За 25 лет, что я работал в корпоративной среде и обучал предпринимателей, люди всегда стремились улучшить свои навыки тайм-менеджмента.
Как коучу, люди часто приходят ко мне, потому что чувствуют, что им не хватает времени, чтобы каждый день добиваться всего, чего они хотят. Они заняты, но не работают над тем, что доставляет им большую радость или оказывает реальное влияние на их бизнес и жизнь.
Находиться в постоянном движении весь день - это норма. Они застряли в бесконечном цикле занятости и заполнения времени задачами.
Одна из особенностей загруженной работы, которую я заметил, заключается в том, что она не делает людей более продуктивными или творческими. На самом деле, это создает больше сложности и сложности.
Работа с электронной почтой, посещение многочисленных совещаний, многозадачность и работа над маловажными делами часто не являются лучшим использованием вашего времени.
Что, если бы существовал другой способ думать о том, как вы управляете своим временем? Хотели бы вы более эффективно управлять своим временем и заканчивать каждый день довольным достигнутым?
Есть несколько простых стратегий управления временем, которые могут использовать занятые люди, чтобы стать более эффективными, продуктивными и выполнять больше самых важных дел.
Ниже приведены 8 стратегий тайм-менеджмента, которые занятые люди могут внедрить прямо сейчас, чтобы упростить свою жизнь и изменить свое отношение к управлению временем.
1. Проведите аудит времени
Если вы хотите взять под контроль свое время, первым делом нужно понять, как вы его проводите прямо сейчас.
Вы не можете что-то изменить, пока не поймете, где вы находитесь, что работает, а что нет?
Этот аудит дает вам общее представление о ценности, которую вы создаете, и о результатах, которые вы получаете, по сравнению со временем, которое вы вкладываете в каждый проект или задачу. Это поможет вам упростить все, чтобы вы могли очень быстро понять, продуктивно ли вы используете свое время или нет.
Когда мои коуч-клиенты проводят аудит времени, они обычно делают это в течение семи дней подряд, и я бы порекомендовал вам то же самое.
Как провести аудит времени
- Возьмите чистый лист бумаги
- Поместите дату вверху
- Нарисуйте три линии вниз по странице
- Назовите первую колонку «Высокоценная работа»
- Назовите второй столбец «Хорошая работа»
- Назовите третий столбец «Малоценная работа»
Высокоценная работа - это работа, которую вы любите делать и в которой вы хороши. Это работа, которая приносит самые большие результаты.
Хорошая работа - это работа, которая вам нравится. Это дает хорошие результаты, но это работа, которая часто повторяется, и кто-то другой мог бы сделать так же хорошо или лучше
Низкоценная работа вас не вдохновляет и, возможно, расстраивает. Это не дает хороших результатов, снижает уровень вашей энергии и может быть остановлено или передано кому-то другому.
Каждому проекту или задаче, за которую вы беретесь, назначьте одну из трех колонок с названием работы и количеством затраченного времени.
По истечении 7 дней подсчитайте время, потраченное в каждой колонке и на каждый проект.
Я предпочитаю бумагу, но вы также можете использовать такие инструменты, как переключатель или сбор урожая.
Это упражнение может открыть глаза. В конце аудита поищите способы улучшить то, как вы тратите свое время. Спросите себя, как вы можете тратить больше времени на работу с высокой ценностью, которая оказывает наибольшее влияние, приносит больше радости и приносит желаемые результаты.
2. Установите цели тайм-менеджмента
Без четкого видения или целей можно легко сбиться с пути, потерять фокус и отвлечься.
Проясняя, где вы сейчас находитесь и куда хотите попасть, становится намного проще сосредоточить свое время на важных делах, которые помогут вам достичь ваших целей.
Установив конкретные, измеримые цели, вы можете четко определить, как выглядит ваше идеальное будущее, и создать план и путь к нему.
С этой ясностью можно все упростить. Вы четко определились с пунктом назначения и знаете, как лучше всего распорядиться своим временем, ресурсами и людьми, чтобы добраться туда, Понимая, что вы делаете лучше всего и что может оказать наибольшее влияние, вы получаете более четкое представление о том, как лучше всего использовать свое время, а также о том, кто еще может помочь вам в достижении ваших целей.
Управление своим временем отчасти зависит от того, какие изменения вы можете внести. А также о том, кто может помочь вам стать еще эффективнее.
Постановка целей может дать вам силу воли и мотивацию двигаться вперед в правильном направлении, экономя ваше время и уменьшая занятость и прокрастинацию.
Устанавливайте цели на каждый 90-дневный период, а затем анализируйте свою эффективность в конце этого цикла. Проанализируйте, что сработало и каких прорывов вы достигли. Затем установите свои следующие 90-дневные цели.
