Чтобы все делать правильно и вовремя, нужно быть продуктивным. Так как же узнать, какие задачи необходимы, а какие могут подождать? Ответ содержится в матрице приоритетов, также известной как матрица Эйзенхауэра.
Матрица получила свое название в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.
Эйзенхауэр был генералом армии США и 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Как пятизвездочный генерал и Верховный главнокомандующий армией США он разработал стратегию вторжения союзников в Европа.[1]
Эйзенхауэру каждый раз приходилось принимать трудные решения о том, какие задачи сделать приоритетными из многих, на которых ему нужно было сосредоточиться ежедневно. Так, он придумал знаменитую матрицу Эйзенхауэра или матрицу расстановки приоритетов.
Что такое матрица приоритетов?
Матрица приоритетов - это инструмент для оценки ваших задач на основе срочности. Это поможет вам узнать о критических действиях и тех задачах, которые вы должны обойти, и может быть полезно в управлении проектами, малом бизнесе или личных задачах.
Эйзенхауэр сказал о матрице:
«Большинство срочных задач не важны, а большинство важных задач не являются срочными».
Эта цитата стала для Эйзенхауэра правилом управления своим временем.
Преимущества матрицы приоритетов
Вы получите множество преимуществ, используя матрицу расстановки приоритетов. Этот инструмент прост в использовании и понятен. Помимо помощи в принятии обоснованных решений, этот инструмент позволит вам:
- Разбивайте сложные вопросы и расставляйте приоритеты, когда на ваш процесс принятия решений влияет множество факторов
- Расставьте приоритеты однозначно и объективно
- Определить фокусы
- Выяснить, что важно, и создать основу для обсуждения
- Получить поддержку заинтересованных сторон при принятии важных решений
4 квадранта в матрице приоритетов
В матрице приоритизации есть четыре квадранта, которые помогают сравнивать выбор того, что делать в первую очередь и в последнюю очередь, позволяя вам расставлять приоритеты в проектах и создавать стратегический план[2].
Квадранты:
- Делать
- Расписание
- Делегат
- Устранить
1. Сделать
Делать - это первый квадрант в матрице расстановки приоритетов, и он включает в себя важные действия. То есть те задачи, которые вам нужно выполнить срочно - кризисы, дедлайны и вопросы, которые требуют вашего срочного внимания и имеют прямое отношение к вашей жизненной миссии.
Как узнать, какая задача попадает в этот квадрант?
Начните с анализа ваших приоритетов, а затем определите, соответствует ли это критериям «сделай это сейчас». Если задача достижима в течение дня или в течение 24-48 часов, она срочная.
Еще один подход, который вы можете использовать для определения приоритетности задач в этой категории, - это принять принцип «съесть лягушку» Марка Твена. Этот принцип рекомендует выполнять самые срочные дела сразу после пробуждения.
Вот практический пример.
Допустим, вам нужно составить контент-стратегию и отправить отчет вашему менеджеру. Сегодня суббота, а крайний срок подачи - понедельник. Можем ли мы сказать, что работа срочная? Определенно!
2. Расписание
Второй квадрант матрицы приоритетов - Расписание. Матрица приоритизации классифицирует задачи в этой категории как важные, но не очень срочные.
Это долгосрочные цели и задачи, не имеющие ближайшего срока. Эти задачи могут включать медитацию, ведение дневника, учебу, семейное время и упражнения.
Вы можете запланировать деятельность в этом квадранте на другой период. Например, для хорошего здоровья вам следует заниматься спортом, но вы можете выделить на это время.
Спланируйте эти действия таким образом, чтобы они не переносились в квадрант «Сделать» или «Срочно». Убедитесь, что у вас достаточно времени для их выполнения.
3. Делегат
Третий квадрант матрицы приоритетов - делегат.
Эти задачи не важны для вас, но очень срочные для других. Здесь в игру вступает командная работа.
Технически вы можете выполнять задачи в этой категории, но имеет смысл делегировать их. Делегирование задач гарантирует, что у вас будет больше времени для занятий в первых двух квадрантах.
Вы также должны следить за задачами, которые вы делегировали. Это будет пустой тратой времени, если у вас нет системы отслеживания делегированных задач.
4. Устранить
Последний квадрант выделяет ваши убийцы продуктивности. Это задачи, которые не важны для ваших целей и не являются срочными. Единственный способ повысить свою продуктивность - избавиться от них.
Некоторые примеры постоянно проверяют ваш телефон, смотрят фильмы или играют в видеоигры.
Это также могут быть вредные привычки, которые вам необходимо выявить и удалить из своего ежедневного и еженедельного расписания.
Успешные люди научились расставлять приоритеты и придерживаться того, что важно. Они научились находить лучшего человека для выполнения задачи или исключать менее важные задачи.
Давайте рассмотрим двух вдохновляющих личностей, которые разработали свою систему расстановки приоритетов.
Уоррен Баффет разработал модель расстановки приоритетов, состоящую из двух списков, чтобы определить, какая задача заслуживает его наибольшего внимания. Суть в том, чтобы игнорировать вещи, которые важны и полезны, но не являются приоритетными.
