Показывая высокую эффективность, вы показываете своему работодателю, что вы преданы своей должности и стремитесь развивать свои навыки. Но что на самом деле означает эффективность?
Эффективность - это способность выполнять задачу с минимальными потерями, усилиями или энергией или вообще без них.[1]
Производительность - это показатель эффективности человека. Мы часто думаем, что продуктивность означает выполнение большего количества дел каждый день, а это неверно. Продуктивность - это последовательное выполнение важных дел.
Независимо от того, над чем вы работаете, есть всего несколько вещей, которые действительно важны. Быть продуктивным - значит поддерживать постоянную среднюю скорость в нескольких вещах, а не максимальную скорость во всем.
Для этого нужно работать умнее, а не усерднее. Это означает усовершенствование процессов, ускорение рабочих процессов и снижение вероятности сбоев.
Хотя некоторые навыки могут быть связаны с карьерой, следующие 13 способов могут повысить нашу эффективность на работе независимо от того, в какой отрасли мы работаем.
13 способов повысить эффективность работы
1. Ставьте достижимые цели
Постановка целей - это хорошо. Это эффективный способ повысить эффективность нашей работы, поскольку цели формируют наши действия и решения. Однако не все цели одинаковы.
Работая с предпринимателями, я обнаружил, что многим нравится ставить цели, которые являются просто замаскированными мечтами. Наполеон Хилл лучше всего объяснил разницу между ними, когда сказал: «Цели - это мечты с крайним сроком».
Ключом к постановке целей является запоминание аббревиатуры S. T. A. G., которая означает «краткосрочные достижимые цели» - ключевое слово «достижимый». С другой стороны, недостижимые цели приводят к разочарованию. Цель также должна быть ясной, чтобы все участники точно понимали, как ее достичь.
2. Чем меньше, тем лучше
Многие из нас одержимы идеей, чтобы все было сделано, как если бы мы чувствовали себя обязанными убедиться, что все снято с нашей тарелки. Недавно я посмотрел серию MasterChef: The Professionals. В нем один повар с 20-летним стажем создал несколько невероятных тарелок с едой. Только одна проблема - на тарелке было слишком много всего. В итоге все блюдо не сложилось, и это стоило ему места в полуфинале.
Урок таков: иногда мы должны знать, когда остановиться. Делая меньше, мы можем больше сосредоточиться на тех вещах, которые требуют нашего внимания. Следовательно, качество этих вещей радикально улучшается.
3. Отдохни, прогуляйся
Наша жизнь становится все более и более сидячей, и это не очень хорошо. Многие люди часами сидят перед экранами компьютеров, приклеившись к своим стульям - это вредно для здоровья.
Долгие часы сидения связаны с несколькими проблемами со здоровьем, согласно исследованиям. К ним относятся ожирение и метаболический синдром, группа заболеваний, характеризующихся повышенным кровяным давлением, чрезмерным содержанием сахара в крови, лишним жиром на талии и опасным уровнем холестерина. В целом, риск смерти от сердечно-сосудистых заболеваний и рака, по-видимому, увеличивается при чрезмерном сидении и сидячем положении в течение длительного времени.
Итак, делайте перерыв и время от времени совершайте короткие прогулки. Удивительно, насколько короткая прогулка каждые 90 минут или около того может повысить нашу эффективность на работе. Это освежает наши глаза, наш разум и наше тело одновременно.
4. Электронная почта - наш враг
Брендон Бучард поделился в подкасте чем-то, что я никогда не забуду. Он сказал: «Наш почтовый ящик - не что иное, как удобная система организации встреч других людей». Это изменило мою игру.
Далее он объяснил, что если бы мы не делали ничего, кроме как не проверяли электронную почту в течение первых двух часов после пробуждения, наша продуктивность повысилась бы на 30%. Нет ничего проще.
5. Создайте свое пространство
На вашем столе должно быть только то, что вам нужно; удалить все, что не важно. Со временем вещи накапливаются, что может отвлекать нас или создавать ощущение перегруженности.
Неорганизованное и захламленное рабочее место может ограничить вашу способность сосредоточиться. По мнению исследователей, физический беспорядок может негативно повлиять на вашу способность концентрироваться и воспринимать информацию. Вот почему так важно поддерживать порядок на рабочем месте и избавляться от беспорядка.
Как работать эффективнее? Держите рабочее место в чистоте.
Подробнее: Как избавиться от беспорядка для большего счастья и продуктивности
6. Уведомлений - пруд пруди
Согласно опросу Gallup, более 50% владельцев смартфонов в США признаются, что проверяют свои телефоны несколько раз в час.[3]
Если вы не хирург, которому нужно быть на связи, потому что это жизненно важная ситуация, отключите уведомления. Мы отвлекаемся в среднем каждые 4 минуты. Эти отвлекающие факторы абсолютно убивают продуктивность, поскольку отвлекают нас от хода мыслей.
Согласно научному исследованию, проведенному Гарвардом, люди отвлекаются на 47% времени бодрствования.[4]
Еще один хороший совет - выйти из своих аккаунтов в социальных сетях. Поэтому, когда вы почувствуете желание проверить это, вы можете поколебаться, потому что ваша страница не так легко доступна.
7. Личное развитие
Личностное развитие относится к деятельности, направленной на совершенствование своих талантов, потенциала, возможностей трудоустройства и даже благосостояния.
