Одним из самых мощных инструментов, которые мы можем использовать для повышения личной продуктивности, является стандартизация задач и процессов. В этом нет ничего нового, но он стал частью широко разрекламированной производственной системы Toyota как способ снижения затрат на производство автомобилей. Классический пример сотни лет назад - это то, как железные дороги придумали стандартный интервал или расстояние между двумя параллельными рельсами, составляющими железную дорогу. Прежде чем они это сделали, каждый вагон нужно было разгрузить и перегрузить в вагон другой колеи для каждой железной дороги, по которой он ехал.
Однако чрезмерная стандартизация - это тоже плохо. Генри Форд понял это, когда отказался вводить новые стили и цвета, когда люди начали терять интерес к его автомобилям Model T, которые в его время производились миллионами. В то время он делал их только черными. Не пытайтесь прийти на свидание со стандартной повесткой дня и представить хорошо организованные и подробные списки. Насколько особенными вы заставляете их чувствовать себя, когда записываете их на определенное время? Или если вы берете их в один и тот же ресторан все время? Или если бы вы подобрали свою девушку в одном из черных автомобилей Ford Model T?
Итак, где мы проводим черту? Ответ на вопрос, насколько вы должны стандартизировать, на самом деле довольно прост: стандартизируйте столько, сколько это практически возможно, пока вы и другие заинтересованные стороны (клиенты, друзья и т. д.) извлекаете больше пользы от стандартизации, чем от конкурирующей инновации. В случае с клиентом, если у вас есть стандартный, скучный продукт, он может обратиться в другое место за чем-то более захватывающим. То же самое верно и для свидания. Существует несколько областей или способов стандартизации. Список вещей, которые, вероятно, следует стандартизировать для повышения производительности:
- процесс ежедневного и еженедельного планирования,
- системы сбора и ответа на электронную почту и корреспонденцию,
- время сна, упражнений и приема пищи (ваше тело любит эти вещи),
- постановка целей и обзоры,
- бизнес-инструменты, включая программное обеспечение, ноутбуки, карманные компьютеры и т. д., чтобы не было больших потерь в том, чтобы возиться с этими вещами, чтобы заставить их работать,
- список ежедневных дел и поиск способов более эффективно выполнять их,
- время отдыха и развлечений,
- подготовка к любому виду соревнований.
Люди, слишком озабоченные аспектами стандартизации, могут стать настоящей проблемой. Брать семью на семинар по продуктивности GTD в отпуске, вероятно, не лучшая идея. Теперь давайте посмотрим, что нужно изменить для повышения производительности. Следующий список вещей следует решать с инновационным мышлением:
- чтение (а также аудио и видео) материалов, поскольку ограничение источников может привести к застою,
- отношения - продолжайте пробовать что-то новое, чтобы они оставались интересными и творческими
- упражнения сами по себе, поскольку постоянное выполнение одних и тех же упражнений дает меньше, чем изменение режима,
- личные и профессиональные сети, потому что знакомство с новыми людьми в разных областях может значительно расширить опыт и перспективы,
- мода (чрезмерная стандартизация может привести к проблемам),
- отпуск должен быть разнообразным и интересным,
- признание, признательность и выражение благодарности,
- места, куда вы ходите на свидания или супруга, и чем вы занимаетесь.
Способы определения пределов того, насколько далеко вы должны зайти в стандартизации, не всегда легко узнать. Мы должны быть осторожны, чтобы не предполагать. Неконтролируемая стандартизация может привести к тому, что вы будете видеть на каждой кофейной кружке в офисе чье-то имя, а некоторые будут одеты в один и тот же костюм каждую среду. Это говорит о том, что ваш офисный опыт становится банальным. Человек в костюме, вероятно, понятия не имеет, что это проблема, и правильно полагает, что это практично. Другой пример: парень, который приносит домой розы каждый раз, когда облажается, не кричит об искренности. Есть несколько простых способов узнать, где находятся подходящие ограничения, например:
- спросите кого-нибудь, знакомого с рутиной, как она проявляется. При правильном обращении люди, вероятно, не знают об этом с самого начала. Например, тот, кто всегда приходит на встречу вовремя, выделяя дополнительные пять минут на дорогу, скорее всего, не встретит возражений.
- тестирование новой процедуры перед ее полной реализацией.
- разработайте четкий и предпочтительно измеримый показатель успеха, чтобы, если что-то работает, его можно было продолжить или прекратить.
- решите, добавляет ли это ценность. Если стандартизированная рутина становится кошмаром, ее следует переоценить.
Независимо от того, производите ли вы автомобили или выбираете свидание в одном из них, знайте, где должны быть пределы стандартизации по сравнению с инновациями. Стандартизируйте везде, где это целесообразно, но не переусердствуйте, иначе все пойдет не так. Используйте эту стратегию, чтобы максимизировать продуктивность, не теряя спонтанности. Вероятно, Генри время от времени подбирал свою жену Клару в черной модели T, но она вышла за него замуж до того, как он ее изобрел, так что, возможно, это не имело большого значения. Тем не менее, появление в Model T, чтобы выбрать дату сегодня, может быть отличным открытием. Просто знайте, где провести черту.
Питер Пол Русен и Тацуя Накагава являются соучредителями Atomica Creative Group, специализирующейся на стратегическом маркетинге продуктов. Благодаря передовым знаниям и исследованиям, разумному стратегическому планированию и эффективному управлению проектами Atomica помогает компаниям добиваться больших успехов в выводе на рынок новых продуктов и совершенствовании существующего бизнеса. Они стали соавторами книги Overcoming Inventoritis, которая теперь доступна.