«Электронная почта» и «производительность» редко сочетаются в одном предложении. Электронная почта была объявлена одним из наших крупнейших источников траты времени. В отчете McKinsey говорится, что люди тратят около 2,6 часов каждый день, отвечая на электронные письма. Это 13 часов в неделю, 52 часа в месяц и более 60 дней в году! Представьте, чего вы могли бы достичь за 60 дней!
Электронные письма также негативно влияют на наши когнитивные ресурсы. Когда мы думаем о том, чтобы ответить на них во время выполнения других важных задач, после прерывания требуется до 23 минут и 15 секунд, чтобы вернуться к полному вниманию к текущей задаче. Представьте, насколько сильно разрушаются наши познавательные способности и продуктивность, когда мы отвлекаемся снова и снова.
Постоянная переписка по электронной почте истощает нас морально. И в конце дня мы понимаем, что не достигли ничего достойного упоминания. С помощью телефонного звонка вы можете разобраться в вопросах и быстро их решить, не так ли? Теоретически вы правы. Но мы живем в практическом мире, где в игру вступает множество переменных.
Ниже приведены три фактора, из-за которых телефонные звонки отрицательно влияют на нашу продуктивность, и почему электронная почта является лучшей альтернативой:
1. Пустая трата времени
Большинство «пятиминутных разговоров» могут быстро превратиться в 35-минутные звонки, потому что люди болтают о несущественных аспектах. Этот сбой, происходящий несколько раз в день, серьезно ограничивает время и силы, которые у вас есть для выполнения важных задач.
Электронные письма, с другой стороны, заставляют авторов упорядочивать свои мысли и придерживаться сути. Электронная почта может сэкономить вам много времени и энергии, поскольку вы избегаете длительных телефонных звонков. Постоянное стремление к тому, чтобы ваши электронные письма были краткими и четкими, также делает вас более ясным мыслителем, что вознаграждает вас в других аспектах вашей жизни.
“Лучше потратить деньги, чем время. Вы всегда можете получить больше денег». - Хэл Спаркс
2. Неточные ответы
Неожиданный телефонный звонок может застать меня врасплох. Я могу отреагировать эмоционально или дать ответ, который не будет отражать то, чем я хочу поделиться. В мире, где доминируют тревожные кнопки и пожаротушение, это вызывает стресс не только у меня, но и у звонящего.
Электронные письма дают мне возможность подготовить связный ответ и поделиться им, когда я буду удовлетворен. Если я чувствую прилив эмоций, я могу поспать над этой мыслью и на следующий день поделиться лучшим (более рациональным) ответом. Многие многостраничные ответы на письма, которые меня расстроили, на следующий день превратились в простое «спасибо за ваше письмо».
3. Постоянное движение туда-сюда
Телефонные звонки часто неэффективны для решения бизнес-задач. Учет нескольких людей, их взглядов и временных рамок. Один телефонный звонок может быстро превратиться в три.
Электронная почта быстрее и эффективнее, чем даже конференц-связь. Они позволяют общаться с несколькими людьми одновременно. Вы можете делиться информацией, назначать задачи и обновлять статусы, сохраняя при этом максимальную конкретность.
Вы, должно быть, задаетесь вопросом: «А как насчет пересылок по электронной почте?» Зачем мы тратим на них драгоценное время?» Да, электронная почта заслужила плохую репутацию. Но это не из-за среды; это потому, что мы справляемся с этим неэффективно.
Лучший подход к электронной почте
Для большинства людей постоянное обновление почтового ящика является частью ежедневного списка дел. Это заставляет их быть занятыми и дает им заряд дофамина - химического вещества, обеспечивающего хорошее самочувствие.
Как ни странно, стремление оставаться занятым заставляет людей идти на компромисс и предпринимать действия, которые могут продвинуть их вперед. Разумное использование электронной почты вознаграждает вас большим количеством энергии и пространства для ума, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах.
Вот три шага, которые принесли мне пользу, не поддаваясь побочным эффектам электронной почты:
1. Меньше их проверяйте
Я проверяю электронную почту всего 3 раза в день - в 9:30, 12:00 и 16:30. Если у вас нет возможности сделать то же самое, вы можете начать с проверки электронной почты в течение десяти минут в конце каждого часа. Большинство отправителей ожидают ответа в течение чуть более часа. Так что они не будут возражать против небольшой задержки ответа. Это дает вам 45 минут покоя каждый час для работы над основными задачами.
2. Быстрое реагирование
Люди задерживают ответ на электронные письма по крайней мере в 37% случаев, что превращает поиск электронных писем и ответ на них в дополнительные задачи, которые отнимают время и приводят к потере внимания. Ответ на большинство писем занимает менее двух минут. Если у вас есть возможность ответить на электронное письмо, сделайте это, а не откладывайте его. Это не только успокоит вас, но и уменьшит количество последующих писем с фразой «вы это видели» в вашем почтовом ящике.
“Я люблю электронную почту. Везде, где это возможно, я стараюсь общаться асинхронно. Я очень хорошо владею электронной почтой». -Илон Маск
3. Техника «если-то»
Техника «Если-То» помогает одновременно реализовать несколько сценариев. Например, электронное письмо со словами: «Можем ли мы встретиться в 15:00?» становится: «Можем ли мы встретиться в 15:00? Если нет, пожалуйста, посоветуйте еще три варианта, которые вам подойдут.»
Этот метод также эффективен, когда вы хотите предложить идеи или дать инструкции по альтернативным шагам. Например: «Вот план А. Если он не сработает, свяжитесь с [имя] и попросите [конкретную информацию]. Если вы не получите то, что вам нужно, сообщите мне.»
Я признаю. В настоящий момент это звучит как дополнительная работа, но это радикально сокращает количество следящих писем, запутанной корреспонденции и случаев пожаротушения, возникающих из-за недопонимания.
Формула «если-то» - это самый эффективный метод, который я узнал из книги «4-часовая рабочая неделя». Все это не означает, что вы отказываетесь от телефонных звонков. На самом деле, лучше использовать телефон для деликатных тем или если разговор по электронной почте затягивается. Но будьте внимательны и не позволяйте телефонным звонкам тратить ваше время.
Если вы хотите вести осмысленную жизнь, уделите больше внимания своему времени. Делайте то, что дает вам время для совершения значимых действий и избегайте того, что отвлекает вас от них. В экономике знаний это ключ к успеху.