Джим Рон упоминал эти мудрые слова во всех своих лекциях:
«Не желайте, чтобы было легче, желайте, чтобы вы были лучше»
Это то, что каждый должен принимать во внимание, когда думает о способах повышения эффективности на работе. Чем больше опыта и знаний мы приобретаем, тем легче становятся задачи, поэтому мы всегда должны работать над совершенствованием собственных способностей.
8. Медитация
В то время как большинство людей думают, что ключом к построению успешного бизнеса является умный маркетинг и крутые продукты, часто упускается из виду то, что стресс может повлиять на нас. Я знаю немало миллионеров, у которых денег более чем достаточно на всю оставшуюся жизнь, но за это приходится платить - здоровьем.
Стресс играет большую роль в этом, поэтому как никогда важно перезагружать свой разум один раз в день, отключать шум и перенастраивать свои мысли. Медитация - отличный способ снять стресс и выкроить немного личного времени.
9. Используйте матрицу Эйзенхауэра
Большинство людей не ленивы; проблема в том, что они не хотят делать то, что должны. Вместо этого они проводят большую часть своего дня, занимаясь делами, которые дают им чувство выполненного долга, но никогда не добиваются реального прогресса в том, что им нужно.
Матрица Эйзенхауэра - это инструмент, помогающий расставлять приоритеты задач с точки зрения срочности и важности.
Вот как разбивается матрица:
- Срочно и Важно: Задачи, которые вы сами должны сделать прямо сейчас, или разговоры и решения, которые вы должны быстро принять.
- Несрочно и важно: Проекты, требующие планирования и стратегии, но могут быть немного отложены. Вам по-прежнему нужно будет установить для них крайний срок и выделить время в своем календаре, чтобы поработать над ними конкретно, но сегодня вам может не понадобиться заниматься ими.
- Срочно и не важно: Задачи, которые необходимо выполнить, но которые вы должны делегировать кому-то другому. Подумайте о файлах, документах или процессах, которые нуждаются в обновлении - работах, которые нужно выполнять быстро, но для которых не требуются вы или ваш лучший инженер.
- Неважно и не срочно: Идеи, которые лучше вообще исключить из списка дел. Или, по крайней мере, задачи, которые следует отложить до тех пор, пока не будут отмечены все другие важные пункты. Это могут быть «хорошие вещи» - они не являются срочными или критически важными.
10. Учет времени
Одна из больших ошибок, которую совершают люди, заключается в том, что они думают, что хорошо управляют своим временем, но никогда не уделяют времени анализу того, как они используют свое время.
С клиентами, первое, что я предлагаю им сделать, это провести аудит времени, используя лучшие приложения для отслеживания времени. Я хочу знать, сколько времени они проводят и где. Это часто открывает глаза клиентам, когда они это делают. Независимо от того, насколько хорошо мы используем свое время, мы всегда можем стать лучше.
11. Поездка
Мы проводим много времени в наших машинах (или поездах, в зависимости от того, где вы живете). Если мы в поездке, на работу, на встречу с клиентом или просто в супермаркет.
Среднее время в пути (на работу и с работы) в США составляет 52,2 минуты в день, но во многих регионах страны условия значительно хуже. Это составляет 4,35 часа в неделю, потраченных на поездки на работу всего за одну неделю.[5]
Иногда это всего 10 минут, а иногда и час - все складывается. Мы проводим слишком много времени в транспортных средствах, которые не используем эффективно. Время в пути - это время обучения; забудьте Тейлор Свифт и наденьте Тони Роббинса. Выключите Metallica и вместо этого попробуйте выучить язык или послушать подкаст.
12. 90-минутные зубрежки
Даррен Харди - один из ведущих мировых экспертов по продуктивности. В качестве издателя журнала «Успех» он взял интервью у сотен самых успешных предпринимателей, спортсменов и артистов. Один секрет, который я узнал от него, - это то, что я называю «золотым пятном» продуктивности - 90 минут.
Нам нужно научиться концентрировать нашу энергию на 90-минутных «джем-сейшенах» - как он любит их называть, - поскольку они дают нам наибольшую отдачу от нашей энергии.
13. Магическое число эффективности равно единице
Сосредоточенность на задаче изменит вашу продуктивность как ничто другое. К сожалению, большинство из нас не осознают, насколько мы к этому непривычны, и думают, что многозадачность - это ключ к достижению цели. Многозадачность мешает нам сконцентрироваться, и от этого страдает наша эффективность на работе.
Исследования показали, что попытки делать несколько дел одновременно негативно сказываются на производительности, а переключение между задачами может стоить до 40 процентов времени человека. Это потому, что вам постоянно мешают сосредоточиться и сконцентрироваться из-за необходимости переключаться между задачами.[6]
Если у вас много дел, определите свои приоритеты и выделите достаточно времени для каждой задачи. Таким образом, вы сможете сначала заняться срочными делами, и у вас будет достаточно времени для выполнения остальных задач.
Итог
Повышение эффективности на работе - это не каменная наука. На самом деле все просто.
Людей сбивает с толку простота. Слишком часто люди ищут новые блестящие игрушки, когда ответы прямо перед ними. Эти концепции изменили мою жизнь и жизнь многих предпринимателей по всему миру, и было бы глупо не дать им хотя бы честное слово.
Помните, как и все концепции, применить их один раз и ожидать больших результатов не получится. Но со временем повторяющиеся простые концепции могут привести к невероятным результатам.