Полный текст оригинальной неотредактированной статьи можно найти в блоге Селестины Personal Excellence.
Вы продуктивный человек? Вы когда-нибудь задумывались, что делает одного более продуктивным, чем другого?
В отличие от того, что может подумать большинство, продуктивность зависит не от интеллекта или способностей. Быть продуктивным - значит практиковать определенные привычки вместо других, чтобы вы могли получать максимальную отдачу от своих дней. Как человек, очень увлеченный личной продуктивностью, я обнаружил восемь привычек, которые лучше всего подходят для повышения производительности. Практикуйте их и подготовьтесь к стремительному росту вашей продуктивности!
Привычка 1: Безжалостно отсекайте неважное (и сосредотачивайтесь на важном)
Первая привычка продуктивных людей - резать на кусочки все неважное.
Что бы вы ни делали сейчас, спросите себя, насколько это важно. Это значительно приближает вас к вашей мечте? Окажет ли это какое-либо реальное влияние на вашу жизнь в долгосрочной перспективе? Это лучший способ провести время или вы можете выполнять более важные задачи?
Если на все вопросы ответ «да», сохраните это задание. Если нет, возможно, пришло время отказаться от него. Нет смысла делать что-то неважное! Допустим, вы занимаетесь проектом, который не имеет никакого значения для вашего бизнеса после его завершения. Неважно, потратите ли вы на это час, три часа или неделю - в конце концов это все равно не будет иметь никакого значения!
Многие люди склонны ошибочно классифицировать обычные задачи как задачи с высокой ценностью. Хорошим инструментом для их разделения является Матрица управления временем, которая классифицирует нашу повседневную деятельность по 4 различным квадрантам. Ваши самые важные задачи попадают в квадрант 2, который должен быть в центре вашего внимания.
Привычка 2. Распределяйте перерывы стратегически
Вторая привычка - стратегически распределять перерывы.
Я не думаю, что продуктивность требует от вас работы без остановок, как робота. Наоборот, делая это, вы становитесь менее продуктивным. Хотя количество часов, потраченных на работу, увеличивается, а объем выполненной работы кажется немного выше, работа, выполняемая в единицу времени, ниже вашего среднего значения. Мало того, ваша работа, выполняемая в дополнительную единицу времени, на самом деле уменьшается. В экономике это известно как закон убывающей отдачи.
Отдых важен. Как бы сильно вы ни хотели работать, есть сферы вашей жизни, которые работа не может удовлетворить, например, любовь, семья, здоровье. Вот почему наше жизненное колесо состоит из разных сегментов, а не из одного большого сегмента. Каждый сегмент индивидуален и незаменим для других. Под «отдыхом» я подразумеваю выделение времени для любого сегмента вашей жизни, который не связан с бизнесом/карьерой/учебой. Отпуск заряжает ваши батареи, чтобы вы могли бежать вперед, когда вернетесь на работу.
Посмотрите этот видеоурок о колесе жизни:
Если вы работаете не по найму или у вас гибкий график работы, вы можете легко применить это на практике. Даже если вы работаете с 9 до 5, вы все равно можете делать это все время. Всякий раз, когда вы чувствуете себя непродуктивным, делайте небольшой перерыв. Отойдите от стола, возьмите напиток из буфета, сходите в туалет, поговорите с коллегой о работе. Когда вернетесь, вы будете более воодушевлены.
Привычка 3. Избавьтесь от остановок продуктивности (т.е. отвлекающих факторов)
Третья привычка - убрать ограничения продуктивности.
Пит-стоп производительности - это то, что ограничивает вашу продуктивность. Это может быть музыка, которую вы слушаете во время работы, ваш медленный компьютер, нежелательные телефонные звонки, оповещения из вашего почтового ящика о входящей почте, интернет, You Tube, Facebook, Twitter и т. д. Эти вещи заманивают вас в ловушку и мешают вам что-то делать.
Занимайтесь своими повседневными делами и наблюдайте, когда ваша продуктивность замедляется. Что вас отвлекает? Как вы можете удалить его? Экспериментируйте и пробуйте работать в разных местах. Настройте свое окружение. Внесите коррективы здесь и там. Чем больше остановок производительности вы найдете и устраните, тем продуктивнее вы будете.
Привычка 4: Прикоснитесь к своему вдохновению
Четвертая привычка - черпать вдохновение.
Как вы это делаете? Просто - подумайте о том, что вдохновляет вас в жизни. Помогает ли это другим расти? Общение с людьми? Быть признанным за свою работу? Работа с бедностью? Помочь несчастному? Быть №1 в своей области? Как вы можете их достичь? Узнайте свои мотиваторы, а затем используйте их, чтобы мотивировать вас.
Меня больше всего вдохновляет видеть, как другие достигают своего наивысшего потенциала и живут лучшей жизнью. Мне нравится видеть, как все живут в соответствии со своим высшим существом, и если есть что-то, что мешает им, я буду чувствовать себя готовым оторвать это, поэтому я использую это, чтобы управлять собой во всем, что я создаю. Когда я пишу запись в блоге, я начинаю с размышлений о том, в какой области люди сталкиваются с блокировками, а затем направляю эту энергию.
