Иногда случается неизбежное: как бы усердно вы ни работали над своим проектом, вы не в состоянии уложиться в срок. Когда вы анализируете причины этого, вы замечаете, что существует внешняя зависимость, вызвавшая задержку. Особенно, если вы пытались реализовать этот проект для клиента, он/она может чувствовать себя недооцененным из-за пропущенного срока.
Что делает эту ситуацию еще более неприятной, так это тот факт, что вы знали, что выполнили свою часть работы должным образом, но задержка была вызвана внешним фактором. Неудивительно, что вы злитесь, когда возникает такая ситуация. Тем не менее, вы должны проверить реальность и встать перед зеркалом.
Теряя импульс
Когда вы работаете самостоятельно и нет никаких взаимодействий или зависимости от других людей, все довольно просто: вы просто отвечаете перед собой, если пропустите срок, установленный для завершения вашего проекта.
Однако совсем другое дело, когда ваш проект зависит от других людей. Тогда дело не только в вас, и если вам удастся выполнить свою работу вовремя - вклад других также влияет на проект и на то, будет ли он завершен вовремя, чтобы уложиться в конкретный срок.
Основной причиной разочарования в этой ситуации является то, что согласованный вклад не доставлен вовремя. Или, если они свяжутся с вами, они не соблюдают первоначальные согласованные сроки. Это может иметь серьезные последствия для продвижения вашего проекта. В худшем случае ваш проект может даже полностью остановиться, пока не будет сделан внешний вклад.
Не обвиняйте других
В конечном итоге такие проблемы возникают из-за неэффективного делегирования и коммуникации. И как бы вам ни хотелось обвинить других в том, что проект тормозит, вам также стоит взглянуть на себя в зеркало.
Спросите себя: эффективно ли вы делегировали полномочия? Была ли делегированная работа правильно расставлена по приоритетам? Было ли ваше общение понятным? Когда вы ожидали, что другие вернутся к вам? Вы следили за прогрессом?
Итак, хотя другие могут выполнять часть работы, в конечном счете именно вы несете ответственность за то, чтобы взять на себя ответственность и максимально предотвратить возможные задержки.
Сосредоточьтесь на правильном делегировании
Чтобы лучше понять зависимости вашего проекта, сядьте на минутку и просмотрите все возможные сценарии, где требуется помощь со стороны: Это графический дизайн? Это корректура? Это настройка вашего сайта WordPress?
Соберите все зависимости в список и лучше поймите, что и когда необходимо, чтобы проект продолжал успешно развиваться.
Далее расставьте приоритеты делегаций. Выполнение делегированной работы как можно раньше предотвращает самые неожиданные задержки в вашем проекте.
Когда вы начинаете делегировать полномочия, общение также играет ключевую роль. Четкое выражение того, что вы хотите и к какому времени, сокращает все ненужные предположения, и все находятся на одной линии, когда дело доходит до заданий и сроков.
Также старайтесь работать с надежными партнерами. Иногда вам, возможно, придется работать с кем-то, кого вы раньше не знали. Однако, если это возможно, выберите кого-то, с кем вы уже знакомы и кому доверяете. Это снижает вероятность возникновения ситуаций, когда работа не выполняется в оговоренные сроки.
Наконец, подготовьте запасной план для своей работы, если все пойдет не так, как ожидалось. Таким образом, вы можете сосредоточиться на чем-то другом, пока внешний вклад не будет сделан.
Запустите свой проект без задержек
Вот шаги, чтобы избежать задержек в вашем проекте и правильно делегировать рабочую нагрузку. Цель здесь - свести к минимуму потери времени и максимально эффективно делегировать полномочия.
- Садитесь. Назначьте встречу с самим собой и составьте список всех зависимостей (для других людей), которые существуют в вашем проекте. Это поможет вам выстроить правильный порядок выполнения задач вашего проекта.
- Имейте план Б. Разработайте свой план Б на случай задержек в вашем проекте. Например, если графический дизайнер, работающий над логотипом вашей компании, заболел и ближайшие полгода будет на больничном, что вы будете делать в этой ситуации? Крайне важно планировать заранее, чтобы лучше подготовиться к неожиданным неудачам.
- Выбирайте надежных партнеров. С кем вы уже работали? Есть ли хороший и надежный веб-дизайнер, который мог бы сделать дизайн за вас? Есть ли у вас предпочитаемый человек, который делает вашу корректуру? Попробуйте работать с этими людьми, если это возможно. На самом деле, постарайтесь иметь центральное место для ваших доверенных внешних сотрудников (например, в Evernote). Таким образом, вы можете легко найти подходящего человека для работы. С другой стороны, если вам нужно найти кого-то нового для работы (например, через Elance, Fiverr или oDesk), попробуйте сначала изучить пользовательский опыт и отзывы, прежде чем выбирать своего профессионала.
- Расставьте приоритеты в работе с зависимостями. Как только вы узнаете о зависимостях, пришло время расставить приоритеты в списке задач вашего проекта. Если возможно, постарайтесь избавиться от этих делегированных задач как можно скорее. Если ваш вклад требуется, прежде чем задача может быть делегирована, убедитесь, что вы позаботились о тех задачах, которые находятся в верхней части списка задач.
- Общайтесь четко. Поручая работу, давайте сразу достаточно информации для наемного работника. Нет ничего более неэффективного, чем давать слишком мало подробностей тем, с кем вы работаете, что приводит к ненужной переписке по электронной почте. Это, в свою очередь, вызывает задержки, поскольку другой человек не может продолжать свою работу. Кроме того, предоставьте необходимую информацию в четко сформулированной форме. Например, если есть крайний срок, который должен быть соблюден, четко сообщите об этом, чтобы другой человек не делал ложных предположений о том, когда работа должна быть возвращена.
- Выполняйте надлежащие последующие действия. Делегирование - это гораздо больше, чем просто назначение задачи, это также и последующие действия. Вы действительно знаете последний статус вашей задачи? Это действительно будет сделано в срок? Чтобы автоматизировать следующее, используйте такие сервисы, как follow-up.cc или FollowupThen, чтобы легко управлять последующими действиями. Вы также можете использовать свой календарь или приложение списка задач (если оно у вас есть), чтобы установить напоминания.
- Знайте каналы эскалации. Знаете ли вы, что делать, если вы не получаете работу обратно своевременно? Знаете ли вы, кому вы эскалируете проблему, если работа не сделана? Например, в Elance есть разные уровни разрешения споров. Постарайтесь определить эти каналы заранее - на случай, если все станет сложнее.
Вывод
Как видите, иногда задержки вашей работы связаны с другими сторонами, работающими над вашим проектом вместе с вами. Большую часть этих задержек можно предотвратить, заранее планируя, расставляя приоритеты и четко формулируя задачи. Несмотря на то, что задержки могут быть вызваны другими людьми, в конечном счете ваша задача - свести эти задержки к минимуму, насколько это возможно.
Теперь ваша очередь:Как вы справляетесь с зависимостью от других людей, работающих над вашим проектом? Как вы следите за тем, чтобы задачи, которые делают другие, выполнялись вовремя?
Поделитесь своими комментариями и советами ниже.