У всех нас есть одни и те же 24 часа в сутках для работы, но как выжать максимум из этого времени, чтобы получить реальные результаты, экономящие время?
Дело не в том, чтобы работать усерднее, потому что это не так далеко, а в том, как вы планируете и структурируете свое время, а затем в том, как вы максимизируете запланированное время.
Суть этих советов по тайм-менеджменту не в том, чтобы делать их один раз, а повторять их снова и снова, пока они не станут привычкой. Это когда окружающие будут думать, что у вас больше 24 часов в сутках.
1. Планируйте свою неделю, когда вы наиболее организованы
Один из самых важных советов по управлению временем - планирование недели.
Выполнение этого задания в одно и то же время каждую неделю не только создает привычку экономить время, но и может оказать положительное влияние на ваше мышление и самочувствие.
Поясню.
Планируя свою неделю, вы даете себе ряд небольших позитивных обещаний. Каждый раз, когда вы даете и выполняете эти обещания, ваша уверенность растет, и вы будете чувствовать себя лучше, поскольку вы делаете больше.
Этот подход экономит ваше время при планировании, когда вы находитесь в сфокусированном состоянии ума, планируя то, что важно для вас. В течение недели у вас меньше соблазна заняться чем-то другим в один из заранее запланированных интервалов, так как вы можете напомнить себе, что я запланировал это не просто так.
Так что планируйте свою неделю и выполняйте обещания, которые вы дали себе, чтобы увидеть реальные результаты экономии времени.
2. Планируйте следующий рабочий день для расслабленного вечера
Если вы боретесь с завершением рабочего дня, этот подход поможет вам расслабиться и позволит вам наслаждаться вечером, не беспокоясь о работе.
Все, что вам нужно, это 5-10 минут каждый день и блокнот. Это быстро и имеет значительные преимущества для того, как вы управляете своим временем.
В конце каждого дня записывайте около десяти задач, которые вы хотите выполнить на следующий день.
Далее выберите одно из тех заданий, которые вы должны выполнить несмотря ни на что, и пометьте его знакомH для высокого.
Затем добавьтеM для средней примерно к пяти задачам. Это задачи, которые вам нужно выполнить, но если вы не можете выполнить их все, это будет справимо.
Остальные задачи отмечены‘L’ для низкого уровня. Это приятно иметь, плюс они должны быть легкими задачами.
Распланировав задачи на следующий день, вы можете уйти с работы, записав все эти надоедливые задачи в голове и готовые заняться ими на следующий день.
3. Контролируйте свой день, чтобы он не контролировал вас
Планирование дня - самый действенный совет по тайм-менеджменту. Это позволяет вам контролировать свой день, а не позволять дню управлять вами.
Этот подход прост, к тому же он достаточно гибок, когда рабочий день идет не по плану.
Возьми карандаш и блокнот!
В блокноте разбейте день на 30-минутные сегменты, 09:30, 10:00 и т. д. Добавьте их построчно, по одной-две строки между каждым.
Теперь посмотрите на свой рабочий дневник и добавьте все, что зафиксировано, например встречи.
Далее возьмите конечные задачи с высоким приоритетом и добавьте их в свои 30-минутные сегменты.
Если у вас еще остались свободные временные интервалы, не оставляйте их пустыми.
Если однажды утром вам не хватает мотивации, попробуйте следующее:
Выберите несколько простых, быстрых задач и выполните их первыми. Не волнуйтесь, если вы откладываете более сложные задачи. Выполнение сначала простых задач даст вам импульс и правильное мышление, чтобы затем заняться сложными делами.
4. Управляйте тем, что отвлекает коллег по работе с умом
Неважно, насколько хорошо вы планируете свою неделю, день или даже следующий час, если вы постоянно отвлекаетесь. Отвлекающие факторы приводят к потере концентрации и ведут к прокрастинации.
Этот совет по тайм-менеджменту посвящен созданию правильной рабочей среды, чтобы вы могли максимизировать время, которое вам нужно, чтобы быть максимально продуктивным.
