Могу я открыть вам маленький секрет?
Умная работа заключается не в том, чтобы делать больше за меньшее время. Речь идет о том, чтобы делать меньше за большее время.
Запутался?
Позвольте мне объяснить: быть по-настоящему продуктивным - может быть, лучше сказать «эффективным» - это не значит бездумно бегать по списку дел. Речь идет о том, чтобы сначала быть осторожным с выбором задач, а затем выполнять задачи, которые имеют наибольшее значение.
Самое главное
Если я хочу, чтобы вы что-то вынесли из этого поста, так это следующее: используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы определить, какие задачи важны, а какие срочные, а затем действуйте в следующем порядке:
- Квадрант 1 - Срочные и важные задачи - они имеют решающее значение для вашего дня и должны быть выполнены немедленно. Подумайте о сердечном приступе или о ребенке в больнице.
- Квадрант 2 - Несрочные и важные задачи - Вы хотите проводить большую часть своего времени в этом квадранте. Подумайте о регулярных физических упражнениях или хорошем воспитании детей. Если вы регулярно тренируетесь, у вас меньше шансов получить сердечный приступ.
- Квадрант 3 - Срочные, но не важные задачи - К сожалению, в этом квадранте мы тратим впустую много времени. Думайте о «срочных» электронных письмах или постоянно отвечайте на SMS-сообщения. Они кажутся срочными, но на самом деле они просто отвлекают вас и отнимают весь ваш день.
- Квадрант 4 - Не срочно и не важно - это время простоя и развлечения. Вам нужно расслабиться, но постарайтесь запланировать их ближе к концу дня.
После того, как вы решили, какие задачи попадают в какой квадрант, вы можете использовать один из приведенных ниже приемов повышения производительности, чтобы работать со своим целевым списком дел.
1. Техника помидора
По сути, это разбивает ваши задачи на 25-минутные этапы и атакует вашу работу с интенсивным вниманием в течение этих отрезков времени. После каждого 25-минутного кусочка вы делаете 3-5-минутный перерыв. И через каждые четыре «помодоро» вы делаете 15-3-минутный перерыв. Вот и все. Идея здесь в том, что частые перерывы могут улучшить умственную активность.
2. Подход «Getting Things Done» (GTD)
При таком подходе задачи классифицируются двумя способами. По проектам (с которыми мы все знакомы) и по контекстам, которые представляют собой набор условий, необходимых для выполнения задач. Представьте себе: вам нужно записаться на прием к врачу, вызвать сантехника, чтобы починить ванную, и перезвонить своему бухгалтеру. Эти задачи, вероятно, попадут в проекты здравоохранения, обслуживания дома и финансов соответственно. Но все они будут выполняться из одного контекста - вашего телефона. Одним из преимуществ метода GTD является то, что он позволяет группировать задачи по контексту и продвигать несколько проектов вперед, используя «дескриптор контекста».
3. Обрабатывайте электронную почту пакетами
Электронная почта - одна из тех задач четвертого квадранта, которые действительно могут занять весь день. Не проверяйте почту слишком часто. Это прямой путь к катастрофе, когда дело доходит до производительности. Научите своих заинтересованных лиц ожидать от вас ответов в 10:00, 12:00 и 15:00 (используя сообщение об отсутствии на работе и/или сообщение в подписи электронной почты), а затем придерживайтесь этого времени. Вы удивитесь, как много «срочных» задач «решаются сами собой»!
4. Зарезервируйте свою творческую работу на утро
Если ваш день связан с творчеством или требует критического мышления, запланируйте это на утро. Для большинства людей утро - это их «лучшее время». Именно в это время вы, вероятно, получите лучшие прорывы и максимальную отдачу от творческих занятий. Сохраните административные задачи на потом в течение дня.
5. Спланируйте свой день накануне вечером, используя тайм-боксинг
Планирование задач накануне вечером дает вам эмоциональную дистанцию от перегруженности, которая неизбежно закрадывается в ваш напряженный рабочий день. Планируйте свои задачи в календаре, используя временные рамки, и придерживайтесь плана. Делайте исключения только в экстренных случаях!
6. Научитесь искусству говорить «нет»
Знаете, что делает Apple такой успешной? Они умеют говорить «нет». Они говорят «нет» сотням возможных конструктивных особенностей, которые они могли бы втиснуть в свои устройства, и свести их к самому необходимому. Они мастера ликвидации. Конечный результат? Простота формы и функциональности. Это подход, который вы должны использовать в своем списке дел. Сократите его до самого необходимого, а затем отправляйтесь в город сначала с этими задачами.
7. Используйте таймер (мне нравится витамин R для Mac)
Вот еще один очень важный секрет. Засекайте время во время работы. Установите себе агрессивные временные рамки. Думаю, вам понадобится час, чтобы написать эту статью. Попробуйте сделать это за 45 минут. Вы обнаружите, что это по крайней мере обострит ваше внимание.
