План проекта - это документ, который объясняет объем и цели крупного проекта. Он включает в себя всю необходимую заинтересованным сторонам информацию, такую как основные этапы проекта, сроки, рабочий процесс и смета затрат. Составление хорошего плана проекта требует тщательного предварительного планирования. Начните с определения цели проекта и разбивки этой цели на этапы и этапы. Затем рассчитайте сроки и стоимость каждого подэтапа. Наконец, представьте план проекта своей команде и внесите любые изменения, которые они предлагают.
Шаги
Часть 1 из 3: Организация рабочего процесса проекта
Шаг 1. Определите всех необходимых участников проекта
Заинтересованная сторона - это любой, кого проект затронет. Это длинный список людей, начиная от спонсора проекта и заканчивая отдельными сотрудниками, которые будут работать над ним. Есть несколько заинтересованных сторон, с которыми вы должны идентифицировать и общаться на протяжении всего процесса.
- Спонсор проекта - это физическое или юридическое лицо, предоставляющее средства для проекта. Обычно конечный результат принадлежит им. Обычно спонсор должен подписывать все важные решения.
- Команда менеджеров - это те, кто курирует проект. Обычно каждый член управленческой команды возглавляет подразделение, которое выполняет определенные задачи по завершению проекта.
- Конечные пользователи - это люди, которые будут использовать проект, когда он будет завершен. Например, посетители здания - это конечные пользователи. Обычно вы не встречаетесь с конечными пользователями, но вы должны учитывать их потенциальные проблемы при планировании проекта.
Шаг 2. Встретьтесь с заинтересованными сторонами верхнего уровня, чтобы выработать цели проекта
На этом этапе предварительного планирования выработайте четкое определение целей проекта, поговорив с заинтересованными сторонами. Необязательно встречаться со всеми заинтересованными сторонами, поскольку многие из них являются сотрудниками более низкого уровня. Но вам следует поговорить с заинтересованными сторонами на уровне руководства и собственности. С этим проектом вам придется оправдать их ожидания.
- Поговорите со спонсором проекта, чтобы понять его ожидания и разработать цели проекта. Начните с консультации с ними.
- Прежде чем составлять конкретные планы, познакомьтесь с руководством, чтобы понять бюджет, сроки, необходимые ресурсы и риски проекта. Если менеджеры высказывают какие-либо опасения по поводу проекта, отнеситесь к ним серьезно. Именно они должны выполнить проект и могут выявить потенциальные проблемы.
Шаг 3. Определите масштаб проекта, чтобы спланировать, как вы его завершите
Объем - предполагаемый результат проекта. Чего будет достигать этот проект, когда он будет завершен? Какие цели он будет решать? Четкое представление о масштабах проекта имеет решающее значение для планирования шагов, которые вы предпримете для достижения этих целей. Общаясь с важными заинтересованными сторонами, получите представление о предполагаемом объеме проекта.
- Например, объем проекта может заключаться в строительстве нового элитного многоквартирного дома. Все последующее планирование будет направлено на достижение этого конечного результата.
- Убедитесь, что объем проекта осуществим. Например, если спонсор хочет поехать на Марс в следующем году, это, вероятно, не управляемый объем. Поговорите со спонсором и проинформируйте его о том, что в настоящее время возможно, а затем определите объем, который вы можете удовлетворить.
- Если спонсор не совсем уверен в предполагаемом объеме проекта, помогите ему разобраться в этом. Поговорите с ними и с менеджерами проектов, чтобы прийти к выводу о том, к чему должен привести конечный результат.
Шаг 4. Разделите проект на ключевые этапы
После того, как вы определили объем, вы можете определить вехи, которые должна выполнить команда. Вехи - это большие задачи, которые выполняются в хронологическом порядке. Когда достигается одна веха, начинается другая.
- Если целью является строительство многоквартирного дома, важные этапы будут включать в себя покупку земли, получение разрешений на строительство, закладку фундамента здания, возведение каркаса и так далее, пока строительство не будет завершено. Определите все необходимые вехи, подобные этим.
- Составьте вехи в том порядке, в котором они должны быть выполнены. Например, нельзя заложить фундамент, пока у вас нет разрешения на строительство. Следите за тем, чтобы поток вашего проекта был организован таким образом.
