Хотя сегодня большинство людей общаются по электронной почте или по телефону, все же есть случаи, когда полезно знать, как написать официальное письмо. Возможно, вам потребуется отправить официальный запрос в компанию, сообщить клиенту о важном вопросе или подать заявление о приеме на работу. Когда вы пишете официальное письмо, начните с вашего адреса, затем с даты, адреса получателя (также известного как внутренний адрес) и вашего приветствия.
Шаги
Метод 1 из 3: обращение к знакомому
Шаг 1. Отформатируйте приветствие как Уважаемый (титул) (фамилия)
Официальные письма принято начинать со слов «Уважаемый». Слово «Уважаемый» передает теплоту и в то же время профессионализм, а его отсутствие делает письмо менее формальным.
Шаг 2. После начала приветствия используйте приветственный заголовок
После слова «Уважаемый» укажите любезный титул, например «мистер», «миссис», «доктор» или «мисс». Опускайте любезный титул только в том случае, если вы не уверены в половой принадлежности человека. Если вы не уверены в семейном положении женщины, используйте Ms., которое можно использовать вместо Miss или Mrs.
Шаг 3. Используйте фамилию человека в своем приветствии
Если вы хорошо не знаете человека и регулярно обращаетесь друг к другу по имени, используйте только фамилию получателя для приветствия. Например, ваше приветствие может быть таким: «Уважаемая мисс Белл» или «Уважаемый доктор Смит».
Если вы знаете имя человека, но не знаете его пол, вы можете использовать его полное имя вместо любезного титула, например «Дорогой Джейми Уайлд»
Шаг 4. Завершите приветствие двоеточием
Хотя точки с запятой и запятые являются обычным явлением для неофициальных писем, формальное приветствие всегда должно прерываться двоеточием. Окончательный вид вашего приветствия должен выглядеть следующим образом: «Уважаемый мистер Браун:» или «Уважаемый редактор:»
Метод 2 из 3: Использование общих приветствий
Шаг 1. Используйте общее приветствие, если вы не знаете получателя письма
Общие приветствия уместны независимо от того, кто получает письмо. Начните с «Для кого это может касаться:», если вы пишете письмо не для конкретного человека. Например, вы можете использовать это приветствие для письма, которое будет отправлено разным людям.
Шаг 2. Используйте Sir или Madam, если вы не знаете имя получателя
«Уважаемый сэр», «Уважаемая мадам» или «Уважаемый сэр или мадам» - все это вполне приемлемые приветствия для официального письма. Это немного более личное, чем общее приветствие.
Шаг 3. Используйте название должности получателя в приветствии, если вы его знаете
Для деловых писем, адресованных человеку определенной профессии, подумайте об использовании названия должности получателя в приветствии. Это свидетельствует об уважении к их позиции. Например, вы можете начать с «Уважаемый редактор:» или «Уважаемый директор по персоналу:»
Метод 3 из 3: форматирование письма
Шаг 1. Выберите между блочным форматом или форматом с отступом
Два наиболее распространенных формата официальных писем - это блочный стиль и стиль с отступом. В блочном стиле каждая часть буквы будет выровнена по левому полю. Стиль с отступом требует, чтобы вы делали отступ в начале каждого абзаца, а также в адресе отправителя, дополнительном закрытии и подписи.
Различия в них во многом зависят от предпочтений; однако сегодня в деловых письмах чаще используется блочный стиль
Шаг 2. Начните с вашего адреса
Это может быть ваш домашний или рабочий адрес, в зависимости от того, отправлено ли письмо от вашего имени или от имени вашей компании. Вы должны указать свой почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс, но не должны указывать свое имя.
- Если вы пишете письмо в блочном формате, ваш адрес должен быть выровнен по левому краю. Если вы используете формат с отступом, начните с одной табуляции справа от центрального поля.
- Номера телефонов и адреса электронной почты обычно не включаются в адрес отправителя, но они приемлемы.
Шаг 3. Включите дату на одну строку ниже адреса отправителя
Это должна быть дата написания письма. Между вашим адресом и датой должен быть пробел, а между датой и адресом получателя - 2 пробела.
Шаг 4. Начните адрес получателя с его имени
Двумя пробелами под датой введите имя получателя, включая его любезный титул, например мистер, миссис, мисс или доктор. Используйте тот же титул любезности, который использовался в приветствии.
Шаг 5. После имени получателя укажите его название компании и полный адрес
Если вы пишете деловое письмо, под именем получателя укажите полное название его компании. В личных официальных письмах можно не указывать название компании. Введите полный адрес. Как и в случае с адресом отправителя, он должен включать почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
Шаг 6. Включите линию внимания, если вы пишете в компанию
Если ваше письмо адресовано компании или определенному отделу, вы можете добавить линию внимания, чтобы направить письмо конкретному человеку. Это будет 2 пробела под адресом и 2 пробела над приветствием. Приветствие будет направлено в компанию или отдел.
Шаг 7. Напишите свое приветствие на одну строчку под адресом получателя
Приветствие - это приветствие, и, вероятно, первое, что прочитает ваш адресат. Приветствие должно быть выровнено по левому краю.
Примеры приветствия могут включать «Уважаемая миссис Уэллс:» или «Уважаемый профессор:»
Шаг 8. Следуйте за телом и закрытием письма
Если вы использовали формат блока, ваше тело, дополнительное закрытие и подпись будут выровнены по левому полю. Если вы использовали формат с отступом, текст будет выровнен по левому краю с каждым абзацем с отступом, а закрытие будет на одну табуляцию слева от центра, в соответствии с адресом отправителя.