Сроки имеют большое значение, когда речь идет о достижении ваших целей, как больших, так и малых. Однако вы не добьетесь успеха, устанавливая нереальные сроки для каждой задачи в своем списке дел. Вы должны действовать стратегически, устанавливая сроки, которые помогут вам добиться успеха.
Что я имею в виду под стратегией? Это означает, что каждый установленный вами крайний срок должен подталкивать вас вперед в направлении вашей цели в каждый временной интервал. Таким образом, вы сможете сохранять мотивацию и записывать небольшие победы. Огромная цель, которая находится на расстоянии месяца, может стать обременительной или вызвать выгорание. Хотя искусство соблюдения сроков по-прежнему является крепким орешком для большинства людей, вы можете улучшить свою игру, изучив некоторые практические способы соблюдения сроков и преимущества.
Почему важно соблюдать сроки?
Мы устанавливаем сроки по следующим причинам:
Выполнение задачи
Сроки выполнения позволяют не забыть о некоторых задачах, не имеющих конкретной конечной точки. Это также поможет вам узнать, когда вы тратите слишком много времени на задачу.
Плавный ход работы
Сроки позволяют эффективно сотрудничать, когда дело доходит до реализации общей цели. Это также помогает выполнять сложные проекты, разбивая их на этапы.
Сформулируйте четкие ожидания
Сроки определяют, что вы должны сделать и когда. Это поможет вам распоряжаться своим временем и работой.
Несмотря на все эти преимущества, несоблюдение сроков может повлечь за собой серьезные последствия. Многие компетентные люди были исключены из команды, потому что они не уложились в срок. Пропущенные сроки могут разрушить вашу репутацию и ограничить ваш карьерный рост, особенно если это происходит часто.
На корпоративном уровне это может повлиять на репутацию организации. Любая задержка может привести к включению в договорное соглашение пункта о штрафных санкциях, что может повлиять на прибыль компании.
7 Комплексные методы соблюдения сроков
Не все естественны, когда дело доходит до выполнения работы, когда это необходимо. Кто-то отвлекается, кто-то медлит, а у кого-то просто плохие навыки тайм-менеджмента. Используйте следующие методы, чтобы уложиться в сроки и сделать больше.
1. Оцените требования к работе
Первое, что нужно сделать, это понять требования задачи. Спросите себя, что влечет за собой работа. В большинстве случаев человек, поручивший вам задание, учитывал сложность задачи.
2. Защитите правильные ресурсы
Следующий шаг - убедиться, что у вас есть все необходимое для выполнения задания в установленный срок. Требует ли работа обучения, исследований, технической поддержки, людей или материалов? Если у вас нет всех необходимых ресурсов, вы можете запросить продление срока.
3. Освободите место для случайностей
Иногда все идет не по плану. Разумно упреждать возможные проблемы. Например, может быть блокировка, отказ оборудования, болезнь или необходимость быстро выполнить срочную и важную задачу, и все это может повлиять на ваш график.
Эти непредвиденные обстоятельства мало повлияют на ваш график, если вы уделите время их рассмотрению в начале проекта. Вы можете поручить коллеге прикрыть вас в чрезвычайной ситуации, но убедитесь, что вы делегируете задачу лучшим рукам.
4. Разработайте подробный план
Вы должны составить подробный график. Один из способов сделать это - разбить задачи на этапы и установить крайний срок для каждого из них.
В результате вы поймете, что вам нужно больше времени, чем позволяет весь проект. Постарайтесь сообщить об этом вашему руководителю как о проблеме, вместо того, чтобы надеяться, что все разрешится.
5. Поставьте себя на место, чтобы уложиться в сроки
Вы являетесь важным фактором, когда дело доходит до соблюдения сроков. Вам нужно научиться управлять собой, чтобы укладываться в сроки. Соблюдение сроков требует самодисциплины, хороших привычек, организованности и правильного мышления.
Вот несколько советов, которые помогут вам уложиться в сроки:
- Научитесь говорить «нет» - Если возможно, найдите время, чтобы оценить крайний срок, прежде чем согласиться. Не чувствуйте себя обязанным сказать «да», если вы не можете с этим справиться.
