Одна из самых сложных ситуаций для владельца бизнеса или предпринимателя - это иметь дело с просроченными клиентами. Вежливый, но твердый запрос на оплату - это деликатный вопрос, но баланс может быть достигнут. Вам следует отправить напоминание с указанием суммы, подлежащей оплате, и того, как покупатель может заплатить. Если клиент не заплатит к установленному сроку, вам следует отправить дополнительные письма. В общем, есть три буквы: первое уведомление, твердое напоминание и последнее требование.
Шаги
Часть 1 из 3: Отправка первого уведомления
Шаг 1. Отформатируйте письмо
Ваше письмо должно быть оформлено как стандартное деловое письмо. Установите шрифт на что-нибудь читабельное - обычно Times New Roman 12 пунктов работает для большинства читателей.
- Не забудьте указать дату отправки письма.
- Если вы не используете фирменный бланк, то вам нужно указать свой юридический адрес вверху.
Шаг 2. Запросить оплату
Вы должны отправить первоначальное напоминание по почте в первый день, когда должна быть произведена оплата. Вы хотите использовать дружелюбный тон. В конце концов, покупатель мог просто забыть о сроке оплаты или даже получить чек по почте. Обязательно сообщите клиенту крайний срок для оплаты.
- Вы можете написать: «Это письмо напоминает вам, что платеж на ваш счет № 45667 должен был быть произведен 12 апреля 2016 года. На сегодняшний день мы не получили платеж от вас. Пожалуйста, отправьте платеж в течение семи дней ».
- Возможно, вы захотите предложить план оплаты. Если да, то укажите это в письме. Например, вы можете принять половину причитающейся суммы в этом месяце, а другую половину - через месяц.
Шаг 3. Определите приемлемые способы оплаты
Вы не хотите, чтобы покупатель отправлял вам платеж неприемлемым способом. Чтобы защитить себя, четко укажите, какие способы оплаты вы принимаете: личный чек, денежный перевод, наличные или кредитная карта (например, Visa, MasterCard, Discover, American Express и т. Д.)
- Если возможна оплата кредитной картой, укажите в нижней части письма строки с номером карты, сроком действия, именем держателя карты, подписью и суммой, подлежащей снятию.
- Например, вы можете написать: «Вы можете оплатить чеком или денежным переводом на [укажите свое имя]. Из уважения к нашим клиентам мы также принимаем платежи с помощью карт Visa, Master Card или American Express. Если вы решите оплатить остаток кредитной картой, заполните форму внизу, подпишите и верните это письмо в наш офис. Кроме того, вы можете позвонить, чтобы настроить оплату кредитной картой ».
Шаг 4. Завершите письмо
Вы должны сообщить покупателю, какие вложения вы добавили. Также не забудьте сказать им, чтобы они не обращали внимания на письмо, если оплата уже была отправлена. Если на вашем фирменном бланке нет номера телефона или адреса электронной почты, вам также следует указать эту информацию.
- Например, вы можете написать: «Я приложил копию отправленного счета. Также прилагается конверт с адресом и маркой, который вы можете использовать. Если вы уже отправили платеж, не обращайте внимания на это письмо ».
- Не забудьте подписать свое письмо. Также укажите свою должность, например, координатор учетной записи пациента.
Шаг 5. Отправьте уведомление заказчику
Вы можете отправить письмо по электронной почте или по почте. Если вы отправляете по почте, лучше всего отправить заказное письмо с уведомлением о вручении. Это покажет, что клиент получил ваше напоминание.
- Не забудьте приложить какие-либо приложения, например копию счета или конверт.
- Если вы отправите это уведомление по электронной почте, отправьте вложения в виде PDF-файлов.
Часть 2 из 3: Отправка твердого напоминания
Шаг 1. Напомните клиенту, что они просрочены
Подготовьте второе письмо, используя тот же формат, что и первое. Не забудьте упомянуть, что вы уже отправили первое уведомление, но ничего не слышали. Если вы добавили штрафы за просрочку платежа, сборы или проценты, обязательно укажите это. Примите серьезный тон. Ваше первое напоминание было дружеским, но теперь вам нужно начать серьезно.
