Долгие часы работы могут быть неизбежны, когда вы работаете в корпоративной среде, особенно для людей, занимающихся операциями, и профессионалов, таких как бухгалтеры, юристы, инженеры и финансовые специалисты. Есть постоянные сроки и бесконечная рабочая нагрузка, которую нужно выполнить.
Как практикующий профессиональный бухгалтер, я часто работаю долгие часы только для того, чтобы закончить финансовые отчеты и налоговые декларации, чтобы мои клиенты могли представить их до истечения крайнего срока. Будут определенные дни, когда я первым приду в офис и последним выйду. Особенно это было заметно в первые несколько месяцев создания моей бухгалтерской фирмы.
Вначале у меня не было персонала, поэтому я все делал сам: от ответов на запросы, встреч с клиентами, заключения договоров, сбора и сортировки документов, ведения бухгалтерского и налогового учета, до подачи и оплаты налоговая декларация в банке и государственных учреждениях. По мере увеличения числа клиентов рабочая нагрузка также увеличивалась соразмерно, что заставляло меня работать дольше.
Долгие часы работы в конце концов привели меня к истощению и стрессу. Мысль об уходе пришла мне в голову. Бизнес начал ощущаться как бремя, а не благословение. Такие негативные эмоции были вызваны стрессом и истощением.
Чтобы справиться с ситуацией, я поговорила с мужем, чтобы спросить его совета, а также начала читать книги по менеджменту: и временем, и бизнесом. Из обоих этих источников я узнал, как прекратить (или, по крайней мере, свести к минимуму) многочасовую работу, не жертвуя при этом производительностью, качеством работы и, конечно же, доходом.
В этой статье я поделюсь с вами8 способами, которые помогут вам сократить или перестать работать сверхурочно.
1. Начинайте с конца
Мой муж напомнил мне о важном принципе, который я усвоила из книги «7 навыков высокоэффективных людей». То есть: начните с конца в уме. Этот принцип просто означает, что прежде чем вы начнете что-либо, вы уже должны думать о конце, например, о будущем результате или выходе. Распределите свое время и согласуйте свои действия с этой целью.
2. Определите, что добавляет ценности, а что нет
Теперь, когда вы определились с конечным результатом, следующим шагом будет определение действий, добавляющих ценность - задач, имеющих большое значение для конечного результата, - и действий, не добавляющих ценность, - задач, менее важных для конечного результата. Чтобы помочь вам в этом, составьте список всех задач, которые вы выполняете, а затем классифицируйте каждую задачу как добавляющую ценность и не добавляющую ценности. Ваша цель состоит в том, чтобы делать больше действий, добавляющих ценность, и исключать действия, не добавляющие ценность.
3. Расставить приоритеты
После определения действий, добавляющих ценность, вам необходимо установить приоритеты, чтобы определить, какие задачи следует выполнять в первую очередь, а какие - в последнюю очередь. Когда вы устанавливаете приоритеты, ваши критерии могут основываться на ценности, важности, времени и срочности.
4. План
Теперь, когда вы уже знаете результат, который хотите достичь, определили задачи, добавляющие ценность, и установили приоритеты, следующим шагом будет составление графика выполнения задач в течение заданного времени. Лучше всего, если вы сможете составить недельный и месячный план, а затем придерживаться его.
5. Делегат
Часто причина, по которой мы работаем долгие часы, заключается в том, что мы хотим делать все самостоятельно. В основном это происходит потому, что мы не доверяем другим людям делать работу так, как мы этого хотим. Но для того, чтобы вы перестали работать сверхурочно и росли, вам нужно начать доверять другим людям и делегировать им задачи. Помните поговорку: «Две головы лучше, чем одна». Когда вы делегируете задачи другим людям, у вас появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на деятельности, добавляющей ценность, и вы можете достичь большего результата.
6. Фокус
Еще один важный способ быть более эффективным на работе - сохранять концентрацию. Раньше я верил в многозадачность, то есть в то, что нужно делать много дел одновременно. Но это привело меня только к истощению. Именно мой муж указал мне на важность концентрации - просто делать одно дело за раз. Он объяснил, что, когда вы сосредотачиваетесь на одном действии за раз, вы более эффективно и продуктивно выполняете задачу. Это устраняет путаницу и усталость, вызванные многозадачностью.
7. Избегайте отвлекающих факторов, таких как социальные сети, веб-серфинг и электронная почта
Одной из возможных причин того, что люди проводят больше времени на работе, являются непродуктивные отвлекающие факторы, такие как чтение личной электронной почты, текстовые сообщения, просмотр веб-страниц и постоянный вход в социальные сети, такие как Facebook, LinkedIn, Twitter и т.п. Избегайте этих отвлекающих действий в рабочее время. Лучше всего ограничить их несколькими минутами во время перерыва.
8. Установите дедлайн для своих задач
Последний, но не менее важный способ перестать работать сверхурочно - установить крайний срок для каждой задачи. Это полезно как для работы, так и для деятельности, не связанной с работой. Установка крайнего срока дает вам соответствующие сигналы и давление на то, когда начинать и заканчивать каждую задачу. Это устранит время простоя, затрачиваемое на попытки выяснить, что делать дальше или когда остановиться.
В заключение позвольте мне поделиться с вами важной цитатой об управлении временем:
Помимо благородного искусства доводить дело до конца, есть благородное искусство оставлять дела незавершенными. Мудрость жизни состоит в устранении ненужного. - Линь Юйтан