Узнайте больше о постановке целей для выполнения задач в этой статье: 17 умных советов по постановке целей для достижения большего
3. Делегирование и аутсорсинг
Когда вы проводите аудит времени, вы точно понимаете, где вы сейчас тратите свое время и на какие действия.
Ключ к эффективному делегированию полномочий заключается в том, чтобы понять свои уникальные сильные стороны и самую большую ценность, которую вы создаете, и решить, как вы можете тратить все больше и больше времени на эту работу.
Иногда нам кажется, что мы единственные, кто может выполнить работу, поэтому мы цепляемся за задачи, которые нам не нравятся, и отвлекаем нас от того, что у нас получается лучше всего.
Мы все можем вернуть часы, выполняя работу лучше и продуктивнее. Работа, которую мы действительно любим делать.
Вместо того, чтобы думать о том, как все уместить в свой график, подумайте, кто те люди, которые могут брать на себя проекты и задачи.
Подумайте, где лучше всего можно использовать вашу творческую энергию и уникальные навыки.
Генеральный директор туристического агентства, с которым я работал, вернула 15 часов в неделю, просто наняв помощника для работы с ней. Она смогла уделять больше времени тому, что у нее получалось лучше всего и что она любила делать. Это включало в себя получение новых заказов, проведение времени с ее клиентами и получение большего количества рекомендаций.
Попробуйте этот совет:
Каждые 90 дней думайте о том, как вы можете исключить 3 вещи из списка малоценных работ, которые в настоящее время вас расстраивают, раздражают или не приносят реальной пользы.
Подумайте о трех вещах из вашего списка Good Work, которые вы можете делегировать или отдать на аутсорсинг.
Подумайте о 3 вещах из вашего списка самых ценных вещей, которым вы хотите уделять больше времени.
Продолжайте выполнять этот процесс каждые 90 дней, чтобы освободить себя еще больше, чтобы уделять больше времени тому, что у вас получается лучше всего, и добиваться максимальных результатов.
Это руководство о том, как делегировать, будет полезно для вас: вы попали в ловушку «занятости»? Вот твой выход
4. Начать расставлять приоритеты
Когда вы ясно и четко определились с тем, как вы хотите проводить свое время и каковы ваши будущие цели, важно начать расставлять приоритеты в своем времени, чтобы воплотить эти цели в жизнь.
Если вы не расставите приоритеты, вы можете потерять фокус, отвлечься и начать откладывать дела на потом. Ваше время будет заполнено малоценными занятиями, и может закрасться перфекционизм.
Если у вас есть 20 дел в списке дел каждый день, вы не расставляете приоритеты. Когда у вас есть бесконечный список дел и переполненная папка «Входящие», ваша рабочая нагрузка будет постоянно увеличиваться, что приведет к перегрузке и потере ясности и концентрации.
Если вы очень заняты, ключом к тайм-менеджменту является сосредоточенность и расстановка приоритетов в отношении действий, которые помогут вам достичь ваших целей.
Простая стратегия управления временем заключается в том, чтобы установить максимум пять целей, которые вы хотите достичь каждый день. Это ваши приоритеты.
Если вам удастся выполнить их, вы можете заняться другими делами, но те пять, которые вы идентифицировали, имеют приоритет.
Эта преднамеренность гарантирует, что вы не будете отвлекаться и переключитесь на предметы и задачи, которые не входят в ваш список приоритетов.
Прочитайте эту статью о том, как лучше расставлять приоритеты: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее, а также посмотрите видео ниже, чтобы научиться выделять больше времени:
5. Делайте самое важное в первую очередь
Эта стратегия является одним из ключей к эффективному тайм-менеджменту.
Начните свой день с вопроса себе:
«Что мне нужно сделать сегодня в первую очередь?»
Как только вы поймете это и примете решение достичь этого, скорее всего, вы действительно сделаете работу.
Эта техника избавит вас от беспорядка, отвлекающих факторов и хаоса, влияющих на ваш день.
Причина? Вы приняли сознательное решение в начале дня, когда ваша сила воли сильна.
Вы замечали, что с течением дня у вас остается все меньше и меньше силы воли и энергии, чтобы сосредоточиться?
Итак, сначала займитесь самым важным делом или делами.
Если вы настроили звонки с потенциальными клиентами, сделайте это утром.
Если вам нужно написать важную презентацию, снова сделайте это утром.
Не работайте одновременно. Сосредоточьтесь на одном проекте за раз и работайте над ним, пока не закончите.
Каким бы ни было ваше самое важное дело, если вы сделаете это первым, у вас никогда не будет дня, когда вы не сделали что-то важное.
