Сегодня электронная почта является одним из основных способов общения между нами. К сожалению, бывают случаи, когда мы отправляем важное электронное письмо, а затем терпеливо ждем ответа, который так и не приходит. Похоже, он попал в черную дыру электронных писем!
Чтобы ваша электронная почта не была поглощена черной дырой, существует несколько основных правил относительно того, что включать и использовать в электронной почте, а что опускать! Вот они:
Держите корпус коротким
Во-первых, тело письма
Тело - это то, что будет прочитано или пропущено. Вы надеетесь, что каждое слово будет прочитано; однако, если ваши электронные письма больше похожи на романы, это может быть не так. Держите корпус коротким. Краткость - это относительно, и мы должны определить это: максимум три-пять предложений.
Почему тело должно быть коротким?
Что-то большее, чем это, начинает казаться нужным, особенно если вы не знаете получателя. Нужда - это немедленное отключение людей. Как только ваш мозг чувствует какую-либо нужду, он переходит в режим выживания. Орен Клафф, автор бестселлеров New York Times, описывает это лучше всего: «Раскрытие своих потребностей кому-то другому наводит страх».
Пишите естественным голосом
Пишите от своего имени. Не используйте язык, который люди не поймут. Покажите получателю, что вы реальный человек, пишущий это письмо, а не робот, запрограммированный писать.
Это также относится к приветствию в электронном письме. Не попадитесь в ловушку, написав «Уважаемый господин или госпожа». Потратьте время, чтобы узнать имя получателя. Используйте «Привет» или «Здравствуйте», если вы знаете человека; «Привет» допустимо даже в очень неформальных рабочих отношениях.
Включить one призыв к действию
Обратите внимание наодин здесь. Чем больше предметов вы просите, тем более нуждающимся вы говорите. Призыв к действию - это, по сути, то, что вы просите получателя сделать то, что вы хотите, чтобы он сделал. Попросите о встрече или телефонном звонке. Или кофе в среду. Но не спрашивайте несколько вопросов, например: «Можем ли мы назначить встречу на утро вторника по телефону, и вы можете отредактировать мою последнюю книгу?» Это требует слишком многого от одного письма! Смысл в том, чтобы прочитать письмо и получить ответ, а не в том, чтобы кто-то нажимал кнопку удаления.
Закрытие писем
Напишите здесь такие слова, как «С наилучшими пожеланиями», «Ура», «Теплые пожелания» или «Спасибо». Суть здесь в том, чтобы показать, что это не автоматизировано. Написание «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т. д. кричит получателю, что электронное письмо автоматизировано или что это обычное, обезличенное электронное письмо.
Тема письма
Это одна из самых важных вещей, когда речь идет о том, чтобы вашу электронную почту просматривали или читали. Персонализированные строки темы творят чудеса: например, «Джон Смит предложил мне связаться с вами».
Создавайте интригу и полезность в своих строках темы. Крис Броган, генеральный директор Human Business Works и еще один автор бестселлеров New York Times, также написал несколько замечательных тем, включая:
- ДА ИЛИ НЕТ: _______
- 2 МИНУТЫ НА ЧТЕНИЕ: __ (и кратко тему)
- НУЖНО ВАШЕ РЕШЕНИЕ
- ПЛАНИРОВКА УЖИНА
- ПОЖАЛУЙСТА, ПЕРЕШЛИТЕ ПИСЬМО ХАНСКОМ
Собираем все воедино. Вот пример электронного письма:
Тема: 2 МИНУТЫ НА ЧТЕНИЕ: ПОЗДРАВЛЯЕМ С КНИГОЙ
Привет, Джессика, Поздравляем с недавно опубликованной книгой. Я начинающий автор и искренне поражен вашим успехом. Мне понравилась тема вашей последней книги, рассказывающая о ваших приключениях в Испании, поскольку я тоже жила там и могу рассказать об этом. Какой совет вы бы дали начинающему писателю?
Ура, Бобби
Электронные письма используются каждый день, но число полностью прочитанных писем сокращается. Следуя этим простым советам, убедитесь, что ваша книга находится в верхней части стопки, а затем прочтите ее и ответьте на нее.