Шаг 5. Проведите четкие линии связи между заинтересованными сторонами проекта
Коммуникация имеет решающее значение на протяжении всего процесса проекта. У разных людей и отделов должны быть четкие линии связи, чтобы каждый менеджер был информирован о ходе проекта. Прежде чем вы начнете писать план проекта, определите, кто отвечает за каждую задачу и кто кому подчиняется. Это поможет вашей команде работать более гладко и завершить проект вовремя.
- Частью этого рабочего процесса является обеспечение того, чтобы людей не беспокоили проблемы, не относящиеся к их отделу. Например, лицу, ответственному за благоустройство территории вокруг здания, не нужно знать, возникла ли проблема с телефонными линиями в здании, поэтому с ним не следует связываться, если такая проблема возникает.
- Запланируйте этот рабочий процесс коммуникации в своих планах проекта, чтобы все участники знали, к кому обращаться, если им понадобится информация.
Часть 2 из 3: Исследование бюджета и расписания
Шаг 1. Разбейте контрольные точки на подэтапы, чтобы оценить стоимость и график
Оценка затрат и сроков для больших задач затруднительна. Каждая веха, которую вы определяете, слишком велика для точной оценки затрат и графика. Разделите основные этапы на дополнительные этапы для завершения. Затем разработайте сроки и бюджеты для каждого подэтапа.
Если одной вехой является «Заложить фундамент здания», то в ней задействовано много подэтапов. Вы должны связаться с потенциальными подрядчиками, получить от них ценовые предложения, выбрать компанию, выкапывать землю, заливать бетон и так далее. При оценке учитывайте каждый из этих подэтапов
Шаг 2. Оцените стоимость каждого подэтапа, чтобы рассчитать общую стоимость проекта
С разбивкой основных этапов на подэтапы разработка сметы станет намного проще. Возьмите каждый отдельный шаг и исследуйте его потенциальную стоимость. Затем используйте эту информацию для расчета общей стоимости проекта.
- Если вы рассчитываете стоимость этапа «Закладка фундамента» многоквартирного дома, затраты, которые необходимо учитывать, включают в себя стоимость бетона и других материалов, разрешения на заливку бетона и стоимость рабочей силы для выполнения работ. Изучите среднюю стоимость каждого шага, чтобы составить смету. Используйте самую свежую информацию, которую вы можете найти, чтобы ваши цифры были точными.
- Если в вашей компании есть аналитики, которые работали над этими проектами раньше, проконсультируйтесь с ними по поводу этих затрат. Их работа - учитывать затраты по проекту.
- Разбейте смету на несколько различных форм. Составьте общую стоимость проекта, стоимость вехи и стоимость за месяц или квартал. Спонсорам проекта эта информация нужна для корректировки своих ожиданий и финансирования.
Шаг 3. Определите, какие подшаги зависят друг от друга
Во всех проектах есть этапы, которые нельзя выполнить, пока не будет выполнен предыдущий, что влияет на сроки и график проекта. Эти шаги зависят друг от друга, и задержка между зависимыми шагами задерживает весь проект. Другие шаги независимы и не обязательно зависят от других шагов, которые будут выполнены в первую очередь. Определите все подэтапы, которые зависят друг от друга, чтобы разработать точный календарь для проекта.
- Например, для нового здания требуется разрешение на строительство. Это означает, что никакая работа не может начаться, пока вы не получите эти разрешения, а все остальные шаги зависят от этого шага.
- После того, как в квартире началось строительство, нельзя начинать электромонтаж в доме, пока не будет построен фундамент. Тем не менее, вы можете начать озеленение снаружи, пока вы подключаете здание, поэтому эти две задачи не зависят друг от друга.
Шаг 4. Разработайте график для каждой вехи
Подобно тому, как вы разбили каждую веху на подэтапы, чтобы оценить стоимость, сделайте то же самое для разработки временной шкалы. Изучите нормальное количество времени, необходимое для каждого подшага. Используйте эту информацию, чтобы разработать график для каждой вехи и, наконец, для всего проекта.
- Также примите во внимание этап планирования. Например, получение разрешения на строительство в вашем городе может занять 6 месяцев. Это означает, что строительство не может начаться как минимум 6 месяцев.
- Однако пока вы ждете разрешения, вы можете начать переговоры со строительными компаниями. Затем, когда поступают разрешения, заключаются все договоренности о начале работ. Определите шаги, подобные этим, которые могут происходить одновременно, чтобы ускорить процесс.
