Последняя функция GMail, Priority Inbox, была развернута на этой неделе с большой помпой на фоне заявлений Google о том, что она ускорит обработку электронной почты и уменьшит информационную перегрузку. Тот факт, что он не дает никаких результатов, несмотря на использование новейших секретных технологий, может помочь всем нам извлечь важные уроки из эффективного управления электронной почтой.
Google говорит, что его внутреннее тестирование показало, что инструмент экономит среднему человеку около 6 минут в день.
Трудно понять, как это сделать, когда вы понимаете, что все, что делает инструмент, это перетасовывает вашу электронную почту в папке «Входящие». Чтобы провести простую аналогию, представьте, что ваш почтальон доставляет вашу почту двумя партиями (при условии, что вся нежелательная почта была выброшена). Одна партия перевязана веревкой и помечена как «высокий приоритет». Другая партия находится в небольшой коробке и помечена как «низкий приоритет».
Хотя это была бы хорошая услуга, она вряд ли даст какую-либо экономию времени или усилий. Начнете ли вы с элементов с высоким или низким приоритетом, вряд ли это повлияет на конечный результат - каждое письмо все равно должно быть открыто и прочитано, и должно быть принято какое-то решение относительно содержащейся в нем информации.
Он также мог кодировать его цветом, располагать по алфавиту и сортировать по весу, почтовому индексу и размеру, ну и что?
По окончании всей этой деятельности у вас останется столько же времени, чтобы обработать всю партию. Если это немного похоже на то, что моя мама называла «играть с едой перед едой», то так и должно быть, потому что это все; мягкое утешительное удобство, которое не имеет значения ни во времени, которое требуется для обработки вашей электронной почты, ни в реальных проблемах информационной перегрузки.
Вот что, вероятно, произошло: кучка гуглхедов села и сообразила, что они могут применить технологию, используемую в фильтрации спама, к проблеме сокращения информационной перегрузки путем сортировки пользовательских почтовых ящиков. Никто не пошел на следующий шаг, чтобы задать очевидный вопрос: «Какую новую привычку или изменение поведения мы пытаемся продвигать?»
Когда вы смотрите на это с этой точки зрения, легко увидеть, что новый инструмент может способствовать развитию некоторых вредных привычек. К настоящему времени все знают, что нулевая папка «Входящие» лучше, чем папка «Входящие», заполненная десятками тысяч сообщений. Тем, кто не проявляет осторожности, функция «Приоритетные входящие» упростит обработку писем с наивысшим приоритетом, оставив письма с низким приоритетом томиться «на потом». Это приведет к еще большей перегрузке электронной почты, как показано в этом примере.
В среднем работающий профессионал получает более 140 электронных писем в день, и давайте представим, что 20 из них имеют высокий приоритет. Остается 120 писем с низким приоритетом, которые будут игнорироваться в любой день. На следующий день, если те же действия повторяются, это количество непрочитанных писем с низким приоритетом увеличивается до 240, а затем до 360 на следующий день. «Работать только с электронными письмами с наивысшим приоритетом» - это именно та привычка, которую должна была исправить концепция Zero Inbox, и побуждающая пользователей накапливать электронную почту в своем почтовом ящике.
Обычный пользователь Gmail Priority Inbox вполне может сделать хуже себе и другим просто потому, что Google не выполнил свою домашнюю работу и точно не выяснил, какие новые привычки они просят пользователя адаптировать.
К счастью для нас, из всего этого можно извлечь несколько полезных уроков.
1. Сначала привычка, потом технология
Каждый день к нам приходит все больше новых технологий, и не стоит оценивать их ценность для нас на основе того, кто их создал, насколько они увлекательны или насколько хорошо они работают. Вместо этого нам нужно сосредоточить свое внимание на наших привычках и спросить себя: «Каким полезным изменениям привычек будет способствовать эта новая технология?» и «Могу ли я внести необходимые изменения в привычки?» Только тогда мы должны смотреть на технологию, которая поможет нам. Слишком часто мы делаем все наоборот, решая использовать новую технологию и оставляя привычки разбираться сами. Посмотрите на проблему с текстовыми сообщениями во время вождения на наших дорогах, которая является прекрасным примером плохого изменения привычки, основанной на технологиях.
2. Сначала производительность, потом удобство
Когда мы оцениваем инновации, легко отвлечься на крутой фактор. Мобильное телевидение, например, становится реальностью, но трудно представить, что кто-то будет более продуктивным, потому что носит с собой телевизор на каждую встречу, беседу и семинар. Мы должны быть безжалостными со своим вниманием и следить за тем, чтобы инструменты, которые мы используем каждый день, действительно делали нас более продуктивными, а не добавляли удобства там, где они не нужны.
3. Сначала сосредоточенное внимание, потом отвлечения
Многие исследования показывают, что наша лучшая работа достигается за счет спокойной сосредоточенной деятельности, а не за счет случайных пингов, звонков, гудков и вибраций. Нам нужно выбирать инструменты и устройства, которые помогут нам управлять своим вниманием, чтобы мы хорошо работали, а не те, которые предназначены для того, чтобы уводить нас от того, что важно, к другим вещам, которые привлекают наше внимание просто потому, что мы позволяем этому.
Инновациям, которые появляются на нашем пути, нет конца, и остаток нашей жизни будет наполнен все более захватывающими прорывами. Будет больше «Входящих сообщений о продуктивности», которые привлекут внимание прессы, поскольку каждая компания расширяет границы, чтобы заработать больше денег.
Однако все эти инновации должны быть отфильтрованы, прежде чем их можно будет применить к нашим индивидуальным обстоятельствам, и мы должны быть теми, кто решает, как повлиять на наши привычки, производительность и внимание, чтобы мы в итоге получили конечные результаты. мы хотим во всех сферах нашей жизни.