В этой статье вы узнаете о ключевой разнице между продуктивностью и эффективностью и о том, какая из них поможет вам достичь ваших целей.
Производительность и эффективность - это дискуссия между количеством и качеством. Продуктивным человеком называют человека, который добивается цели. Хотя их достижения могут оказаться недолговечными, если они не выстроят свою стратегию на долгосрочную перспективу. В большинстве случаев продуктивность и эффективность противоречат друг другу.
Когда вы сосредоточены на производительности, ваша эффективность страдает в первую очередь. Точно так же, когда вы подтверждаете, что ваши планы продуманы и хорошо продуманы, вы рискуете похоронить свою цель в месяцах бюрократии.
Как измерить продуктивность в жизни?
Измерение производительности, как правило, не вызывает затруднений, поэтому люди обычно обращают на это внимание. Люди обычно рассчитывают производительность, измеряя производительность человека в течение двух одинаковых периодов времени. Например, если вы прочитали две книги в январе и четыре книги в феврале, вы были более продуктивны в феврале.
Компании будут рассчитывать производительность, сравнивая сотрудников, отделы и местоположения. Например, калифорнийский офис фирмы заработал 60 000 долларов в марте, а офис во Флориде заработал 50 000 долларов в том же месяце, что сделало калифорнийский офис более продуктивным.
Слепое пятно производительности
Поскольку большинство людей измеряют производительность, рассчитывая результат, вы, вероятно, хотя бы раз в жизни чувствовали, что производительность отражает полную картину.
Если ваш руководитель просит вас предоставить отчет к концу дня, он считает, что это разумная просьба. Хотя на создание отчета уходит всего 30 минут, это не единственное, над чем вы сегодня работаете.
Если отчет был вашей единственной задачей, вы соглашаетесь, что должны завершить ее к концу дня. Однако ваш отдел добавил нового сотрудника, и вы согласились обучить его всем процессам.
В зависимости от сложности вашей роли и вовлеченности стажера, вам может потребоваться целый день, чтобы шаг за шагом выполнить свою работу. У вас также есть несколько дополнительных срочных дел, которые вы приняли на прошлой неделе, и у них тот же крайний срок.
Как вы начинаете видеть, когда вы фиксируете чьи-либо результаты только для того, чтобы определить, насколько они продуктивны, вам не хватает ключевой информации.
Вы открываете себя для возможности думать, что у кого-то была менее продуктивная неделя, когда они были более продуктивными, чем на прошлой неделе.
Эффективность, вторая половина монеты продуктивности
Если продуктивность сосредоточена на вашей продукции, то эффективность подчеркивает качество вашей работы, которая обычно направлена на экономию времени или ресурсов.
Думайте о своей продуктивности как о доходе, полученном от продажи, а о своей эффективности - как о деньгах, которые вы получаете домой после оплаты расходов.
Используя бизнес-пример из предыдущего примера, в то время как калифорнийский офис заработал 60 000 долларов США от продаж, они потратили 20 000 долларов США на соответствующие семинары и командировочные расходы. Офис во Флориде увеличил свои продажи, используя недорогую платформу онлайн-вебинаров, поэтому офис во Флориде был более эффективным и приносил большую прибыль.
Эффективность также влияет на качество по отношению ко времени.
Например, Отэм и Алек работают в колл-центре, где в их обязанности входило опрашивать 100 клиентов в день. Отэм набрала ее номер после того, как обзвонила 150 клиентов, а Алек набрал ее номер после того, как обзвонил 300 клиентов.
Хотя они оба достигли своей вехи производительности, Отэм была более эффективной, потому что ей нужно было позвонить только на 50 человек, в то время как Алеку пришлось позвонить еще на 200 человек.
Бывает ли слишком высокая эффективность?
Как и в случае с производительностью, сосредоточение внимания исключительно на эффективности может привести к непредвиденным последствиям. Вы не хотите делать свою работу наспех, но и не хотите задавать необоснованное ожидание, что сможете достичь совершенства.
Вызовы, ошибки и неудачи являются частью роста и достижения результатов.
Всякий раз, когда вы слишком много внимания уделяете качеству, вы обнаружите, что справляетесь с неуверенностью в себе, беспокойством и прокрастинацией. Если вы занимаете руководящую должность, ваша команда может быть слишком напугана, чтобы что-то производить, потому что они так боятся совершить ошибку.
Из-за страха все остаются на этапе анализа, поскольку они продолжают планировать каждый возможный результат. Хотя заманчиво превозносить успешных перфекционистов, таких как Стив Джобс и другие, есть исследования, которые подтверждают, что большинство успешных людей в любой области с меньшей вероятностью будут перфекционистами.
Перфекционизм удерживает большинство людей от принятия решений, потому что страх перед совершением ошибок сдерживает их.[1]
Нахождение баланса между производительностью и эффективностью
При попытке решить, что важнее: производительность или эффективность, важно понимать, что вам нужны и то, и другое. Достижение своих целей и соблюдение своих решений доставляет большое удовольствие, но вы захотите измерить стоимость.
Вам необходимо следить за количеством времени и ресурсов, которые вы вложили в достижение своей цели. Существует точка убывающей отдачи, когда вы работаете с такой высокой производительностью, ваша работа полна ошибок и требует дополнительного внимания.
Такая же убывающая отдача имеет место, если вы беспокоитесь о качестве до такой степени, что балансируете на перфекционизме, поскольку перфекционисты испытывают нездоровый страх неудачи, который мешает им достичь оптимального уровня.
