У всех собраний есть цель. Некоторые встречи представляют собой сеансы мозгового штурма. Другие встречи представляют собой стратегические сессии для достижения конкретной цели. Некоторые собрания являются подведением итогов других собраний. Независимо от того, собираетесь ли вы рассказать своим сотрудникам о ошеломляющих результатах третьего квартала или попрактиковаться в презентации нового клиента, ваша встреча пройдет более гладко, эффективно и продуктивно благодаря тщательно продуманной повестке дня.
В этой статье вы узнаете, как составить эффективную повестку дня и провести продуктивные встречи.
Важность повестки дня встречи
Встреча без повестки дня похожа на поездку без маршрута
Как занятой профессионал, вы теряете терпение, когда чувствуете, что ваше драгоценное время тратится впустую. Это происходит чаще, чем вы можете себе представить. У многих руководителей встречи занимают два из пяти дней рабочей недели.
Еще одна причина убедиться, что каждая встреча важна. Сначала спросите, нельзя ли обсудить темы другим способом - например, по электронной почте или по телефону с ключевыми игроками. Если вы решите, что личная встреча необходима, составьте повестку дня встречи, чтобы обозначить вопросы для обсуждения и назначить время для каждого выступающего.
Знаете, какое разочарование вы испытываете, когда встреча отстает от графика на десять минут, пока все вежливо ждут, пока Сьюзен закончит рассказывать о своей поездке на Бермуды? Повестки дня собраний служат нежным напоминанием всем собравшимся о том, что время ценно, и о том, что нужно оставаться на связи.
Хорошо продуманные повестки включают в себя
Назначение собрания персонала сигнализирует коллегам о том, что необходим их вклад или что необходимо выполнить задания. Когда вы сопровождаете приглашение на собрание подробной повесткой дня, участники знают, что нужно готовиться. Рабочие на самом деле говорят, что им нравится участвовать в собраниях, если есть четкая цель и предоставляется актуальная информация.
Умные повестки дня встреч ориентированы на достижение цели
В повестке дня собраний указаны все темы, которые необходимо осветить. Выберите разных спикеров для каждой темы и, в идеале, выделите время для каждого спикера. Если это сеанс мозгового штурма, рассмотрите повестку дня, в которой перечислены ожидаемые результаты. Например: «Обрисуйте план развития нашей программы наставничества; установить сроки; назначать сотрудников».
Повестка дня служит руководством для ведущего собрания, обеспечивает синхронизацию всех участников и обеспечивает формат для лиц, ведущих протокол собрания.
Как написать эффективную повестку дня встречи
Итак, как вы подходите к составлению этой чрезвычайно важной повестки дня встречи? Примените эти 8 полезных советов:
1. Запрашивайте обратную связь заранее
Ваше начальство и коллеги будут более заинтересованы, если вы спросите их мнение. Получение их поддержки повысит вероятность того, что они придут на собрание и будут отстаивать его результаты.
За неделю до собрания поставьте перед собой задачу встретиться с некоторыми ключевыми фигурами в вашей компании и просто спросить: «Хотели бы вы включить что-нибудь в повестку дня собрания?»
2. Соблюдайте этикет правильной повестки дня встречи
После того, как вы составили повестку дня, обязательно проведите ее с вашим руководителем, начальником вашего руководителя и каждым лицом, упомянутым в повестке дня. Никогда не включайте выступающего в повестку дня, не приняв предварительно эту меру предосторожности. Не указывайте работников, которые находятся за пределами города или посещают другие собрания.
Если ключевой игрок в конкретном бизнесе отсутствует, попросите другого сотрудника заменить его. Из вежливости обязательно сообщите им обоим, что вы сделали этот шаг.
После того как повестка дня встречи будет утверждена и назначены выступающие, заранее отправьте повестку всем участникам встречи по электронной почте. Позаботьтесь о том, чтобы получить ответы на приглашения на встречу. Вы хотите избежать любых неожиданностей.
3. Соблюдайте временную шкалу
Если вы забронировали конференц-зал в офисе на час, это максимальное время, которое должна длиться ваша встреча.
В некоторых компаниях другие группы зарезервируют конференц-зал сразу после ухода вашей группы. Поэтому в идеале составьте повестку дня встречи так, чтобы ваша команда покинула комнату как минимум за пять минут до начала следующей встречи.
4. Найдите организационный принцип повестки дня собрания
Оптимизируйте свою повестку дня, чтобы участники уходили с четким представлением о результатах. Вы можете расставить приоритеты, перечислив наиболее важные проекты, которые необходимо обсудить в первую очередь.
Иногда имеет смысл организовать эти проекты по их срокам. В других случаях имеет смысл перечислить эти проекты по их важности для фирмы.
5. Подумайте о количестве людей, которые должны сообщить
Пяти минут непрерывного времени часто бывает достаточно, чтобы сообщить новости о конкретной встрече. Это прерывания добавляют времени!
Если ваш старший В. П. отдела маркетинга имеет тенденцию волноваться или отклоняться от курса, когда его прерывают, рассмотрите повестку дня встречи, которая оставляет вопросы и ответы на последние десять минут встречи. Затем обязательно примените его. Вы можете мягко прервать того, кто вас перебивает, и сказать: «Как вы знаете, Пол, в конце мы оставили время для вопросов. Прямо сейчас давайте дадим Рику закончить обновление».
