Во время моего рабочего дня мне много раз приходилось делиться электронной почтой между несколькими людьми, чтобы увидеть, или делегировать электронную почту нужному человеку. Точно так же им может потребоваться пересылать электронные письма для меня. Обычно это включает в себя пересылку электронных писем, написание новых электронных писем, чтобы объяснить, о чем идет речь. Часто информация теряется из-за потока ответов и обмена электронными письмами между разными людьми, особенно если это групповая электронная почта. Контекст теряется, потому что он может быть заблокирован в чужом почтовом ящике, или вы только в середине разговора получаете копию. Другая ситуация, которая возникает, когда это возникает, - это когда кто-то уходит в отпуск, и с полученными электронными письмами необходимо действовать, но электронное письмо теряется в его почтовом ящике. Автоматическая пересылка всех электронных писем кому-то другому заваливает их электронной почтой, многие из которых могут не иметь к ним отношения. и что произойдет, если этот человек не болеет? Электронные письма остаются без ответа, или вы получаете длинную цепочку автоматически переадресованных писем.
Итак, я попробовал Grexit, инструмент для совместной работы по электронной почте, в своей учетной записи Gmail, чтобы попытаться решить эту проблему. Это инструмент, который позволяет вам обмениваться электронной почтой с помощью настраиваемых тегов и имеет центральный репозиторий для всех тех электронных писем, которыми обмениваются люди. Это означает, что если тег применяется к электронной почте, любой, у кого есть доступ к этому тегу, может увидеть электронное письмо. Полезно для разделения работы между отдельными лицами и между темами, с хорошим обзором того, кто что передает и как это продвигается.
Как использовать Grexit
После создания учетной записи и ее интеграции с моей почтой Gmail начать работу довольно легко. В конце каждого письма, которое я получаю, я вижу это поле
Нажатие на кнопку «Отправить в Grexit» открывает эти опции -
Это позволяет мне выбрать тег или создать новый тег. После того, как я отправляю его в Grexit, он сохраняется в репозитории. Репозиторий можно настроить для доступа на веб-сайте Grexit, это означает, что любой, кому вы предоставите доступ, сможет просматривать эти электронные письма. Вы можете контролировать, кто какие теги видит. Теги расположены слева от вашего Gmail.
Не засоряет ваш почтовый ящик
Одна полезная вещь о тегах заключается в том, что когда электронные письма передаются ему, они не все появляются в вашем почтовом ящике. Это было бы кошмаром, если бы это было так, на самом деле они сидят под тегом с отображаемым количеством непросмотренных сообщений. Он уже отделен, а это значит, что вам не нужно управлять своим почтовым ящиком. Можно создать несколько тегов, что означает, что у вас могут быть разные «почтовые ящики» для разных общих групп электронной почты.
Фильтры - ваши друзья
Настройка правил в Gmail может автоматически помещать электронные письма в общие ящики электронной почты, что означает, что вам не нужно их пересылать. Примером того, как это работает, является организация продаж. Люди могут отправлять электронные письма на адрес general [email protected]. Если вы создадите правило, которое помечает это электронное письмо общим тегом «лидеры продаж», тогда все в отделе продаж могут видеть это электронное письмо. Если вы настроите больше тегов для каждого продавца, когда кто-то поднимет это электронное письмо, они смогут изменить теги на свое собственное имя. Легко увидеть, кто обрабатывает какой запрос на продажу, и какие потенциальные клиенты не были приняты и нуждаются в обработке.
Если необходимо передать запрос на продажу, вся переписка по электронной почте сохраняется. Просто измените тег на новое ответственное лицо. Они увидят всю историю электронной почты. Делегирование и совместная ответственность за действия с электронной почтой намного проще с помощью Grexit. Таким образом, его можно использовать для управления проектами, назначая задачи по электронной почте и распределяя рабочую нагрузку с помощью тегов, а также для поддержки клиентов или просто для свободного обмена информацией.
Дисциплина и фильтры
Чтобы использовать его эффективно, важно, чтобы вы создали процесс того, как вы предполагаете, что это будет работать с соавторами по электронной почте. По этой причине я рекомендую использовать его с фильтрами, потому что это помогает сместить и автоматизировать процесс тегирования. Для управления рабочим процессом важно обрабатывать теги так, чтобы они назначались надлежащим образом.
Grexit - это инструмент, который может помочь вам в совместной работе и повысить эффективность работы с электронной почтой, избавляя от необходимости пересылать, копировать электронные письма и организовывать групповые электронные письма. Это помогает с рабочим процессом электронной почты и гарантирует, что нужные люди выполняют действия по электронным письмам, которые имеют к ним отношение, требуется немного дисциплины, чтобы получить максимальную отдачу от инструмента, и это убережет вас от потери важных электронных писем, которые в противном случае потеряться в копиях и пересылать электронные письма в цирк.
Раскрытие информации: мы искали такое решение и наткнулись на Grexit. Попробовав его некоторое время, Grexit предоставил нам обновление, чтобы мы могли тщательно изучить инструмент.