Пресс-релизы - подробные заявления о конкретном событии или развитии, предназначенные для освещения в прессе - в основном рассылаются журналистам в электронном виде. Поскольку журналистам обычно приходится просматривать десятки пресс-релизов в неделю, плохо отформатированные пресс-релизы могут быть удалены непрочитанными. Убедитесь, что журналист знает не только тему пресс-релиза, но и то, от кого он был отправлен, с первого взгляда.
Шаги
Метод 1 из 3: форматирование электронного письма. Пресс-релиз
Шаг 1. Отправьте пресс-релиз по электронной почте с доменным именем вашей организации
Это поможет журналисту узнать, от кого исходит пресс-релиз. Если у вас нет адреса электронной почты, в котором название организации не связано с доменом, зарегистрируйте бесплатную учетную запись электронной почты с помощью Gmail, Hotmail или другой бесплатной службы электронной почты. Создайте имя пользователя, которое будет легко идентифицировать как связанное с вашей организацией.
- Если вы работаете в Acme Corporation, создайте адрес электронной почты с таким именем пользователя, как «Acmecorppressreleases». Убедитесь, что вы держите пароль и следите за учетной записью на предмет любых ответов, которые вы можете получить.
- Если домен не отображается в папке «Входящие» из-за слишком длинного имени пользователя или из-за настроек отображения получателя, попросите свой ИТ-отдел настроить выделенный адрес электронной почты, указав в имени пользователя «нажмите» (например, нажмите @ acmecorporation).
- Если вам приходится выбирать между громоздким шаблоном, который может быть отмечен спам-фильтрами, и простым вводом информации о бланке в верхней части письма, выберите последний.
Шаг 2. Используйте заголовок пресс-релиза в строке темы
Имейте в виду, что ваш отправитель не сможет увидеть всю тему, если он не нажмет на письмо. Вначале загрузите тему с наиболее интересными подробностями о том, кто, что, когда, где и почему публикует ваши новости.
Вы не должны полагаться только на службы распространения пресс-релизов или общие адреса электронной почты редакции новостей, чтобы распространять свою историю. Вместо этого проведите небольшое исследование и выясните, кто из отдельных журналистов, скорее всего, напишет о вашем объявлении в средствах массовой информации, в которых вы хотите получить освещение
Шаг 3. Измените формат заголовка, чтобы он обращался к конкретному журналисту
Если вы отправляете свое сообщение знакомому журналисту или тому, кто обычно освещает вашу тему, вы можете быть менее формальным. Используйте строку темы, чтобы связать ваше объявление с предыдущими историями, которые они написали.
Чтобы увеличить ваши шансы привлечь внимание журналиста, вы также можете добавить короткую сопроводительную заметку в тексте электронного письма над самим пресс-релизом
Шаг 4. Защитите конфиденциальность ваших медиа-контактов с помощью строки Bcc
Если вы отправляете нескольким журналистам копию своего пресс-релиза, поместите все их адреса электронной почты в строку «Скрытая копия», чтобы случайно не поделиться их адресами электронной почты с другими репортерами.
Строка Bcc в электронном письме означает слепую копию. При использовании этой строки для отправки электронной почты двум или более людям получатели не будут видеть, кто еще получил электронное письмо - или их адрес электронной почты
Шаг 5. Ограничьте использование вложений
Некоторые журналисты работают в СМИ, которые автоматически проверяют все входящие электронные письма с вложениями определенного размера. У других есть высокочувствительные спам-фильтры, которые могут перенаправить вашу электронную почту из своего почтового ящика, как только вы нажмете «Отправить». Если вы добавите большие вложения, журналисты могут никогда не увидеть вашу электронную почту.
- Добавляйте ссылки на фото и видео, а не на вложения. Если у вас есть фотографии или видео, которые вы хотите включить в свой релиз, загрузите их на веб-сайт вашей компании или в канал в социальных сетях и включите гиперссылку на них в текст пресс-релиза.
- Уменьшите количество фотографий, которые вы хотите встроить в тело электронного письма, до размера миниатюр и ограничьтесь одним или двумя максимум.
Метод 2 из 3: включение контактной информации
Шаг 1. Включите фирменный бланк вашей организации в свой пресс-релиз
Многие фирмы имеют шаблоны электронной почты с логотипом организации, адресом, номером телефона и корпоративной учетной записью электронной почты. Спросите об этом шаблоне у своего руководителя или других подходящих сотрудников.
- Убедитесь, что шаблон достаточно мал, чтобы избежать использования обычного спам-фильтра. Размер вашего электронного письма, включая изображения верхнего и нижнего колонтитула, не должен превышать 50-70 КБ.