В книге Нира Эяля «Неотвлекаемый» объясняется, что если вы хотите стать по-настоящему продуктивным, вы должны стать неотвлекаемым. Одним из самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте часто являются наши коллеги по работе.
Для коллег, которые вас больше всего отвлекают, просто спросите их в начале каждого дня, есть ли что-то, что им нужно от вас? Делая это, вы заставляете их планировать без их понимания, но это на ваших условиях. Это снижает вероятность случайного запроса позже в тот же день.
5. Работайте с электронными письмами на ваших условиях
Иногда управление почтовым ящиком может показаться работой на полный рабочий день. Вы также можете попасть в ловушку, чувствуя, что много сделали, потому что отправили кучу электронных писем или добрались до мистического нулевого почтового ящика!
Хотя отправка нескольких электронных писем может быть удовлетворительной, проблема в том, что электронные письма также используются как форма прокрастинации, поскольку они являются легкой резервной задачей, когда вы не хотите работать над чем-то сложным.
Итак, что вы делаете, чтобы избавиться от этих отвлекающих факторов и уменьшить стресс, вызванный электронной почтой?
Вы планируете, когда вы хотите читать и отвечать на ваши электронные письма, поэтому вы все контролируете.
Исследование, проведенное в Университете Британской Колумбии, показало, что вы должны проверять электронную почту только три раза в день, что снижает уровень стресса.[1]
Итак, в начале каждого дня планируйте, когда вы будете проверять свою электронную почту. Как часто вы проверяете электронную почту, зависит от вашей работы, но лучше меньше, а в идеале не больше трех.
Этот подход по-прежнему позволяет вам контролировать свой почтовый ящик, но вы делаете это в удобное для вас время.
6. Удалите электронные отвлекающие факторы и станьте настоящим
Сколько раз на работе вы видели, как кто-то отвлекается на уведомление на своем мобильном телефоне или ноутбуке?
Уведомления на мобильных устройствах и ноутбуках отвлекают нас каждый день, но они также стали допустимым отвлечением.
В большинстве случаев вам не нужно немедленно реагировать на уведомление, даже когда мы считаем, что это необходимо. Это привычка, созданная технологиями.
Так не должно быть.
Пройдите все настройки уведомлений на своем мобильном телефоне и ноутбуке и оставьте включенными только важные. В большинстве случаев это должны быть только телефонные звонки.
Отключив эти уведомления, вы проверяете электронную почту, мессенджеры и т. д. в удобное для вас время, а не тогда, когда они приходят.
Вы также можете отключить подсчет чисел, который отображается в мобильных и настольных приложениях. Вам не нужно знать, сколько писем находится в вашем почтовом ящике одновременно, особенно если вы запланировали, когда будете проверять свою электронную почту.
Если вы оставите этот значок включенным, он отвлечет вас от работы и повлияет на ваше время.
Попробуйте несколько дней и убедитесь, что это положительно повлияет на ваш тайм-менеджмент. Окружающие также заметят изменения, поскольку вы будете гораздо больше присутствовать дома и на работе.
7. Включите таймер и углубитесь в свое внимание
Остановка задачи обычно происходит, когда вы закончили ее, потеряли интерес или отвлеклись. В среднем требуется 23 минуты, чтобы перефокусироваться, когда вы отвлеклись, поэтому вам нужно сделать все возможное, чтобы оставаться в этом сосредоточенном состоянии.[2]
К сожалению, потеря интереса и отвлечение внимания являются наиболее вероятными результатами проблем с тайм-менеджментом, поэтому установка таймера может иметь решающее значение.
Установив таймер, вы даете себе обещание, что не будете отвлекаться и заниматься чем-либо еще, пока не закончится этот таймер. Это небольшое обещание может оказать значительное влияние на ваше управление временем.
