Представьте себе: вы сидите за своим столом, сгорбившись над компьютером, и вдруг вы мельком видите часы - сейчас 12:25. Вы клянетесь, что было всего 8:30 утра, когда вы поставили свою кофейную кружку и открыли Gmail. Но вы не помните ни малейшего, чем занимались утром, а в вашем списке дел еще 53 задачи, которые не отмечены.
Это когда вы понимаете, что с вашей производительностью действительно что-то не так, и вы должны выяснить, почему это происходит
Давайте вместе рассмотрим следующие вещи и посмотрим, действительно ли вы делали что-то из этого:
Многие люди делают проверку электронной почты первым делом на работе только из-за иллюзии того, что сделали больше
Но вы должны знать, что электронная почта, скорее всего, не самая важная часть работы, и такое ложное чувство выполненного долга может быть опасным. В конечном итоге вы можете потратить больше времени на свой почтовый ящик, чем вы можете себе представить, что сделает остаток дня спешкой.
Проблема в том, что вы не можете контролировать порядок писем в своем почтовом ящике,[1] вы только пассивно отвечаете на них. Это заставляет вас откладывать действительно важные или срочные дела, утопая в электронных письмах.
И весьма вероятно, что проверка электронной почты - это просто способ отвлечься от реальной работы (помните те 53 других дела в вашем списке дел?).
Если вы не ставите цель и не ставите ожидаемое время на выполнение задачи, вы, скорее всего, потратите гораздо больше времени и энергии, чем вам нужно
Постановка целей позволяет вам лучше управлять своим временем и имеет решающее значение для повышения вашей продуктивности. Цель говорит вам, в каком направлении двигаться и куда в конечном итоге идти.[2] Она помогает вам сосредоточиться на своем пути вперед. Если у вас нет четкой цели, вы можете заблудиться и не добиться прогресса.
Кроме того, установление временных рамок мотивирует вас продолжать работу. Не позволяйте себе замедляться или переключаться между задачами, пока не закончите ту, которая находится под рукой. Таким образом, вы сможете контролировать свое время и быстро добираться до конца списка дел.
Когда сложно представить возможный результат работы, мы, скорее всего, потратим время на то, что мало влияет на производительность
Если у нас нет четкого представления о том, какими мы хотим видеть завершенные работы, нам легко захотеть сделать их еще более «идеальными», когда мы так увлечены работой. И проще, если мы можем внести ненужные изменения в процессе работы, что может стоить дополнительного времени и усилий.
И очень часто мы бессознательно отвлекаемся на второстепенные вещи, такие как телефонные сообщения или лента новостей Facebook
Это проклятие жизни в современном мире. Мы просто не можем жить без телефона, а это значит, что нам постоянно приходится реагировать на любые уведомления, которые он нам отправляет. Но это подлые воры продуктивности, от которых вам следует избавиться.
Вы можете подумать, что 8 секунд, чтобы ответить на личное сообщение в Твиттере, не повредят, но на самом деле требуется 15 минут, чтобы набрать обороты из-за прерывания.[3]
Все маленькие плохие вещи, которые мы делаем, могут привести к большому количеству потраченного впустую времени каждый день
То, что было упомянуто выше, может показаться слишком маленьким, чтобы нанести серьезный ущерб вашей производительности. Но если вы действительно хотите максимизировать свою продуктивность и каждый день делать как можно больше, вам следует избавиться от вредных привычек.
Маленькие вещи складываются - всего 5 минут, потерянных в день, к концу дня могут превратиться в часы. Попробуйте вычислить это с точки зрения количества личных сообщений, на которые вы можете ответить!
Вот несколько полезных советов для начала работы:
Укажите четкую цель каждой задачи, сделайте ее действенной и оцените время, необходимое для ее выполнения
Допустим, у вас есть предложение написать, заполнить кучу таблиц и т.д.
Запишите (или напечатайте) каждый пункт и оцените, сколько времени вам потребуется. Возможно, вы даже захотите разбить большую задачу на более мелкие подзадачи и назначить каждой из них ограничение по времени. Затем расположите их в порядке важности и приступайте к работе. Следите за тем, сколько времени вы тратите.
Перестаньте проверять почту каждое утро. Вместо этого сделайте что-нибудь творческое (сначала)
Вместо этого вам следует расставить приоритеты перед своими творческими задачами, потому что утро - лучшее время для размышлений.[4] Вы хотите сосредоточить свою энергию на задачах, которые требуют больше размышлений, таких как составление предложения о встрече сегодня днем, или сравнение ценовых предложений от потенциальных поставщиков и т. д. над реактивными задачами, такими как проверка электронной почты.
Рассмотрите возможность выхода из своей рабочей электронной почты в конце каждого дня, чтобы у вас не возникло соблазна получить к ней доступ, как только вы включите компьютер. Вы сможете отвлечься от почтового ящика и сначала заняться более важными делами.
Отключить уведомления обо всем, что не связано с работой
Подобно удалению электронных писем из вашей коллекции отвлекающих факторов, удалите все уведомления, которые вас отвлекают. И беззвучного режима недостаточно - вибрации тоже отвлекают. Вам нужно будет перевести свой телефон в режим «не беспокоить», если вы не можете устоять перед проверкой телефона, когда он вибрирует.
Даже если вы позволяете себе короткий перерыв в Instagram, установите для него временной лимит. Наличие напоминания поможет вам вернуться к работе и снова сосредоточиться.
Вот некоторые вещи, на которые стоит обратить внимание, если вы чувствуете, что страдаете от проблем с производительностью. Воспользуйтесь советами и с легкостью проведите рабочий день!