Марк Форд, бизнес-консультант, маркетолог, миллионер, добившийся собственного успеха, и автор, разработал свою стратегию:
«Начать работу над самым важным приоритетом, сделать перерыв, поработать над вторым по важности заданием, сделать перерыв, а затем разобраться с менее важными делами и любыми заданиями, которые он получил от других людей во второй половине дня».[3]
Когда использовать матрицу приоритетов
Вы всегда должны использовать матрицу приоритетов, когда хотите сравнить варианты и ранжировать варианты на основе предопределенных критериев выбора. Этот метод будет работать для вас, когда вы хотите:
1. Приоритизация проектов
Не все проекты одинаковы. Команды и менеджеры проекта должны бороться с широким спектром скрытых целей, чтобы достичь поставленных целей после завершения проекта. Чтобы не тратить время и другие драгоценные ресурсы, проектные группы должны выработать критерии отбора, чтобы определить приоритетность наиболее выгодных для них проектов. Эти задачи также должны иметь высокие шансы на успешную реализацию в долгосрочной перспективе.
2. Управляйте временем лучше
Если стандартный список дел больше не помогает вам повысить продуктивность, матрица расстановки приоритетов станет для вас идеальным инструментом. Это поможет вам определить срочные и критические задачи, которые следует выполнить немедленно, и задачи, отнимающие много времени, чтобы избежать бездумного серфинга в Интернете.
3. Содействие достижению консенсуса
Как менеджер по маркетингу, ваш отдел, скорее всего, имеет несколько проектов, которые конкурируют за ваше внимание. Вам нужен логичный и основанный на фактах процесс, который поможет вам определить проекты, которые должны быть приоритетными. В зависимости от человека, которого вы спрашиваете, приоритеты будут различаться. Члены команды могут потребовать от вас проведения обширных исследований в определенной области, в то время как другие побудят вас сосредоточиться на разработке стратегии брендинга. Простой чат по расстановке приоритетов поможет вам сравнить варианты для разрешения конфликтов и достижения консенсуса.
6 простых советов по использованию матрицы приоритетов
Использование матрицы приоритетов может быть сложным, если вы новичок в этом, но, выполнив несколько простых шагов, вы сможете научиться использовать ее наилучшим образом.
1. Перечислите и ранжируйте свои приоритеты
Выделите все задачи, которые вам нужно выполнить в течение дня. Затем классифицируйте их по взвешенным критериям на основе срочности и важности.
Определите любые действия, требующие оперативных действий. Я имею в виду задание, которое, если вы не выполните его в этот день, может привести к серьезным последствиям. Например, если вы не представите свою контент-стратегию, другие авторы контента не смогут работать. Это означает, что вам нужно проверить наличие высокоприоритетных зависимостей.
2. Определите значение
Следующим шагом будет изучение важности и оценка того, какие из них больше всего влияют на ваш бизнес или организацию. Как правило, вы можете проверить, какие задачи имеют более высокий приоритет по сравнению с другими. Например, вам нужно выполнить требования клиента, прежде чем заняться какой-либо внутренней работой.
Вы также можете оценить ценность, изучив, как задача влияет на людей и клиентов в организации. Короче говоря, чем большее влияние задача оказывает на людей или организацию, тем выше ее приоритет.
3. Выполните самое сложное задание
Прокрастинация - это не признак лени, а избегание. Правда в том, что обычно вы избегаете задач, которые не хотите делать. Бывший генеральный директор Goldman Sachs Ллойд Бланкфейн однажды сказал, что, придя в офис, он первым делом берется за самое страшное задание.
Брайан Трейси назвал эти задачи лягушками, которых нужно съесть. Это избавит вас от навязчивого страха, который давит на вас, когда вы откладываете необходимые дела[4]. Здесь может помочь Матрица приоритетов; съешьте лягушек «До» немедленно.
Если вам нужна помощь в преодолении прокрастинации, прочтите эту статью.
4. Знайте, что для вас важно
Пока вы находитесь в этом космосе, вы всегда будете сталкиваться с различными вариантами выбора, которые могут противоречить вашим целям. Например, фантастическое продвижение по службе, требующее чрезмерных поездок, изолирует вас от важных отношений. Если вы не заботитесь о приоритетах, вы можете принять это, даже если ваша семья является вашим приоритетом.
Поэтому имеет смысл определить, что для вас важно, и подготовить себя к тому, чтобы не жертвовать этими важными вещами ради сиюминутного удовольствия или выгоды.
Йоги Берра подписал это так:
«Если вы не знаете пункт назначения, вы можете оказаться в другом месте».
5. Установите регулярное «нерабочее» время
Генеральный директор YouTube Сьюзен Войжитски установила правило не проверять свою электронную почту с 18:00 до 21:00. Согласно отчету CNN Business, она была первой женщиной, которая попросила декретный отпуск, когда Google только начал свою работу. Она предпочитает ужинать с семьей, несмотря на то, что является генеральным директором YouTube[5]
Можно ли выкроить время для наших отношений и интересов вне работы?
Конечно, и именно поэтому вам нужно указать свое «нерабочее» время. Такой подход позволит вам восстановить уровень энергии для следующей задачи. Кроме того, вы будете в лучшем положении для самоанализа, поскольку находитесь не в своей обычной рабочей зоне.
6. Знайте, когда остановиться
Иногда вы можете добиться всего, что в вашем списке. После того, как вы определили приоритеты своей рабочей нагрузки и оценили свои оценки, удалите оставшиеся задачи из списка приоритетов и сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах.
Бесплатный шаблон матрицы
Вот ссылка на бесплатный шаблон матрицы приоритетов.
Вывод
Недостаточно добиться успеха на работе. Убедитесь, что вы уделяете время своей семье и важным отношениям в вашей жизни.
Начать работу и найти время может быть сложно, но попрактиковавшись в использовании Матрицы приоритетов, вы обнаружите, что стали более продуктивными и лучше распределяете свое время между важными для вас делами.