Вы можете попробовать разные промежутки времени, чтобы увидеть, что работает для вас, например, 25 минут, если вы используете технику помидора. 25 минут могут показаться недолгими, но, оставаясь полностью сосредоточенными в течение 25 минут, вы будете поражены тем, как много вы можете сделать.[3]
8. Узнайте, на что вы не должны тратить свое время
Каждый день мы тратим время на то, что мешает нам делать то, что мы должны делать, будь то отвлекающие факторы, такие как социальные сети, электронная почта или задачи, которые мы предпочли бы не выполнять, например еженедельный магазин или глажка.
Все эти трудоемкие действия могут показаться тривиальными, но все они складываются, когда дело доходит до тайм-менеджмента.
Вы можете подумать, что я должен сделать это, но есть техника под названием «Список того, что нельзя делать», которая может помочь.
Речь идет не только о полной остановке неважных задач. Это также может быть связано с автоматизацией или делегированием задачи.
Так как же составить список дел, которые нельзя делать?
Во-первых, потратьте 10 минут на то, чтобы записать все, что на самом деле не приносит вам пользы или не помогает достичь того, чего вы действительно хотите (например, просмотр телевизора, социальные сети, покупка продуктов, уборка дома)
Далее поместите каждое из них под заголовком «Автоматизировать», «Делегировать» или «Устранить».
Автоматизация может быть для вашего еженедельного магазина, теперь вы пользуетесь услугами компании, которая доставляет ингредиенты и рецепты к вашей двери.
Делегат может получать уборщицу каждую неделю.
Eliminate может означать прекращение включения телевизора, как только вы вернетесь с работы.
После того как вы создали свой список дел, которые нельзя делать, обязательно повторяйте этот процесс раз в месяц.
Каждый месяц вы будете получать часы назад, о которых даже не подозревали.
9. Наведите порядок в мозгу, чтобы максимизировать концентрацию
Наш мозг обрабатывает тысячи мыслей каждый день; к сожалению, многие из них являются действиями, которые мы не можем выполнить в данный момент.
Беспорядок в голове влияет на наше управление временем, поскольку мы не можем сосредоточиться на этих выдающихся действиях в голове.
Вот простой способ навести порядок в голове:
Повсюду носите с собой небольшой блокнот и ручку. Он должен быть достаточно маленьким, чтобы поместиться в карман или сумку, и должен быть легко доступен. Каждый раз, когда мысль или действие приходят вам в голову, когда вы находитесь вне дома, записывайте их.
Это может быть идея, что-то вдохновляющее, действие, когда вы вернетесь домой, что угодно.
Тогда все, что вам нужно сделать, это запланировать время, чтобы убедиться, что вы выполняете все эти заметки. Раз в несколько дней достаточно.
Записывая задачи на бумагу, а не позволяя им накапливаться в вашем мозгу, вы можете свободно работать над тем, что важно в данный момент, в сосредоточенном состоянии.
10. Давать обещания другим
Если бы вы дали обещание себе или другу, как вы думаете, какое из них вы, скорее всего, сдержите?
В большинстве случаев это будет обещание, данное другу.
Вы можете использовать это в своих интересах, поделившись своим обязательством выполнить задачу или проект с другом.
Расскажите другу, чего вы хотите достичь, почему и к какому сроку. Затем попросите их связаться с вами на разных этапах, пока вы не сказали, что завершите проект.
Работая над проектом, вы будете помнить об этом обещании, которое дали другу. Это обещание, которое вы дали, побудит вас сосредоточиться и максимально использовать время, которое у вас есть, чтобы завершить этот проект.
Итог
Все эти советы требуют не более чем немного вашего времени каждый день, но время, которое вы сэкономите при использовании этих подходов, будет значительным.
Поместите напоминания в свой дневник, чтобы помнить об этих советах, поскольку, как только вы начнете практиковать их регулярно, они станут привычками.
Их можно использовать по отдельности, но они намного мощнее, когда используются вместе.
Со временем окружающие будут спрашивать вас, как вы находите время, чтобы успевать так много за день!