В Интернете и за его пределами было много дискуссий о том, как календарь вписывается в чью-то систему продуктивности. Общее практическое правило заключается в том, что запланированные встречи должны быть в вашем календаре, а задачи и тому подобное - в любой системе управления задачами, которую вы используете.
Что часто теряется в обсуждениях, так это то, какие встречи должны быть в вашем календаре, чтобы наилучшим образом использовать ваше время и гарантировать, что вы добиваетесь прогресса в том, что вы действительно хотите делать. Один из лучших способов сделать это - немного более детально определить встречи, чтобы вы могли более эффективно использовать свой календарь как часть вашей общей системы повышения производительности.
Виды встреч
1. Общие встречи
Это встречи в самом традиционном смысле. Это могут быть визиты к врачу или бизнес-ланчи. В любом случае, они являются довольно общими с точки зрения того, что мы определяем как встречи, поэтому их следует рассматривать как таковые. Эти типы встреч могут быть перенесены на другие даты, если они были предупреждены заранее, и обе стороны могут это сделать, хотя в большинстве случаев вы должны стараться сохранить их «как есть».
2. Самостоятельные встречи
Это встречи, которые вы назначаете сами себе. Это могут быть временные блоки, которые вы планируете так, чтобы вы могли работать над задачами или проектами без перерыва - самостоятельно или другими, отвлекаясь. Эти типы встреч также можно перенести, но я бы рекомендовал вам попытаться создать структуру, чтобы они оставались как можно более статичными. Выберите время, когда вы можете регулярно работать с 90-минутными интервалами в качестве самоназначения, чтобы вы могли выработать привычку и повысить производительность. Разбейте эти времена перерывами, в которых нет ничего высеченного в камне. Вы даже можете взять более крупные блоки и разбить их на более мелкие фрагменты, используя Технику Помидора, если хотите, чтобы вы могли переходить от задачи к задаче.
Сохраните это количество времени священным, но будьте достаточно проворны, чтобы перенести это количество времени на другие часы дня.
3. Назначения команды
На таких встречах нужна команда. Лучший способ запланировать их - после того, как два других типа встреч будут заблокированы в вашем календаре. Хотя после этого может быть сложно запланировать их, существуют такие инструменты, как Doodle, Tungle.me и даже Календарь Google, которые могут помочь выбрать оптимальное время, когда большинство из них может присутствовать. Когда дело доходит до таких встреч, потребности многих должны перевешивать потребности немногих, поэтому, возможно, придется скорректировать индивидуальные и общие встречи, чтобы они работали. Но корректируйте их только в крайнем случае - ваше время важно, и ваши товарищи по команде должны это понимать.
Вывод
Я слышал, как некоторые продуктивные люди говорят, что планирование временных блоков работает против вас - что это идет вразрез с сутью и почти невозможно сделать. Но Джон Клиз выдвинул аргумент, что людям нужны две вещи, чтобы творить: время и пространство. Я полностью согласен с этой оценкой.
Если вы будете помнить о типах встреч, которые у вас есть, ваш календарь станет отличным инструментом, который позволит вам создать это время и пространство для себя.