Привычка 5: Создавайте входные барьеры
Пятая привычка - создавать входные барьеры.
Сегодня в нашем мире очень хорошо то, что связаться с кем-то стало проще, чем когда-либо. Все на расстоянии текстового сообщения/телефонного звонка/электронной почты/сообщения в Facebook. В то же время это место стало сильно отвлекать. Каждые несколько минут что-то отвлекает, будь то телефонный звонок, текстовое сообщение, электронное письмо или приглашение на массовое мероприятие в Facebook.
Чтобы выполнить настоящую работу, я рекомендую вам установить барьеры, чтобы с вами было трудно связаться. Отключите телефон от сети, выключите телефон, закройте папку «Входящие», установите личное правило, согласно которому вы отвечаете на электронные письма только через X дней. Я не говорю исчезнуть с лица земли, но делайте это хотя бы в рабочее время, особенно когда вы работаете над интенсивным проектом. Через некоторое время люди привыкнут к этому и будут придерживаться правила, чтобы связаться с вами.
Привычка 6: Оптимизируйте временные карманы
Шестая привычка - экономить время.
Временные карманы - это карманы времени, которые у вас есть между событиями. Обычно вы получаете свободное время, когда ждете людей, ездите на работу, ходите из одного места в другое и т. д.
Посмотрите на свое расписание. Какие временные карманы можно лучше использовать? Как вы можете максимизировать их? Приготовьте несколько готовых занятий в эти дни, например, прослушивание подкастов, чтение книг, планирование и т. д. Вы будете поражены тем, как много можно сделать за короткий промежуток времени!
Привычка 7: Установите сроки
Седьмая привычка - устанавливать сроки.
Это фундаментальная привычка продуктивности. По закону Паркинсона работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения. Это означает, что если вы не установите временную шкалу, вам может потребоваться вечность, чтобы завершить то, что вы делаете. Если вы установите временную шкалу в две недели, вам понадобится две недели. Если вы установите одну неделю, вы возьмете одну неделю. И что интересно, если вы установите один час, вы на самом деле можете завершить его и за один час, если действительно хотите.
Итак, устанавливаем сроки. Когда вы устанавливаете сроки, вы устанавливаете намерение завершить работу к этому времени, тем самым прокладывая путь для проявления реальности.
Привычка 8: Автоматизируйте все, что возможно
Восьмая и последняя привычка - автоматизировать все возможное.
Сегодняшние технологии сделали возможным автоматизацию многих вещей, которые мы делаем. Даже когда невозможно полностью автоматизировать задачу, мы все равно можем использовать системы, чтобы сделать большую часть работы за нас.
Ведите записи о том, что вы делаете сегодня, и посмотрите, как вы можете их автоматизировать. Вот некоторые из не очень продуктивных задач, которые мы выполняем на регулярной основе:
- Удалить, заархивировать, отсортировать нашу почту
- Удалить спам
- Оплата счетов
- Расписание встреч
- Планирование наших дней/недель/месяцев (непродуктивно, потому что это все еще планирование, а не действие)
Вот неполный список вещей, которые я автоматизирую:
- Mail: я настроил фильтры электронной почты, при которых все запросы сайта и почта читателей автоматически попадают в мою папку «Ответить позже». У меня также есть фильтры, в которых информационные бюллетени и подписки помещаются в разные папки в зависимости от того, о чем они. Таким образом, моя единственная работа - читать электронные письма и отвечать там, где это необходимо, а не сортировать.
- Расписание: Мои расписания несколько автоматизированы. Я устанавливаю повторяющиеся элементы для вещей, которые я должен делать ежедневно, еженедельно или ежемесячно, таких как оплата счетов, физические упражнения (ежедневно), обучающие семинары и т. д., чтобы мне не пришлось беспокоиться о них позже. Это не совсем автоматически, поскольку я должен сначала создать запись, но как только она будет установлена, мне больше не нужно ничего с ней делать.
- Tweeting/Facebook: я автоматизирую твиты и размещение своих новых постов. Каждый раз, когда публикуется новый пост, в моем твиттере появляется объявление, которое также автоматически передается на мой Facebook
- Платежи: Платежи за мои продукты осуществляются автоматически. Всякий раз, когда кто-то совершает покупку одной из моих книг, e-junkie (мой поставщик платежей) автоматически генерирует счет, ссылку для скачивания и электронное письмо с подтверждением и отправляет их покупателю. Платеж автоматически отправляется на Paypal.
Я постоянно ищу способы автоматизировать свой процесс, чтобы тратить больше времени на создание ценности для других, а не на работу. Максимально автоматизируя свой список дел, вы резервируете время для абсолютно важных дел. Если вы испытываете чувство дежавю, когда делаете что-то из своего списка задач, это сигнал к тому, чтобы автоматизировать этот пункт.
Эта статья также доступна в формате манифеста, веб-лекции и аудиоподкаста.