Вы весь день заняты бесконечными делами? Вам постоянно не хватает времени?
Если да, возможно, вы не используете свое время наилучшим образом. Вероятно, у вас слишком много отвлекающих факторов, замаскированных под «задачи». И именно эти задачи съедают ваше время и энергию.
Например, считаете ли вы себя сверхпродуктивным, когда проверяете электронную почту или сидите на совещаниях? Вы можете так подумать, но, в конце концов, многого ли вы действительно достигли?
К счастью, как вы скоро увидите, можно исключить (или, по крайней мере, уменьшить) неважные вещи, чтобы освободить место для задач, которые имеют реальное значение и приносят потрясающие результаты. Однако, прежде чем мы перейдем к этому, давайте кратко рассмотрим, что происходит, когда мы уделяем слишком много времени маловажным задачам.
Прокрастинация, закон Паркинсона и многое другое
Прокрастинация
Оксфордский словарь описывает прокрастинацию как: «Действие по задержке или откладыванию чего-либо». Очевидно, что это не та черта, с которой ассоциируются успешные люди.
Справедливости ради, время от времени мы все виновны в прокрастинации. На самом деле это становится проблемой только тогда, когда прокрастинация становится нашим способом работы по умолчанию. Я уверен, что у вас были такие коллеги. Какой бы задачей или проектом они ни занимались, они постоянно находят причины и отговорки, чтобы не начать.
Возможно, вы не из тех людей, но
Держу пари, вы не чувствуете, что откладываете дела, когда работаете над задачами с низким уровнем воздействия или низкой отдачей, такими как проверка электронной почты. Я знаю это, потому что я тоже когда-то был таким! Я отчетливо помню, как чувствовал себя продуктивно, когда работал над такими задачами, хотя они никогда не приводили меня к чему-то стоящему.
Мне потребовались годы, чтобы понять это, но сосредотачивать время и энергию на неважных задачах с низким уровнем воздействия - это форма прокрастинации. Это потому, что, если быть честными с самими собой, легче заниматься техническим обслуживанием, чем решать более крупные и важные задачи и задания.
Закон Паркинсона
Закон Паркинсона гласит, что ваша работа увеличивается в соответствии с тем количеством времени, которое у вас есть для нее. В своей предыдущей работе я обнаружил, что этот закон особенно верен для задач с низким уровнем воздействия.
Почему так?
Ну, ваша лимбическая система (нервы и сети в мозге, которые контролируют побуждения и эмоции) так сопротивляется работе над более сложными задачами с наивысшей отдачей, что маловажные задачи, поддерживающие вашу работу почти служить рабочим «треском» или рабочим леденцом. Другими словами, вы чувствуете себя продуктивно, когда работаете над ними. Это понятно, поскольку вы, скорее всего, очень заняты. Но, как я уже говорил ранее, постоянная занятость маловажными задачами означает, что вы не сможете сделать ничего примечательного.
Нет заказа
Утро понедельника, вы устали и только что пришли в офис. Вы берете крепкий кофе, подходите к своему столу, входите в свой компьютер и начинаете работать. Однако вы сразу же попадаете в распространенную ловушку продуктивности, которая мешает людям достигать своих целей, а именно, вы не можете выделить время для расстановки приоритетов или планирования. Из-за этого вы, вероятно, закончите тем, что будете работать над целым списком неважных задач, прежде чем доберетесь до действительно важных задач.
Например, сколько раз первым делом утром вы просто просматриваете электронные письма (и сплетни от ваших коллег)? Ответ, вероятно, - много! Это может показаться способом разогреться перед настоящей работой, но в большинстве случаев вы просто обнаружите, что потеряли час или больше, так ничего и не добившись. Вы можете даже обнаружить, что к тому времени, когда вы перехватите электронные письма и сплетни, вас позвали на встречу. А к моменту окончания встречи вы, вероятно, уже пропустили дедлайн завершения проекта.
Корпоративная культура и страшные встречи
Не знаю, как вы, но предыдущие места, где я работал, привели меня к пониманию того, что: люди любят устраивать встречи для обсуждения, презентации, поиска решений и т. д.
Но во многих случаях эти встречи могут быть не лучшим использованием вашего времени или времени других людей.
Несмотря на то, что некоторые встречи важны, средний сотрудник тратит на них невероятное количество времени: 37 процентов времени среднего офисного работника тратится на встречи. (Шокирующая статистика!)
Кроме того, опрос 150 руководителей высшего звена показал, что они считают 28% совещаний ненужной тратой времени. (Я бы сказал, что для большинства сотрудников эта цифра превышает 50 процентов, потому что руководителей высшего звена не приглашают на самые бессмысленные встречи!)
Непродуктивные встречи противоположны высокодоходным задачам, таким как работа над проектами. Эти встречи отнимают у вас массу времени, но практически не влияют на вашу работу.
Последствия
Все в жизни имеет последствия. И это включает в себя ваш подход к работе.
Если вы тратите много времени на ненужные задачи - то больших результатов не увидите. На самом деле, ваша продуктивность, скорее всего, в лучшем случае останется на прежнем уровне. Конечно, причина этого очевидна: вы не делаете свою лучшую работу, потому что ваше время было потрачено на то, чтобы закончить эти бесконечные задачи с низкой отдачей. Вот грустная часть об этом. Вы можете обнаружить, что отстаете от остальных (например, своих сверстников, коллег), потому что ваша производительность становится все ниже номинала.
