Улучшите свои деловые письма, следуя приведенным ниже семи советам. Следуя этим советам, вы сможете более четко донести свое сообщение и помочь своим коллегам и клиентам, не теряя их времени.
Пиши как газетный журналист
Напишите важные вещи в начале. Начните с вашего заключения. Это может показаться странным, но со временем бедные коллеги и клиенты могут иметь огромное значение. Помните, что не все будут читать каждое электронное письмо, сообщение в блоге или статью, которую вы пишете. Таким образом, чем раньше вы перейдете к сути, тем больше у вас шансов донести свое сообщение и убедить читателя, что продолжение того стоит.
Прочитайте газету, и вы увидите, что факты находятся вверху статей, а контекст и другие мнения - внизу. Этот формат работает, поскольку он побуждает потенциальных читателей продолжать или оставляет ваше ключевое сообщение для тех, у кого нет времени читать ваш шедевр, кому это неинтересно, или они просто немного простоваты.
Бизнес-письма для коллег и клиентов лучше, если вы можете заинтересовать читателей. Они с меньшей вероятностью прочитают кучу слов только для того, чтобы понять суть в конце. Вместо этого они сдадутся на полпути или, что еще хуже, увидят, что вы много написали, и вообще не будут беспокоиться. Что приводит меня к
Держите это кратким, редактируя безжалостно
Раз написали что-то, перечитайте и уберите вафлю. Пишите по делу и компактно. Зачем говорить что-то из 1000 слов, если достаточно 50?
Если вы будете писать коротко и по существу, ваши слова будут прочитаны с большей вероятностью. Слишком долго, и это определенно оттолкнет некоторых людей.
Пиши так, как говоришь
Прочитайте то, что вы написали вслух (или про себя, если можете), так как это поможет вам выбрать правильный темп и убедиться, что то, что вы написали, имеет смысл. Думайте о своем тоне, когда говорите, и постарайтесь отразить его так, как вы пишете, используя знаки препинания и избегая сложных предложений.
Избегайте использования слов, которые вы не стали бы использовать в разговоре, заменяя:
- поэтому с таким
- таким образом
- однако с но
- для того, чтобы
Это сделает чтение вашего делового письма более приятным и как будто оно написано человеком, а не юридическим документом.
Уберите юридические формулировки
Оставьте юридический язык юристам и сделайте свое деловое письмо максимально понятным. Когда вы пишете для бизнеса, вы пытаетесь донести выигрышную идею или блестящую новость.
Включите содержание и подзаголовки в более длинные документы
В документах объемом более одной страницы дайте своим читателям возможность сосредоточиться на важных вещах, предоставив им карту. Это повышает вероятность того, что читатель найдет то, что ему нужно, и оставит его довольным - это также относится к длинным электронным письмам. Если коллегу, менеджера или клиента интересует только один раздел, то укажите ему на него. Не ждите, что они что-то найдут, потому что они, скорее всего, сдадутся!
Используйте маркеры
Введите маркированные списки в своем деловом письме и делайте списки короткими. Вы должны сохранить эти списки на уровне менее пяти пунктов, если сможете. Более того, вы рискуете, что это будет выглядеть так, как будто это будет продолжаться вечно. Если список включает в себя много элементов, рассмотрите возможность разделения на два или более списков с важными элементами в первом.
Практикуйтесь и получайте советы
Не ждите, что с первого раза у вас все получится. Что-то, что стоит делать, стоит упорства. Попробуйте некоторые из приведенных выше предложений, а затем попросите коллегу, которому вы доверяете, просмотреть и оценить ваше письмо. Стоит хорошенько подумать о том, кто может помочь с этим - убедитесь, что вы считаете их навыки письма первоклассными и что они будут конструктивными.