8. Слушайте аудиоконтент во время бега или тренировки
По возможности пользуйтесь аудиокнигами. Ознакомьтесь с предложением Amazon Matchmaker, которое позволяет вам переключаться между чтением электронной книги и прослушиванием версии аудиокниги, сохраняя при этом свои закладки. Это потрясающий продукт, который часто предлагает бесплатные аудиокниги в дополнение к вашей существующей электронной книге по цене от 1,99 доллара США.
9. Развивайте ритмы концентрации и отдыха
В соответствии с техникой Pomodoro убедитесь, что вы определили ритм концентрации и отдыха. Я склоняюсь к более длительным рабочим сессиям и более коротким сессиям отдыха ближе к началу дня. По мере того как день подходит к концу, я обычно сокращаю рабочие сессии и делаю более длительные перерывы. Выработайте ритм, который подходит именно вам, и действуйте.
10. Проведите аудит своей продуктивности
Поэкспериментировав с Excel, рукописными заметками и несколькими другими методологиями, я обнаружил, что лучший способ отслеживать свое время - это установить на свой компьютер программу relaytime.com. Он автоматически отслеживает ваши действия, пока вы находитесь в сети. И если вы решите перейти на профессиональную версию (в настоящее время около 10 долларов в месяц), вы даже можете отслеживать свои действия в автономном режиме.
Вам нужно всего лишь отслеживать свою деятельность в течение месяца, чтобы провести аудит своей продуктивности. Этого достаточно, чтобы понять, как вы тратите свое время, и сравнить его с тем, как, по вашему мнению, вы тратите свое время.
Поверьте, вы будете удивлены.
11. Не многозадачность, Uni задача
Давайте развеем один из самых распространенных мифов о продуктивности. Многозадачность не работает. Несколько исследований продемонстрировали миф о многозадачности.
Многозадачность больше отвлекает, притупляет внимание и повышает уровень стресса. Его затраты намного перевешивают его преимущества.
12. Используйте свое утро как трамплин для достижения успеха
Знаете секрет отличников? Они используют утро, чтобы взбодриться в течение дня. К тому времени, как они добрались до полудня, они выполнили свои самые важные задачи. Они даже тренируются, читают или слушают вдохновляющие материалы (часто во время тренировки) перед тем, как начать свой день. Это повышает уровень их энергии и настраивает на успех.
Тон задают первые несколько часов дня. Что вы делаете, чтобы привести себя в порядок после пробуждения?
13. Определите свое лучшее время и избавьтесь от отвлекающих факторов в эти часы
Очень ясно делайте все то время, когда вы наиболее продуктивны. Большинство людей начинают свой путь примерно в 10 утра. Когда у вас лучшее время?
Кроме того, устраните отвлекающие факторы, чтобы в полной мере использовать свое прайм-тайм. Например, если вы обнаружите, что ваше прайм-тайм приходится на 10 утра, убедитесь, что вы не меняете электронную почту и избегаете встреч в это время.
Выделите это время в своем календаре и используйте его, чтобы сфокусироваться на лазере.
14. Разработайте ритуалы, которые ассоциируются у вас с высокой производительностью
Вы видели, как Рафаэль Надаль одержимо расставлял бутылки с напитками между сетами на Уимблдоне? Это пример высокоэффективного ритуала.
Ритуалы - это здорово, потому что они не требуют много размышлений и автоматически вовлекают вас в дизайн для высокопроизводительной работы. Я считаю, что это один из лучших способов достичь «потока».
15. Раз и навсегда остановите прокрастинацию
Одним из самых больших факторов, снижающих вашу продуктивность, является прокрастинация. Прокрастинация влияет на вашу продуктивность двумя способами. Во-первых, вы теряете время, когда прокрастинируете. Во-вторых, что более важно, откладывание задач часто обходится дорого. Например, если вы не тренируетесь регулярно, у вас больше шансов заболеть сердечным заболеванием или инсультом. Или, если вы позволите важным задачам накапливаться, вы потратите гораздо больше времени на тушение пожаров, которых у вас никогда не было бы, если бы вы выполнили задачи раньше времени.
Хотите побороть прокрастинацию? Используйте этот метод осознанности, чтобы осознать свои модели прокрастинации и преодолеть их.
То, чего вы достигаете, важнее того, сколько вы достигаете
В конце концов, важно не то, сколько задач вы выполнили, а сколько стратегически важных шагов вы сделали за день. Речь идет об определении наиболее важных пунктов в вашем списке дел и последующем применении этих инструментов для их выполнения в первую очередь. Слепое применение отличных инструментов повышения производительности к вашему списку дел похоже на использование тупого инструмента для разрезания стали. Вы зря тратите время.