Итак, что вы можете сделать, чтобы решить эту проблему?
Мой взгляд на это
Раньше я увлекался маловажными задачами, теперь я уверен, что смогу помочь вам выбраться из этой ямы.
Во-первых, какой бы ни была ваша работа, будут задачи с низким уровнем воздействия, которые вы можете исключить.
Верно. Каждая отдельная задача поддержки или обслуживания в вашей работе может быть сокращена, делегирована или даже - в некоторых случаях - полностью устранена. После того, как вы лучше поймете, сколько времени и внимания вы тратите на эти задачи, вы откроете возможности для работы над тем, что я называю настоящими вещами!
Исходя из моего опыта, вот некоторые задачи с низким уровнем воздействия, которые вы сможете сократить или исключить:
- Повторяющиеся встречи с низкой отдачей.
- Телефонные звонки с низкой отдачей, продуктивное порно в социальных сетях и новостных сайтах и другие пожиратели времени.
- Задачи и проекты, которые не требуют вашего времени, уникальных талантов или навыков.
- Задачи и проекты, в которые вы вносите незначительный вклад, но которые поглощают уйму вашего времени.
Возьмем, к примеру, электронную почту.
В проекте Криса Бэйли «Продуктивность» он провел неформальный опрос, в ходе которого попросил нескольких друзей вести подсчет того, как часто они проверяли наличие новых сообщений электронной почты на работе каждый день в течение недели. Среднее между ними? Удивительный 41 раз!
Другое (и на этот раз более научное) исследование показало, что большинство людей проверяют свою электронную почту примерно каждые 15 минут, что в сумме составляет 32 раза за 8-часовой рабочий день.
Когда вы проверяете новую электронную почту 32 раза в день, это 32 раза, когда ваше внимание отвлекается от того, над чем вы должны работать. В таких условиях довольно сложно сохранять ясность ума. Электронная почта может быть жизненно важной задачей поддержки, но вы также не должны проверять ее 32 раза в день.
Вот как вернуть продуктивность в нужное русло
Запомнить
Простое ведение журнала рабочего времени позволяет вам лучше понимать, над чем вы работаете ежедневно. Но время - это только одна часть истории. Задачи с низкой отдачей также отнимают много вашего внимания.
После того, как вы определите эти задачи с низкой отдачей, подумайте о том, как часто вы сосредотачиваетесь на них в течение дня, ведя формальный подсчет в течение дня или двух.
Перечислите их в порядке того, сколько времени и внимания они отнимают. Например: ответы на электронные письма, посещение собраний, работа с документами, ведение календаря и т. д.
Возможно, у вас есть задачи типа обслуживания, подобные этим, которые поддерживают вашу реальную работу - почти каждый офисный работник на планете завален электронной почтой и его приглашают на слишком много встреч и мероприятий. Но, как я подчеркивал ранее, эти вспомогательные задачи можно сократить, делегировать или даже исключить. Вы можете это сделать - и вы обязательно должны это сделать!
Установить ограничения
Я считаю, что наиболее эффективным решением проблемы сокращения низкодоходных задач поддержки является осознание того, сколько времени и внимания вы тратите на эти задачи, а затем буквальное сокращение их путем установления ограничений.
Некоторые вспомогательные задачи в вашей работе отнимают непропорционально много вашего внимания, а не времени. Например, для ответа на большинство электронных писем требуется всего одна или две минуты, но когда вы проверяете свою электронную почту десятки раз в день, вам приходится бесчисленное количество раз переключаться с сосредоточения внимания на чем-то важном на сосредоточение на электронной почте.
Затраты на переключение, связанные с многозадачностью, могут быть огромными. (И не в хорошем смысле!)
Конечно, существует также неопределенность, связанная с тем, что вы не знаете, есть ли у вас новые сообщения, что влияет на ваше внимание. А еще есть частые оповещения по электронной почте, которые прерывают вас, когда вы на самом деле пытаетесь работать над чем-то более продуктивным.
Для таких задач, как электронная почта, я обнаружил, что лучший способ уменьшить их влияние на время и производительность - ограничить то, как часто я сосредотачиваюсь на них в течение дня. Я отключаю оповещения по электронной почте и проверяю электронную почту только в определенное время: утром, перед обедом и в конце дня.
То же самое касается встреч.
Не принимайте просто каждое приглашение на встречу, которое вы получаете. Вместо этого ограничьте количество совещаний, которые вы посещаете в неделю. Вы не только освободите время, чтобы заняться своей основной работой, но и в дальнейшем отучите коллег приглашать вас на ненужные встречи.
За вас
Пожалуйста, не позволяйте низкодоходным задачам снижать уровень вашей продуктивности к чертям собачьим. Начинайте каждый рабочий день, неделю и месяц с плана. Знайте, чего вы хотите достичь, и, сократив и исключив пустую трату времени, действуйте и достигайте их!
Уверяю вас, вы будете поражены ростом своей производительности, когда сосредоточитесь на больших вещах. Ваш начальник и коллеги посмотрят на вас новыми глазами. Они будут удивляться, как вам теперь удается так много успевать - за, казалось бы, так мало времени. Одно можно сказать наверняка. Ваша новая сверхпродуктивная трудовая жизнь со временем принесет вам солидные дивиденды. Это может быть повышение удовлетворенности работой, повышение заработной платы и даже продвижение по службе.
Как говорится, весь мир в ваших руках!