Независимо от того, насколько вы организованы, насколько целостна ваша система, насколько тщательно вы обрабатываете свой почтовый ящик, составляете список задач и работаете с календарем,если вы не останавливаетесь каждый раз и снова, чтобы посмотреть на «общую картину», вы будете ошеломлены В конечном итоге вы просто будете реагировать на то, что вам бросают, вместо того, чтобы активно создавать условия своей жизни.
Почти каждый эксперт по продуктивности рекомендует какой-либо обзор, будь то формальный процесс, который вы выполняете (как рекомендует Дэвид Аллен), или просто несколько минут «личного времени», чтобы подумать о том, где вы находитесь. Хотя в неделе как единице времени нет ничего волшебного,делать такой обзор еженедельно, кажется, работает лучше всего - это блок времени, который очень глубоко укоренился в нас как единица планирования.
Хотя вариаций на тему «обзор» очень много. основная идея одна и та же, независимо от того, на какую систему вы смотрите. Еженедельный обзор сводится к трем вопросам:
- Что мне делать на следующей неделе?
- Что я делаю не так, что нужно исправить?
- Что нового я должен сделать, чтобы направить свою жизнь в нужное мне русло?
Подготовка к обзору
Хотя некоторым людям удается делать обзоры, когда у них есть время, для большинства людей выделение времени для обзора каждую неделю будет гораздо более плодотворным. Это должно стать привычкой, регулярной встречей с самим собой.
- Запланируйте еженедельный обзор в своем календаре. Выделите себе хотя бы час, а лучше два.
- Завершите всю свою работу до начала проверки.
- Устраивайтесь поудобнее. Возможно, вы захотите пойти куда-нибудь, что не ассоциируется у вас с работой.
- Выделите 5-10 минут тишины. Медитируйте, рисуйте или просто смотрите в голову - все, что нужно, чтобы создать «буфер» между вами и вашими повседневными делами.
- Есть что написать.
- Убедитесь, что вас никто не побеспокоит. Настало ваше время!
Еженедельный обзор GTD
Я уже написал довольно подробный обзор еженедельного обзора, как его определил Дэвид Аллен, поэтому я начну с повторения того, что я там сказал. По словам Аллена, еженедельный обзор должен состоять из следующих шагов:
- Соберите все свои бумаги и положите их в папку «Входящие» для обработки.
- Обрабатывайте свои заметки, чтобы собирать любые действия, встречи, новые проекты и т. д.
- Просмотрите данные предыдущего календаря, чтобы напомнить вам о каких-либо идеях, задачах и т. д., которые вы могли не зафиксировать в то время.
- Просмотрите свой предстоящий календарь, чтобы увидеть, есть ли какие-либо новые действия, которые вам нужно добавить в свои списки.
- Опустоши голову. Записывайте все, что в данный момент у вас на уме или привлекает ваше внимание.
- Просмотрите свои списки проектов, чтобы определить статус каждого проекта и какие действия необходимо предпринять для продвижения каждого из них.
- Просмотрите свои списки следующих действий. Обновите их, отметив все действия, которые вы уже выполнили. Используйте завершенные действия в качестве триггеров, чтобы напомнить вам о любых дальнейших шагах, которые вам нужно предпринять, а не о том, что действие выполнено.
- Просмотр списков ожидания. Добавьте соответствующие последующие действия в свои списки действий. Отметьте все, что вы уже получили.
- Просмотрите соответствующие контрольные списки.
- Просмотрите свой список когда-нибудь/может быть и решите, есть ли что-то, что вы готовы перенести в свой список активных проектов.
- Просмотрите файлы поддержки вашего проекта, чтобы убедиться, что вы не пропустили никаких новых действий, которые необходимо предпринять.
- Будьте изобретательны и смелы. Это самая трудная и наиболее плохо описанная часть процесса в книгах Аллена, что очень плохо, поскольку именно здесь происходит волшебство. Очистив свой разум от всего, что вам нужно сделать в данный момент, найдите время, чтобы придумать новые идеи - рискованные, творческие и т. д. По сути, это сеанс мозгового штурма в свободной форме на тему «Что я мог бы сделать?»
Эти шаги состоят из трех этапов:
- Проясните: Сведите все концы с концами за неделю до этого, чтобы вы могли смотреть в будущее.
- Узнать: Спланируйте шаги, которые необходимо предпринять на следующей неделе, чтобы продвинуть проекты, над которыми вы сейчас работаете.
- Проявите творческий подход: Подумайте и начните планировать то, что вы могли бы сделать, чтобы изменить свою жизнь в новом направлении или подняться выше текущего уровня.
Еще один обзор еженедельного обзора
Я предпочитаю думать о своем еженедельном обзоре как о наборе вопросов, на которые нужно ответить, а не о наборе шагов, которые нужно выполнить. Хотя я все еще пытаюсь делать еженедельный обзор (хотя каждые две недели кажется мне более практичным), я также делаю несколько «мини-обзоров», если позволяет время, между полными обзорами.
Мини-обзор состоит всего из нескольких вопросов:
- Что мне нужно сделать в ближайшие дни?
- Какие сроки у меня впереди?
- Есть ли новые проекты, над которыми у меня есть время начать работать?
Я делаю это со своим Moleskine передо мной, перечисляя задачи по мере того, как я обдумываю каждый из этих вопросов. (Позже я перенесу их в свою систему управления задачами - мини-обзор для меня скорее «захват», чем «обработка».)
Смысл мини-обзора в том, чтобы убедиться, что я остаюсь на правильном пути и не позволяю чему-то важному провалиться сквозь трещины. Когда я сажусь делать полный обзор, меня больше волнует, как складывается моя жизнь в целом. Полный обзор состоит из следующих вопросов:
- Что мне нужно сделать в ближайшие дни?
- Какие сроки у меня впереди?
- Есть ли новые проекты, над которыми у меня есть время начать работать?
- Что пошло не так за последнюю неделю? Какие уроки я могу извлечь из этого?
- Что пошло не так на прошлой неделе? Как я могу убедиться, что это произойдет?
- Насколько хорошо я справляюсь со всеми своими обязанностями и обязательствами?
- К чему мне нужно быть готовым?
- Какая помощь мне нужна?
- Все, что я делаю, способствует моему продвижению к моим целям? Что я могу сделать с тем, чего нет?
- Я доволен своим положением? Что бы я хотел изменить?
- Какие у меня цели на следующую неделю? Месяц? 90 дней?
Мне нравится формат вопросов/ответов больше, чем пошаговый Аллен, потому что а) я все равно делаю большую часть практических вещей ежедневно, и б) мне нравится, что основное внимание в (большинстве) этих вопросы - это я, а не мои вещи.
В конце концов, в этом и смысл обзора - не следить за тем, что вы должны делать, а проверять себя. И это важно -мы склонны сопротивляться тому, чтобы слишком пристально смотреть на себя, потому что это кажется эгоистичным или самовлюбленным, или потому что мы боимся того, что обнаружим, если будем смотреть слишком внимательно
Если это звучит для вас слишком «мягко», то, вероятно, вам это нужно больше, чем большинству. Потому что, как я продолжаю повторять, смысл всей этой продуктивности не в том, чтобы сделать больше. Чтобы жить лучше.