Хотя мне нравится Getting Things Done (GTD) как одна из лучших систем тайм-менеджмента, многие пользователи с трудом выполняют ее рекомендации.
Причина? GTD был разработан в 1990-х годах, когда объемы электронной почты были небольшими, доступ к электронной почте с мобильных устройств был ограничен, не существовало такой вещи, как твиты, и 2 человека не были вынуждены выполнять работу 8. Он был изобретен для более простого времени, и научил пользователей создавать списки задач, помеченные «контекстами», которые в основном определялись комбинацией их физического местоположения и близости к необходимым инструментам.
Вещи, безусловно, изменились, и сегодня некоторые из тех, кто вдохновлен правилами GTD, используют новый подход, чтобы не отставать от жизни в 2011 году.
Во-первых, по словам Свена Фехнера, они отказываются от старого представления о том, что работа определяется местом. Такие теги, как @Blackberry или @iPad, очевидно, не имеют большого значения из-за мобильности этих устройств, @Computer кажется причудливым напоминанием о днях, когда электронную почту можно было получать только на вашем рабочем столе, а с появлением облачных вычислений и мобильных технологий, @Home стал функциональным эквивалентом @Work.
Сегодня у пользователей GTD другие проблемы: они изо всех сил пытаются (как и все остальные) успевать за растущим количеством вещей, которые они хотят сделать в ограниченное время. К счастью, есть решение, заложенное в принципах GTD, но его можно понять, только взглянув на то, как строгие GTD'еры справляются со своими задачами.
В начале любого действия пользователь контекстной маркировки GTD следует этому процессу:
1. Определите мой текущий контекст, например. @Компьютер
2. Просканируйте список элементов, помеченных этим конкретным контекстом
3. Решите, с какой задачей действовать в первую очередь
4. По окончании задания вернитесь к шагу 1
Часто пользователи GTD также должны проводить «Еженедельный обзор» всех своих задач, чтобы убедиться, что они помечены надлежащим образом.
Это последовательность, которую легко понять и реализовать, и ключом к тому, чтобы заставить ее работать, является пометка каждой отдельной задачи правильным контекстом. Этот подход хорошо сработал для многих, но растет число тех, кто жалуется на свою неспособность и нежелание проводить эффективный Еженедельный обзор.
Происшедшее объяснить просто. По мере увеличения количества задач, сообщений, каналов связи и мобильных устройств процесс сканирования каждого элемента в каждом списке стал непосильным. Они жалуются, что это занимает слишком много времени: утомительная работа, которая не стоит затраченных усилий.
Умственное и явное расписание
Что-то еще добавило ощущения бремени.
Все эффективные работники умственного труда в той или иной форме активно планируют свое время в определенные критические моменты недели: каждое утро перед началом работы, в воскресенье вечером перед началом недели, непосредственно перед тем, как согласиться принять новое задание, и когда происходит какая-то поломка. В эти моменты. они быстро просматривают свои ментальные календари и начинают перемещать элементы в своей голове, чтобы убедиться, что они могут выполнить самые важные задачи раньше срока.
Это жонглирование особенно важно для сложных действий, таких как уплата налогов до крайнего срока 15 апреля. Большинство людей думают не только о самом важном дне, но также сосредотачиваются на том, чтобы выкроить время для завершения подготовительной работы за несколько недель и даже месяцев до установленного срока, чтобы предотвратить панику в последнюю минуту.
Как вы понимаете, самые организованные профессионалы не выполняют эти задачи самостоятельно. Они используют инструменты планирования, такие как бумажные календари, планшеты, ноутбуки, смартфоны и веб-сервисы, чтобы помочь им манипулировать сроками выполнения, продолжительностью и результатами в четком графике, неосознанно перенимая некоторые из устоявшихся передовых методов управления проектами.
Любопытно, однако, что GTD, как известно, отговаривает своих пользователей от переноса этих умственных расписаний из головы. Его самые строгие пользователи используют эти инструменты планирования только для отслеживания встреч, которые нельзя перенести, например, не подлежащий обсуждению срок 15 апреля. Любые и все мероприятия, которые могут иметь место в гибкие даты до этого, не относятся к календарю. Например, они не стали бы выделять время в своем расписании на поиск счетов, покупку программного обеспечения, сверку с прошлыми записями и сверку с налоговыми таблицами.
Я не уверен, что это то, что имел в виду автор GTD, но эффект на пользователей GTD в целом таков, что они ходят с почти пустыми календарями, но очень сложными умственными расписаниями. Опять же, это не было проблемой, когда GTD был разработан в 1990-х годах. Однако на современном рабочем месте попытка держать в уме сложные и постоянно меняющиеся календари приводит к ощущению перегруженности и бремени, поскольку пользователи вынуждены создавать, запоминать и вызывать в уме расписания, которые растягиваются на несколько месяцев.
Около 5 лет назад я тоже думал, что проблема в моем электронном календаре, и пытался следовать подходу GTD к планированию задач. Когда все больше моих обязательств начало рушиться, я не понимал, почему, но теперь я понимаю - слишком сложно вести умственный календарь в сегодняшнем мире постоянно растущих задач.
Ответ, к счастью, заключается не в том, чтобы отказаться от GTD, а в том, чтобы настроить его.
Твик
Цель пометки задач с контекстом - предоставить фильтр, который дает пользователю небольшой управляемый набор задач на выбор. Теперь, когда у нас больше требований к нашему времени, нам нужны фильтры, отличные от описанных в книге.
Сегодня ключевым ресурсным ограничением является время, и уже есть некоторые пользователи, которые используют временные теги, чтобы помочь им в этой фильтрации. Например, представьте, что вы посреди напряженной встречи в 9:30 утра и получаете сообщение от няни: «Забери молоко по дороге домой с работы».
То, что раньше называлось «@GroceryStore - забрать молоко», теперь становится «@понечерний вечер - забрать молоко» или даже «@18:00 - забрать молоко».
В этом примере самой большой проблемой для работающих профессионалов является то, что они не помнят, что делать в продуктовом магазине. Вместо этого он заключается в том, чтобы не забыть зайти в магазин в 18:00 после тяжелого дня встреч. Те, кто, скорее всего, «вспомнит», на самом деле не используют память. Они используют такие инструменты, как календари смартфонов, чтобы убедиться, что у них нет конфликтов, прежде чем поместить элемент в временной интервал 18:00 вместе с уведомлением, таким как зуммер, звуковой сигнал или вибрация..
Хотя это решение кажется достаточно простым, на самом деле электронные календари не были созданы для этой цели и должны быть настроены для удовлетворения потребностей каждого пользователя. Если вы решите сделать это обновление, рекомендуется продолжать экспериментировать, чтобы увидеть, улучшится ли жизнь, задав следующие вопросы:
Вопрос 1. Лучше ли мне управлять своими действиями в инструменте, чем в памяти?
Вопрос 2. Использую ли я инструмент таким образом, чтобы увеличить шансы получить молоко?
Вопрос 3. Могу ли я сократить Еженедельный обзор, сканируя задачи, запланированные на ближайшее время?
Это не должны быть абстрактные вопросы - на них следует отвечать, пока вы экспериментируете с обновлением, чтобы увидеть, нужны ли дальнейшие изменения или даже откат.
Дело в том, что больше нет универсального, постоянного решения для управления нашими обязательствами, и нам нужно продолжать возиться, чтобы найти новые способы стать лучше. Модернизация наших систем и то, как мы используем рекомендации GTD, может быть интересным, поскольку мы открываем новые способы быть продуктивными, но мы должны быть готовы меняться со временем.