Например, вы можете написать: «На сегодняшний день мы еще не получили от вас платеж, хотя мы отправили вам уведомление 13 апреля. В результате ваш счет просрочен. Мы еще не применили никаких штрафов за просрочку платежа или процентов »
Шаг 2. Укажите другой крайний срок
Дайте клиенту еще семь дней или около того, чтобы отправить платеж. Также напомните им о последствиях, если они не заплатят. Например, вы можете добавить штрафы за просрочку платежа или другие сборы.
- Примерная формулировка может гласить: «Если мы не получим платеж в полном объеме в течение следующих семи дней, мы можем добавить к вашей учетной записи штраф за просрочку платежа в размере 50 долларов США».
- Вы можете напомнить клиенту о приемлемых способах оплаты, используя тот же язык, который вы использовали в своем первом уведомлении.
Шаг 3. Завершите письмо
Вы можете рассказать покупателю, что произойдет, если он не заплатит. Например, у вас может быть политика, согласно которой вы больше не ведете дела с кем-либо, если он задерживает свои платежи.
- Например, вы можете написать: «Обратите внимание, что у нас есть политика отказа в обслуживании любому лицу, у которого есть учетная запись с просрочкой более чем на 14 дней. Мы надеемся, что вам не придется прекращать бизнес, и с нетерпением ждем вашего платежа. Если вы уже отправили платеж, не обращайте внимания на это письмо ».
- Вы не должны отправлять это уведомление по электронной почте. Вместо этого отправьте его заказным письмом с уведомлением о вручении. Всегда храните копию для себя.
Часть 3 из 3: Отправка последнего письма с требованием
Шаг 1. Определите письмо как ваше последнее требование
Настройте письмо как стандартное деловое письмо. Однако также включите заголовок, например слова «Окончательное требование». Выделите слова жирным шрифтом и подчеркните их. Вы хотите, чтобы получатель знал, что это его последний шанс заплатить, прежде чем предпринимать дополнительные действия.
Шаг 2. Объясните штрафы за просрочку платежа
Вы должны сообщить клиенту, что он сейчас нарушает ваше соглашение и что вы добавили проценты или штраф за опоздание. Затем сообщите им новую общую сумму, которую они должны заплатить.
Примерная формулировка может гласить: «Несмотря на предыдущие напоминания, ваша учетная запись остается просроченной. Поскольку в настоящее время вы нарушаете наши условия оплаты, мы добавляем штраф в размере 50 долларов за просрочку платежа в соответствии с нашим «Условиями соглашения о поздней выплате долга». Общая сумма непогашенной задолженности теперь составляет 225 долларов США »
Шаг 3. Назовите крайний срок
Вы должны сообщить покупателю, сколько времени у него есть для окончательного платежа. Не стоит уделять им слишком много времени. Например, вы можете установить крайний срок в 72 часа. Объясните, что произойдет, если заказчик не уложится в срок. Например, вы можете передать счет в коллекцию или подать иск на клиента в суд.
- Примерная формулировка может гласить: «Сейчас крайне важно, чтобы вы полностью оплатили непогашенный счет в течение следующих семидесяти двух часов. Если вы этого не сделаете, то у нас не будет иного выбора, кроме как передать этот счет нашему агентству по взысканию долгов, которое добавит дополнительные расходы на счет ».
- Вы можете выделить «семьдесят два часа» жирным шрифтом, чтобы выделить эти слова.
Шаг 4. Завершите ваше письмо
Подчеркните, что клиент должен серьезно отнестись к этому письму с последним требованием и заплатить. Например, вы можете написать: «Поэтому мы предлагаем вам серьезно отнестись к этому вопросу и как можно скорее полностью выплатить свой баланс».
Шаг 5. Отправьте письмо по почте
Вы должны отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Если вы не получили ответа от клиента, отправьте аккаунт в коллекции или подайте в суд - в зависимости от того, что вы угрожали в письме.
подсказки
- Если вы не получаете ответов на напоминания об оплате, подумайте о том, чтобы позвонить покупателю. Сложнее избежать ситуации, когда он на самом деле разговаривает с представителем вашей компании.
- Создайте шаблон для вашей компании, который будет использоваться во всех случаях просроченных счетов. В шаблоне будут поля для заполнения конкретной информации для конкретного клиента. Например, оставьте поле имени, суммы задолженности, дней просрочки платежа и другие данные пустыми, пока они не будут заполнены для конкретного клиента.