- При оценке сроков проекта часто лучше немного переоценить. Таким образом, у вас будет передышка, если возникнут какие-либо неожиданные проблемы.
Шаг 5. Назовите любые потенциальные риски, которые могут повлиять на проект
Все проекты связаны с определенными рисками, о которых должны знать заинтересованные стороны. Они могут варьироваться от задержек в расписании до разрешения проблем, которые могут поставить под угрозу весь проект. Изучая бюджет и график, определите все риски, с которыми может столкнуться этот проект. Если возможно, представьте предложения, которые помогут преодолеть эти неудачи.
Например, если вы планируете строительный проект, одним из потенциальных рисков является рост цен на сырье и влияние на бюджет проекта. Вы можете предположить, что быстрая работа - лучший способ избежать этого риска. В качестве альтернативы вы можете предложить закупить определенные материалы заранее и хранить их, чтобы в рамках проекта не произошло неожиданного повышения цен
Часть 3 из 3: Представление плана вашего проекта
Шаг 1. Продемонстрируйте, как план соответствует ожиданиям вашего спонсора
Главный человек или люди, которых вы должны впечатлить планом проекта, - это спонсор. Если им понравится ваш план, они продолжат проект. В противном случае они могут вылететь, и вы можете потерять много денег. Начните с рассмотрения того, как этот план выполняет объем проекта.
- Объясняя свой план, используйте ясный, простой язык. По возможности избегайте жаргона, чтобы не было недопониманий и все были на одной странице.
- Четкие заявления вроде: «Я покажу вам три способа, которыми этот план достигает целей нашего проекта» лучше всего передают ваше сообщение.
Шаг 2. Объясните процесс разработки бюджета и сроков
Спонсоры и менеджеры захотят узнать, как вы пришли к своим оценкам. Будьте готовы кратко объяснить вашу процедуру. Во время объяснения назовите любые потенциальные переменные или риски, которые могут повлиять на эти прогнозы, и то, как проект может их учесть.
- Вам не нужно повторять все сделанные вами расчеты. Начните с представления оценки каждой вехи и кратко опишите, как вы пришли к такому выводу. Если кому-то нужна дополнительная информация, будьте готовы к более подробному рассмотрению.
- Объясняя бюджет, говорите кратко и прямо. Например, укажите: «Я рассчитал общий бюджет этого проекта в 15 миллионов долларов. Это включает 7 миллионов долларов на материальные затраты, 1 миллион долларов на разрешения, 5 миллионов долларов на оплату труда и 2 миллиона долларов на покупку земли. Я разработал эти оценки изучая нормальные затраты на строительство в этом районе в прошлом году. Я с радостью поясню эти расчеты, если кому-то нужны более подробные сведения ».
Шаг 3. Предоставьте полную копию плана проекта всем заинтересованным сторонам
Вы не будете читать весь план проекта дословно на собрании, и некоторым заинтересованным сторонам может потребоваться дополнительная информация. Предоставьте полную копию вашего отчета каждой заинтересованной стороне в электронном или бумажном виде. Дайте им достаточно времени, чтобы просмотреть его и вернуться к вам с предложениями.
- Если у вашей команды есть общая облачная папка или используется коммуникационное программное обеспечение, загрузите план сюда. Также распечатайте несколько бумажных копий, чтобы принести их на собрание.
- Ваши заинтересованные стороны могут захотеть получить сводку информации без всего отчета. Раздайте раздаточный материал, отражающий все основные моменты вашего плана.
Шаг 4. Запросите отзывы и исправления
Пересмотр плана проекта - нормальная часть процесса. Вероятно, что по крайней мере одна заинтересованная сторона предложит изменения к плану проекта. Спросите у команды отзывы или критику. Если кто-то предлагает изменение, сообщите об этом всей команде. Если они согласны, внесите изменения в план.
- Заявление: «Я уверен, что я исчерпывающе изучил этот план проекта, но я приветствую любые отзывы или предложения» показывает, что вы довольны разработанным планом, но при этом достаточно гибки, чтобы работать с командой.
- Серьезно относитесь к опасениям руководителей проектов. Именно они должны выполнить проект, и если они считают, что одна из ваших оценок нереалистична, вам следует подумать о ее пересмотре.