Мы все были в ситуации, когда знали, что нам нужно провести трудный разговор на работе, требующий конструктивной обратной связи. Возможно, был пропущен важный срок, наблюдалось явное снижение производительности или кто-то явно ошибся. Большинство из нас избегают давать обратную связь, и разговор может отодвигаться снова и снова, тратя драгоценное время и деньги.
Доставлять конструктивную обратную связь сложно и неудобно для большинства людей, даже для высококвалифицированных лидеров. Тем не менее, предоставление и принятие обратной связи - один из наиболее важных ключей к успеху. Так почему же мы избегаем этих разговоров? Потому что мы так и не научились ими обладать.
Открытое, честное и прямое общение - это не тот навык, которому нас учат в школе. Не существует книги «Как вести трудные разговоры». 101. Как клинический психолог, специализирующийся на работе с парами, я вижу, насколько важно общение для поддержания процветающих отношений. Я понимаю, что хорошее общение - основа всех успешных отношений; как интимные отношения, так и рабочие отношения.
Ниже приведено 6-шаговое руководство по предоставлению конструктивной обратной связи:
Шаг 1: Ясность цели разговора
Первый шаг - четко определить цель беседы с обратной связью. Планируете ли вы увидеть изменения в производительности, просто рассказать о своих чувствах или получить извинения? Четко определите, что вы надеетесь получить от разговора. Будьте честны с самим собой относительно того, что вам нужно, что наиболее полезно для отношений и что наиболее полезно для организации. Четкое понимание цели также гарантирует, что вы разговариваете с нужным человеком.
«Я думаю, что очень важно иметь обратную связь, где вы постоянно думаете о том, что вы сделали и как можно сделать это лучше». - Илон Маск
Шаг 2: Приглашение
Назначьте время для разговора. Разговоры с обратной связью не предназначены для ведения в коридоре. Важно, чтобы обе стороны могли выделить достаточно времени и пространство, необходимое для диалога. Кроме того, необходимо уважать потребность обеих сторон во времени для обработки информации. Например, если вы отправляете отзыв, а получателю нужно время, чтобы обработать отзыв, прежде чем ответить, будет наиболее полезно организовать последующую встречу.
Шаг 3: Владение
Осознайте свою роль в создании ситуации. Когда вы моделируете ответственность за «слепые зоны», неудачи или ошибки, вы создаете основу для того, чтобы получатель сделал то же самое. Например, вы можете признать, что не знали, как поддержать своего сотрудника, и не знали о проблеме до тех пор, пока не произошла ситуация x. Не менее важно, чем владение своей ролью, владение своими эмоциями. Управляйте своими эмоциями, используя утверждения «Я». Например: «Я почувствовал разочарование, когда понял, что ваши показатели продаж существенно снизились».
Шаг 4: Открытая, честная, прямая обратная связь
Обратная связь, вращающаяся вокруг проблемы, никому не приносит никакой пользы. Это только усиливает беспокойство получателя и потенциально приводит к полной потере обратной связи. Разговор должен быть открытым, честным и прямым. Например: «Я почувствовал беспокойство, когда вы не присутствовали на двух последних совещаниях по вопросам стратегии в этом месяце. Это вызвало у меня вопросы о вашей приверженности компании».
Шаг 5: выслушайте, подтвердите и примите
При предоставлении обратной связи важно, чтобы обе стороны сохраняли непредвзятость и отвечали таким образом, чтобы выражать одобрение и принятие. Как только человек начинает защищаться, обратная связь становится неуловимой, и ценность разговора резко снижается. Предоставляя обратную связь, важно выслушать, подтвердить и принять точку зрения получателя. Заметьте, я не сказал «согласен». Это выглядит примерно так: «Я понимаю, почему X побудил вас совершить Y, я понимаю, что вы находились в состоянии сильного стресса/сталкивались с личной ситуацией/разочаровались.”
«Нам всем нужны люди, которые дадут нам обратную связь. Вот как мы совершенствуемся». - Билл Гейтс
Шаг 6: Четкий план движения вперед
Магия обратной связи заключается в том, что теперь все может измениться! Если обратная связь никогда не будет предоставлена, отношения закончатся, все останется прежним, бизнес умрет, а деньги будут потеряны. Если вы дошли до этого шага, это означает, что вы проделали тяжелую работу и теперь можете воплотить изменения в жизнь. Четкий план включает в себя признание обеих сторон относительно того, что они будут делать по-другому, чтобы предотвратить повторение ситуации, и как они будут нести ответственность за то, чтобы изменения произошли.
Хорошая новость в предоставлении обратной связи заключается в том, что чем больше вы это делаете, тем легче это становится. Помните, что предоставление и получение обратной связи - один из самых надежных способов открыть себя для масштабного роста.
Как отправитель обратной связи, ваша задача - моделировать открытость и стремление к росту, чтобы получатель мог принять обратную связь и внести необходимые изменения. Превосходство в предоставлении обратной связи поможет вам выделиться среди других и позволит вам достичь выдающихся отношений как в личной, так и в рабочей жизни.