6. Обратите внимание на порядок выступающих
В некоторых компаниях высшее руководство говорит первым. В других компаниях этим занимаются младшие сотрудники. При определении порядка выступающих убедитесь, что он соответствует культуре вашей компании.
Тем не менее, никогда не включайте в повестку собрания никого, кому не нужно отчитываться. Это только затянет встречу. При включении спикеров в повестку дня решение о включении их названий снова будет зависеть от культуры вашей компании.
В более непринужденной обстановке можно просто перечислить имена. В более формальной среде вы можете указать имена и фамилии, а также титулы.
7. Форматируйте повестки дня встреч таким же образом
Повестка дня собрания должна быть оформлена на бланке организации или, как минимум, с логотипом компании. Поместите название встречи и дату вверху повестки дня вместе с предполагаемым временем начала и окончания встречи.
Повестка дня собрания должна быть представлена в формате схемы и читаемым размером шрифта. Найдите чистый дизайн повестки дня и используйте его каждый раз для согласованности. Шрифт должен легко читаться, например, Times New Roman, Geneva или Arial. Если шаблон повестки дня собрания уже существует, просто используйте его. Если таковой не существует, создайте ее. (См. следующий раздел)
8. Включите список документов, необходимых для встречи
Часто на собрании группу просят отреагировать на отчет или предложение, и полезно перечислить эти документы внизу повестки дня.
Кроме того, вы сэкономите время, если отправите документы вместе до встречи, чтобы у всех присутствующих было время ознакомиться с ними.
Если требуются ноутбуки, обязательно сообщите об этом участникам заранее.
Шаблоны повестки дня собрания
Пока проводились встречи, существовали и повестки дня встреч. Так что есть вероятность, что кто-то в вашей компании знает чистый, легко читаемый шаблон повестки дня собрания, который вы можете использовать. Но если нет, рассмотрите одно из этих:
Шаблон повестки дня №1 - Планирование
Повестка встречи по планированию программы наставников
Расположение: Конференц-зал на первом этаже
Дата: 18 ноября 2019 г.
Время: 13-14:30. ЕТ
Повестка дня
-
Предыстория программы наставничества, Шерил Смит, директор отдела кадров (13-13:15)
- а. Доказательства вовлеченности сотрудников
- б. Нужно ухаживать за восходящими звездами
-
Набор наставников/подопечных, Макс Маркус, заместитель директора по персоналу (13:15-13:35)
- а. Другие корпоративные модели
- б. Критерии мозгового штурма
-
Требования к программе наставников, Сет Уолш, стажер отдела кадров (13:35-13:55)
- а. Плюсы и минусы структурированных встреч наставников
- б. Требования мозгового штурма
-
Реализация, Шерил Смит (13:55-14:20)
- а. Сроки, в которые руководители отделов должны определить участников
-
б. Развертывание пилотной программы
- i. Тренировка 1-го участника
- ii. развертывание пилотной программы
- iii. ежеквартальные отчеты
- с. Оценка программы
- Следующие шаги, Макс Маркус (14:20-14:25)
Шаблон повестки №2 - Информация
Повестка дня встречи WXYZ
Цель: составить жизнеспособный список предприятий для холодного звонка
Ведущий встречи: Мэри Старски
Дата: 20 ноября 2019 г.
Расположение: Конференц-зал B на 16-м этаже.
Время: с 16:00 до 17:00. ЕТ
Номер телефона/код
Пункты повестки дня
Введение с 16:00 до 16:05
- Джон Смит-ведущий 16:05-16:20 Компании, с которыми связались
- Марианна Законный ведущий 16:20-16:35 Потенциальные лиды
- Сильвия Стретч-ведущая 16:35-16:55 Новые методы агитации
- Вопросы и ответы [Только если время]
Подготовка к встрече
- Пожалуйста, прочтите: [Перечислите и прикрепите документы]
- Пожалуйста, принесите: [т.е. Ноутбук, предложения, расходные материалы]
Шаблон повестки №3 - Презентация
Повестка дня компании ZZZ
Дата/время начала и окончания: 21 ноября 2019 г.; 9 утра по восточному времени-10 утра по восточному времени
Место: Кафетерий, 12-й этаж
Встречу созвал: Стив Паркс
- Добро пожаловать/Введение - [Стив Паркс, 9:00-9:10]
- Обзор новой линейки продуктов - [Пол Ария, 9:10-9:20]
-
Демонстрации - [Клэр Рингис, 9:30-9:40]
- а. Отбеливающая зубная паста
- б. Зубная паста, укрепляющая десны
- с. Зубная паста, которая борется с зубным налетом
- Продуктовый маркетинг - [Стив Паркс, 9:40-9:50]
- Обсуждение и вопросы и ответы [9:50-9:55]
- Следующие шаги - [Будет разослан после встречи]
Итог
Когда вы пишете повестку собрания, вы управляете собранием
Ваша цель должна состоять в том, чтобы провести напряженную встречу. Интеллектуальная повестка дня поможет вам в этом. Оставьте достаточно времени для обсуждения, но не слишком много времени. Кроме того, обязательно начинайте встречи вовремя.
Когда вы берете на себя разработку повестки дня собрания, вы указываете, какой курс действий необходимо предпринять. Ваша способность составить эффективную повестку дня встречи повысит продуктивность как самой встречи, так и последующей работы. Это два выдающихся подвига.
Проводите самые напряженные встречи в своей компании, и производительность вашей команды взлетит до небес.