Следуя этой простой стратегии тайм-менеджмента, вы, как правило, проведете очень продуктивный день.
Иногда вам, возможно, придется начать говорить «нет» чаще, если вещи не являются приоритетными или не соответствуют вашим целям. Как? Научитесь говорить нет из этой статьи: Мягкое искусство говорить нет
6. Создайте идеальную утреннюю и вечернюю рутину
Если вы работаете на пике своих физических и умственных способностей, вы будете гораздо более сосредоточенными и продуктивными.
Создание идеальной утренней рутины может дать вам ясность и энергию для выполнения ваших ключевых задач на день.
Если можете, каждый день тратьте 60-90 минут на организацию дня «высокой производительности», сосредоточившись на том, чего ВЫ хотите достичь.
Позавтракайте, почитайте, помедитируйте, прогуляйтесь - все, что вам больше подходит. Затем выложите и определите свои приоритеты на день.
На чем вы хотите сосредоточиться - сделайте это в первую очередь, пока не закончите. Это требует приверженности и последовательности.
Начать может быть сложно, но, как и в спортзале, со временем может стать легче, если вы начнете достигать желаемых результатов.
Если вы хотите удвоить свою продуктивность и максимально использовать свое время, создайте вечернюю рутину, чтобы поддержать утреннюю рутину.
В конце каждого дня дайте себе 15 минут, чтобы подумать о прошедшем дне. Запишите 3 вещи, которые были замечательными в тот день. Это может быть новый клиент, удачная встреча, положительные отзывы о вашей работе. Все, что заставляет вас чувствовать себя позитивно и уверенно. Эта стратегия также заставляет вас чувствовать благодарность за то, чего вы достигли.
Затем запишите 3-5 вещей, которых вы хотите достичь на следующий день, перечислив их в порядке приоритета. Это гарантирует, что на следующее утро все будет свежо в вашей памяти, и создаст уверенный настрой.
Чтобы добавить еще один слой в эту стратегию, потратьте 30 минут в воскресенье на настройку основных приоритетов на предстоящую неделю.
7. Работа во временных блоках
Если вы серьезно относитесь к тому, чтобы получить больше контроля над своим временем, испытать больше свободы и победить любые чувства стресса и подавленности, тогда вам не следует работать в режиме многозадачности.
Вместо этого сосредоточьтесь на приоритетных проектах частями. Не переключайтесь между задачами или проектами.
Я работаю по принципу 60/60/30, работая частями по 50 минут, затем делаю 10-минутный перерыв в течение первых двух отрезков времени, а затем 30 минут читаю, гуляю или медитирую.
Эта стратегия может помочь сохранить вашу энергию в течение дня и дать вам реальное чувство выполненного долга, поскольку проекты будут завершены.
Многие люди используют технику Pomodoro для отслеживания своего времени, но вы можете просто использовать функцию таймера на своем телефоне.
8. Найдите время для себя
Как часто вы уделяете время себе или отмечаете маленькие или большие достижения каждый день?
Для некоторых это знак достижения - работать усерднее и дольше, чтобы сделать как можно больше дел.
Если вы продолжите делать это постоянно, вы рискуете перегореть.
Максимально используя свое время, оптимизируя рабочий процесс и сосредоточив внимание на важных мероприятиях, которые помогут вам достичь ваших целей, у вас будет больше времени для себя и с важными людьми.
Вы должны дать себе разрешение не заниматься своими делами, хотите ли вы потратить это время на личное развитие или с семьей или друзьями, это зависит от вас, но дайте себе это время.
Дэн Салливан, основатель Strategic Coach, создал уникальную систему тайм-менеджмента, которая поможет вам сосредоточить свое время, энергию и творчество на достижении наилучших результатов.[1]
Часть этой системы тайм-менеджмента заключается в том, чтобы брать Свободные дни, которые представляют собой 24-часовой день с полуночи до полуночи, в течение которого нет никаких связанных с работой действий.
Цель этого дня - помочь людям омолодиться и зарядиться энергией, чтобы поддерживать высокий уровень продуктивности и творчества.
Итог
Когда занятые люди говорят о том, что им не хватает времени, обычно это происходит потому, что они не понимают ценность своего времени и не правильно расставляют приоритеты.
Как мы используем свое время, часто зависит от нашего выбора. На самом деле мы в значительной степени контролируем свое время. Не полный контроль, но больший контроль, чем мы думаем.
Попробуйте одну или несколько из этих стратегий тайм-менеджмента. Если вы найдете один или несколько из них, которые вам подходят, сохраните их в течение 90 дней и посмотрите, как они изменятся как в вашей деловой, так и в личной жизни.