-
Если такой шаблон недоступен, вы должны ввести эту информацию вверху страницы. Эту информацию следует оставить по ширине и записать в следующем порядке:
- Название организации
- Почтовый адрес, строка 1
- Почтовый адрес, строка 2
- Город, штат, почтовый индекс
- Основной телефонный номер
- Адрес веб-сайта
Шаг 2. Укажите, что ваш адрес электронной почты является пресс-релизом
Напечатайте «ДЛЯ ПРЕСС-РЕЛИЗА» в центре страницы под темой письма. Он должен быть выделен жирным шрифтом и заглавными буквами, чтобы журналист сразу узнал, на что он смотрит.
Подумайте о том, чтобы начать тему с «ПРЕСС-РЕЛИЗ:», за которой следует также тема, чтобы прорезать беспорядок
Шаг 3. Добавьте «ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ», если объявление чувствительно ко времени
Эти буквы должны быть выровнены по левому краю, жирным шрифтом и заглавными буквами. Если вы хотите отправить репортеру этот релиз в виде предупреждения, но не хотите, чтобы он опубликовал его немедленно, напишите EMBARGOED UNTIL и укажите дату, когда он сможет опубликовать объявление.
Шаг 4. Добавьте свою контактную информацию, чтобы журналист мог связаться с вами
Многие журналисты откажутся от вашего пресс-релиза, если вы не упростите им дальнейшую работу. Помните, они получают не только ваш пресс-релиз, но и десятки других, полных потенциальных новостей. Включите номер мобильного телефона и адрес электронной почты и внимательно следите за звонками СМИ.
Метод 3 из 3: размещение вашего пресс-релиза в социальных сетях
Шаг 1. Загрузите свой пресс-релиз на сайт, который не индексируется поисковыми системами
Если вы публикуете репортеров в Интернете, вам понадобится ссылка на свой релиз, которой вы сможете быстро и легко поделиться в Интернете, но к ней трудно получить доступ широкой публике. Проконсультируйтесь со своим ИТ-отделом о настройке веб-страниц, не индексируемых поисковыми системами, на которые вы можете легко загружать пресс-релизы.
Убедитесь, что на этой странице виден бренд вашей организации. Используйте логотип вашей организации и укажите физический адрес, номер телефона и ссылки на официальные каналы в социальных сетях. Должно быть кристально ясно, откуда исходит релиз
Шаг 2. Избегайте рекламы журналистов на Facebook
Поскольку люди используют Facebook для общения в социальных сетях с друзьями и семьей, случайные сообщения в СМИ от незнакомцев часто считаются навязчивыми. Вместо этого используйте Twitter, чтобы подавать рекламу журналистам.
Шаг 3. Найдите журналистов для презентации с помощью инструментов поиска Twitter
Многие журналисты поддерживают профили в социальных сетях, особенно в Твиттере, где вы можете найти ленты с их статьями. Используйте функцию поиска, чтобы найти журналистов, которые могут осветить вашу историю.
- Составьте список репортеров, которые могут освещать ваши новости с сайтов новостных агентств. Затем используйте строку поиска, чтобы найти их имена в Twitter.
- Ищите ключевые слова, связанные с вашей темой, в Twitter. Затем просмотрите результаты поиска и посмотрите, не писали ли какие-либо репортеры по этим ключевым словам.
Шаг 4. Сообщите одному или двум журналистам публично и представьте их в частном порядке
Вы сначала захотите подписаться на них в Твиттере. Затем напишите им в Твиттере, указав, что у вас есть новости, которыми вы хотите поделиться с ними, и попросив их написать вам в DM. Сообщите журналистам об организации, которую вы представляете, включите идентификатор вашей организации в Twitter в свое общедоступное сообщение.
Вы должны намекать на новости достаточно сильно, чтобы вызвать у них интерес, но не настолько сильно, чтобы протянуть руку любому, кто увидит твит на своей временной шкале
Шаг 5. Воспользуйтесь хэштегами
Если вы хотите распространять свой релиз повсюду, определите один или два популярных хэштега, которые вы можете легко и естественно включить в сообщение в социальных сетях, содержащее ссылку на ваш релиз. Когда вы будете готовы сделать свое объявление, включите эти хэштеги в свои сообщения в социальных сетях на своих брендированных каналах социальных сетей, чтобы максимально увеличить охват.
подсказки
- Поскольку многие репортеры работают в нерабочее время, подумайте о том, чтобы указать номер своего мобильного телефона при обращении к пресс-релизу.
- Всегда пропускайте одну-две строки после каждого элемента в пресс-релизе. Например, ставьте пробелы после слов «пресс-релиз», и для немедленного выпуска.
Предупреждения
- Если раньше пресс-релизы обычно рассылались по факсу и даже по почте, то сегодня это резко снижает ваши шансы на то, что ваш пресс-релиз будет рассмотрен.
- Не используйте заглавные буквы в теме письма или пресс-релизе. Использование заглавных букв в этикете электронной почты считается криком.