3 стратегии для достижения максимальных результатов
1. Будьте преднамеренны со своим временем и ресурсами
Начните с попытки сохранить текущий уровень производства при снижении используемых ресурсов.
Эта стратегия требует от вас осознанного подхода к своим целям. Например, если вы руководили маркетинговым бюджетом многомиллиардной компании, вы можете достигать своих результатов, но только потому, что наводняете рынок рекламой.
Если бы вы хотели повысить свою эффективность, не влияя на производительность, что бы вы сделали?
Одна из простых стратегий - провести обзор всех ваших маркетинговых кампаний. После того, как вы завершите проверку, вы сможете ранжировать свои кампании на основе рентабельности инвестиций.
После этого вы сможете повысить свою производительность и эффективность, перераспределив деньги, которые вы потратили на 10 % самых низких рекламных объявлений, и переместив их на 10 % лучших объявлений.
2. Уменьшить количество отходов
Еще одна стратегия, которая даст немедленный эффект, заключается в том, чтобы вы сосредоточились на сокращении отходов. Опять же, мы собираемся внедрить методы, которые положительно повлияют на вашу эффективность и производительность.
Начните сокращать отходы, находя менее дорогие альтернативы, которые будут выполнять те же задачи, которые вы сейчас производите.
Как и в случае с нашим бизнес-примером, когда офис в Калифорнии потратил значительно больше денег, чем офис во Флориде. Есть ли более экономичные, но надежные варианты, которые вы еще не изучили?
Хорошая идея ежегодно пересматривать свои расходы, чтобы увидеть, есть ли что-то, что можно улучшить. Если вы не уверены, посмотрите, соответствуют ли ваши цены рыночным ценам.
Вы даже можете использовать эту технику со своими личными финансами.
Вы когда-нибудь задумывались, почему каждая реклама автострахования обещает помочь вам сэкономить 40%+ на автостраховании? Это потому, что большинство людей не обновляют свое авто покрытие на регулярной основе. Поскольку автомобили являются обесценивающимся активом, ваша машина с каждым годом обесценивается.
Если вы купили автомобиль за 20 000 долларов, то через год он может стоить всего 15 000 долларов. Однако, если вы все еще платите страховку на основе стоимости в 20 000 долларов, вы, естественно, будете платить больше, если вы получили страховку на основе стоимости в 15 000 долларов.
Поэтому, когда вы позвоните в новую страховую компанию, они предложат вам страховку на основе текущей стоимости автомобиля в 15 000 долларов.
Автостраховые компании так уверены, что могут сэкономить вам деньги, потому что они знают, что вы платите за страховку автомобиля стоимостью 20 000 долларов, тогда как ваш автомобиль может стоить половину или треть этой суммы.
3. Расставьте приоритеты для своих целей
Третий подход, который поможет вам сбалансировать производительность и эффективность, заключается в определении приоритетов ваших целей. Если вы хотите не попасть в ловушку перфекционизма, вам придется признать, что вы не можете иметь все именно так, как хотите.
Вам нужно будет решить, что для вас важнее всего, и быть готовым пожертвовать другими менее важными целями, чтобы гарантировать, что вы достигнете своего главного приоритета.
Например, отрасль вождения грузовиков чрезвычайно конкурентоспособна, и в результате водители грузовиков должны сосредоточиться на снижении затрат и повышении эффективности работы. Чтобы управлять своими расходами, водители грузовиков никогда не садятся за руль пустого грузовика. Если у них есть доставка в Майами, они хотят убедиться, что у них есть пикап в Майами, чтобы оплатить обратную дорогу.
Каждый раз, когда водитель грузовика не может найти груз для обратного пути, он теряет время и ресурсы. Представьте, если бы ваш следующий пикап был в Атланте. Без груза вся эта поездка была бы непокрытыми расходами, которые могут быстро возрасти.
Чтобы гарантировать, что они контролируют свои расходы, водители грузовиков будут уделять первоочередное внимание обеспечению того, чтобы они не ехали пустым по сравнению со всеми другими целями и задачами.
Иногда водитель не может найти погрузку в месте высадки с той же скоростью, с которой он вывозил груз. Однако, поскольку они поставили во главу угла «не ездить пустыми», у них нет проблемы с предложением сниженных цен, когда они оказываются в такой ситуации.
Если бы они не расставили приоритеты в своих целях, они бы ждали в Майами обратного рейса, который покроет их поездку в Атланту. Перфекционизм говорит вам, что вы должны достичь всех своих целей или ни одной из них.
Когда ты не можешь иметь все это
Когда вы сталкиваетесь с трудными решениями, найдите минутку и определите, что для вас важнее всего. Если вы можете достичь только одной или двух целей, какая из них даст наибольший эффект?
Затем найдите время, чтобы понять и учесть необходимый сдвиг, который вам нужно будет сделать для повышения уровня вашей производительности или эффективности. В случае с водителем грузовика они пожертвовали своей производительностью, взяв более низкую ставку за обратный рейс. Тем не менее, они повысили свою эффективность, потому что покрыли свои расходы и получили небольшую прибыль за счет снижения ставки.
В конечном счете это означает, что водитель грузовика увеличил свою производительность, потому что выбор был не между их нормальной или сниженной скоростью, а между порожним пробегом и сниженной скоростью.
Вывод
Сознательно распоряжаясь своим временем и ресурсами, сокращая потери и расставляя приоритеты для своих целей, вы можете повысить общую эффективность и производительность.
Независимо от того, какую цель вы поставили перед собой в своей жизни, всегда будет полезно работать более эффективно и сбалансировать это с повышенной производительностью.