- Change Your Mindset - Избегайте недовольства сроками. Во-первых, вы можете делать все, что захотите. Сроки могут позволить вам достичь цели, от которой вы обычно отказываетесь.
- Отделите «Планирование» от «Реальных действий» - План не эффективен, пока вы его не реализуете. Как только вы придумали план, идите ва-банк, чтобы его выполнить!
- Максимизируйте свое время - Многозадачность неэффективна. Правильно управляйте своим временем, чтобы работать эффективно.
- Устранение вредных привычек - Если вы мастер откладывать дела на потом, придумайте, как с этим справиться. Попробуйте эти лайфхаки, чтобы преодолеть склонность к прокрастинации.
- Найди свои триггеры- Недавнее исследование показало, что для некоторых людей сроки просто не сокращают время[1]. Если вы один из них, найдите то, что побуждает вас к действию. Это награда, качественная работа, признание или экономия времени, чтобы насладиться тем, что вас интересует?
- Сделайте свои предположения более точными - вы можете ошибиться, пытаясь угадать, сколько времени потребуется для завершения проекта. Угадывание может быть более обременительным, когда вы беретесь за новую задачу. Практика со сроками в конечном итоге поможет вам определить, сколько времени займет конкретная задача, так что наберитесь терпения.
Возьмите за правило соблюдать сроки. Вы можете начать с меньших сроков: чистить зубы к 6 утра, заниматься спортом к 6:30 утра, читать до 12 дня; применяйте ту же стратегию для выполнения более важных задач.
6. Помогите другим уложиться в сроки
Это относится в основном к менеджерам. Вы знаете, кто способен уложиться в сроки и кому нужна ваша поддержка.
Напоминаем, как только вы устанавливаете сроки для других, вы передаете им обязанности. Тем не менее, вам все равно нужно поддерживать их, чтобы добиться успеха. Например, мотивируйте их справляться с давлением, связанным с соблюдением сроков.
Регулярно узнавайте, есть ли у них проблемы, или создайте систему отчетности, чтобы следить за прогрессом.
Если возможно, позвольте вашей команде установить свои сроки. Исследования показали, что если позволить вашим работникам проявлять инициативу, это повысит их производительность[2].
Вот и последняя карта, которую вы тоже можете попробовать! Установите фальшивые сроки. Исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research[3], показало, что сроки, установленные до фактической даты выполнения, мотивируют людей начинать быстрее, а не позже, что может способствовать прокрастинации. Вы можете сказать своей команде, что вам нужно их мнение, прежде чем вы это сделаете.
7. Ограничьте последствия пропущенного срока
Несмотря на все ваши усилия, вы все еще можете не уложиться в сроки. В этом случае расслабьтесь и постарайтесь минимизировать ущерб. Коммуникация очень важна при работе над проектом. Вы не можете просто молчать и ожидать, что другие заинтересованные стороны поймут. По мере выполнения задания выявляйте возможные проблемы, которые могут нарушить ваш план, и покажите, что вы готовы к неожиданностям.
Тогда, если вы не уложитесь в сроки, другие поймут и будут готовы вам помочь. В этом случае решите текущие проблемы как можно скорее и согласитесь придерживаться нового графика. Затем просмотрите свой проект, чтобы узнать, что произошло и как предотвратить повторение этого.
Однако пропуск дедлайна может привести к серьезным последствиям, так что будьте осторожны. Например, если вы работаете фрилансером или агентством, другая сторона может расторгнуть договор и оставить вам плохой отзыв. Несоблюдение сроков может запятнать имидж вашего бренда. Вот почему вы, как правило, не можете позволить себе пропустить дедлайн. Возьмите на себя ответственность и перестаньте оправдываться, если хотите повлиять на ситуацию. Сосредоточьтесь на своих задачах и доведите дело до конца.
Вывод
Сроки устанавливаются для обеспечения бесперебойной работы любого проекта. Это позволяет всем работать над общей целью.
Вам нужно развить правильный менталитет и отношение, чтобы добиться успеха в соблюдении сроков. Максимально используйте свое время и верьте, что вы можете сделать все, что задумали. Как только вы поверите в себя и поставите себя в правильное мысленное пространство, вы обнаружите, что способны более последовательно укладываться в сроки.