибылях и убытках особенно важны, если вы предполагаете, что вам потребуются ссуды для малого бизнеса или другое внешнее финансирование.
Шаг 3. Подготовьте ежеквартальную финансовую отчетность
В дополнение к вашим прибылям и убыткам существует несколько других отчетов, таких как отчет о движении денежных средств и баланс, которые помогут вам определить, куда входят и уходят деньги в ваш бизнес.
- В вашем отчете о движении денежных средств сообщается об увеличении или уменьшении денежных средств, поступающих в ваш бизнес. Вы можете быстро увидеть сумму наличных денег и то, что вы с ними сделали, а также откуда эти деньги (от продаж или из других источников, например, займа).
- В балансе суммируются активы и пассивы вашего бизнеса. Это будет особенно полезно, если у вас есть бизнес-кредитная карта или если вы взяли ссуду для малого бизнеса, чтобы помочь финансировать начало вашего бизнеса.
Шаг 4. Обновите свои прогнозы на основе вашего фактического денежного потока
Ваш бизнес-план, вероятно, включает прогнозы движения денежных средств и прибыли на несколько лет вперед. По мере того, как вы ведете свой бизнес, вам нужно периодически проверять и убедиться, что эти прогнозы по-прежнему точны с учетом фактических показателей вашего бизнеса.
- Изучите свой бизнес-план и обновляйте его дважды в год. Вы также хотите обновлять его каждый раз, когда подаете заявку на ссуду для малого бизнеса или привлекаете инвесторов, чтобы у них была самая последняя информация для принятия решения.
- В зависимости от того, насколько ваша фактическая производительность соотносится с вашими первоначальными ожиданиями, вы также можете скорректировать некоторые из своих бизнес-целей и планы роста или расширения.
Метод 4 из 4: подача налоговой декларации
Шаг 1. Получите отдельный идентификационный номер налогоплательщика для своей компании
Даже если вы ведете свой бизнес в качестве индивидуального предпринимателя, отдельный идентификационный номер налогоплательщика для вашего бизнеса поможет разделить ваш бизнес и личные финансы.
- Если у вас есть бизнес в США, вы можете легко получить идентификационный номер работодателя (EIN) онлайн на веб-сайте IRS. Просто перейдите на https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp и начните свое приложение.
- В других странах проконсультируйтесь с налоговым специалистом или бизнес-юристом, чтобы узнать, что вам нужно сделать, чтобы правильно зарегистрировать свой бизнес для налоговых целей.
Шаг 2. Выберите налоговый год
Для налоговых целей вы можете использовать календарный год или любой 12-месячный период, который начинается в определенную дату. В большинстве случаев проще всего использовать календарный год. Выбирая налоговый год, вы должны использовать его постоянно, пока продолжаете заниматься бизнесом. Как правило, вы не можете изменить его позже.
Большинство предприятий используют календарный год в качестве налогового года. Если вы думаете об использовании другого 12-месячного периода, вы можете сначала проконсультироваться с юристом или налоговым специалистом
Шаг 3. Ведите учет вычитаемых расходов
Когда вы ведете свой собственный бизнес, у вас есть возможность вычесть многие связанные с вашим бизнесом расходы из налогов. Эти вычеты снижают вашу прибыль и уменьшают налоговые обязательства вашего бизнеса.
- Как правило, все, что вы покупаете для ведения бизнеса, подлежит, по крайней мере, частичному вычету. Расходы должны быть разумными. Если вы в чем-то не уверены, сохраните квитанции и обсудите это с квалифицированным налоговым специалистом.
- Такие расходы, как аренда и коммунальные услуги для коммерческих помещений, компьютеров и канцелярских принадлежностей, являются примерами деловых расходов, которые обычно вычитаются.
Шаг 4. Используйте амортизацию для более дорогостоящих активов и оборудования
Если вы покупаете что-то для использования в своем бизнесе и планируете использовать его в течение многих лет, вы, как правило, не можете вычесть всю стоимость сразу. Скорее, вы вычтете его часть за несколько лет.
- Сумма и период времени, в течение которого вы можете требовать амортизации, зависят от того, как классифицируются расходы и от продолжительности их полезного использования. Они определяются правительством.
- Если у вас есть значительное количество покупок, которые подлежат обесценению, неплохо было бы попросить налогового специалиста сделать ваши налоги, чтобы вы могли убедиться, что вы амортизируете их, используя правильный метод и получая максимально возможный вычет.
Шаг 5. Уточняйте налоговые и лицензионные обязательства в правительстве своего штата или местного самоуправления
Государственные и местные органы власти также могут облагать налогом предприятия или требовать от вас наличия сертификатов или лицензий, если вы хотите вести свой бизнес.
- Ваша местная ассоциация малого бизнеса или торговая палата обычно имеет информацию о лицензиях, необходимых для ведения малого бизнеса в вашем районе.
- Посетите веб-сайт налогового органа вашего штата или местного самоуправления, чтобы узнать, какие налоги вы должны платить как владелец бизнеса. Например, если у вас есть сотрудники, вы, как правило, обязаны платить страховку компенсации работнику.
Шаг 6. Установите правильный размер удержания для всех сотрудников
Если вы нанимаете постоянных сотрудников и платите им зарплату или почасовую оплату, вы должны удерживать федеральные налоги и социальное обеспечение из их зарплаты. Вам также может потребоваться удержание государственных налогов.
Многие малые предприятия заключают контракты со службой начисления заработной платы, чтобы они позаботились об удержании и выдаче им зарплатных чеков. Поговорите с владельцами бизнеса в вашем районе, чтобы узнать, как они обрабатывают заработную плату
Шаг 7. Оплата ежеквартальных расчетных налогов
Как владелец бизнеса, вы, как правило, должны платить налоги ежеквартально, а затем сверять налоговую декларацию в конце года. В вашем штате также могут быть ориентировочные требования к подаче налоговой декларации.
В зависимости от характера вашего бизнеса вам также, возможно, придется взимать государственный или местный налог с продаж со всех покупок
Шаг 8. Воспользуйтесь услугой по составлению налоговой отчетности, чтобы упростить процесс
Многие компании, предлагающие бухгалтерские услуги, также предоставляют услуги по составлению налоговой декларации. Соединение счетов вместе может сэкономить вам много хлопот, потому что они автоматически классифицируют ваши отчисления и оценивают квартальные налоговые платежи за вас.