Перегрузка электронной почты! Многие люди в бизнесе получают больше писем, чем могут обработать. Чтобы ваши деловые электронные письма были хорошо приняты, вам необходимо сделать их четкими, краткими и действенными. Кроме того, использование соответствующего формата и знание того, что следует включать в деловую электронную почту или исключать из нее, может помочь вам и вашей компании в создании и поддержании профессионального присутствия.
Шаги
Часть 1 из 3. Составьте четкое, краткое и действенное сообщение
Шаг 1. Кратко опишите электронное письмо в теме из 6-8 слов
Важно убедиться, что вы указали тему, поскольку электронное письмо без темы может быть проигнорировано. Тема должна быть краткой и по существу, и в ней должно быть подчеркнуто главное сообщение электронного письма. Идеальный предмет дает читателю все, что ему нужно знать, или информирует, что ему нужно принять решение. Люди, получающие сотни писем в день, могут открывать письма только с особо интересными темами. Обязательно помещайте в тему в первую очередь самые важные слова, потому что на мобильном устройстве тема может быть не видна целиком. Идеальная тема - 6-8 слов, персонализированная для получателя.
-
Примеры хороших строк темы электронного письма
- Маркетинговая встреча 7.06 в 15:00. Вы можете присутствовать?
- Принтер сломался. Могу ли я заменить за 200 долларов?
- Ваша посылка с PetsAlive.org будет доставлена 8 сентября.
-
Примеры неправильных строк темы электронного письма
- Встреча
- Принтер
- По дороге к тебе
Шаг 2. Сделайте электронные письма краткими
Люди заняты и не хотят тратить много времени на чтение рабочих писем. Делайте электронные письма как можно короче, но при этом предоставляйте всю необходимую информацию. Ваши предложения должны быть короткими и по существу.
- Перед отправкой электронного письма прочтите его и удалите всю не относящуюся к делу информацию. Как правило, если вы предоставили лишнюю информацию или информацию, не относящуюся к теме, удалите ее.
- Некоторые люди пытаются создавать и отправлять электронные письма, содержащие не более пяти предложений. Если вы можете это сделать, это будет хорошим руководством для того, чтобы вести электронную почту кратко и по существу. Вы можете сделать это, ответив на вопросы: «Кто я? Чего я хочу? Почему я спрашиваю этого человека? Почему они должны делать то, о чем я прошу? Какой следующий шаг мне / им / нам нужно будет сделать? » Однако это относится к обычному электронному письму, а не к электронному письму, которое требует много деталей или быстрого «спасибо» вашему коллеге, который отправил вам эту ссылку.
Шаг 3. Напишите электронное письмо, чтобы его можно было просмотреть и отреагировать
Используйте форматирование, которое поможет вашему читателю быстро найти нужную информацию. Выделите наиболее важные предложения или концепции жирным шрифтом в длинном электронном письме.
Используйте маркеры и полужирный текст, чтобы упростить просмотр электронной почты и действия с ней
Шаг 4. Включите URL-адреса или вложения, если это поможет читателю быстрее обрабатывать электронную почту
Никогда не заставляйте читателя искать URL-адрес или вложение в другом электронном письме.
-
Пример хорошей реализации URL
Повестка дня маркетинговой встречи находится в этом URL-адресе документа Google: Google.com/sample
-
Пример неверной реализации URL
«Повестка дня встречи по маркетингу находится в электронном письме, которое я отправил вам 4-го»
Шаг 5. Четко спросите, какое действие вы хотите, чтобы читатель предпринял
Не заставляйте читателя догадываться, что вы просите решения или совета, направления или покупки. Спросите прямо и недвусмысленно о том, чего вы хотите, в чем нуждаетесь или чего ожидаете!
- Четкий запрос особенно важен, если вы отправляете письмо нескольким людям. И обязательно назовите имя конкретного человека, который вам нужен, чтобы принять решение. Например: «Элизабет: вы бы предпочли, чтобы я спустился по тропе А или по пути Б здесь?»
- В качестве альтернативы, если ваше электронное письмо только информирует кого-то о чем-то, а не просит о действии, четко обозначьте его как «К сведению» в теме или в первом предложении.
Часть 2 из 3: Поддержание формальности и профессионального имиджа
Шаг 1. Используйте строгий тон
Тон вашего письма должен оставаться профессиональным и простым. Стремитесь к уверенному и вежливому тону. Постарайтесь полностью исключить из письма эмоциональную или неформальную лексику. По возможности избегайте сокращений и сокращений. Помните, что длинные фразы часто кажутся более формальными.
- Например, следующее письмо слишком неформально для бизнеса: Спасибо за присланных змей. Сожалею, что двое погибли. Присылайте больше, пожалуйста. Поговорим позже!
- Более формальная версия предыдущего письма: Спасибо за отправку четырех шаровых питонов в наш магазин Pets Alive! 2 марта 2015 г. К сожалению, две змеи, похоже, пострадали во время родов и погибли, когда я открыл ящик со змеями. Я хотел бы, чтобы вы как можно скорее прислали двух змей на замену. Пожалуйста, напишите мне или позвоните в магазин, чтобы задать дополнительные вопросы или договориться о новой поставке.
- Иногда более неформальная переписка по электронной почте уместна «дома» с коллегами, которых вы хорошо знаете, и если это соответствует «культуре работы». Однако не используйте текстовые сокращения, используйте полные предложения и не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы ваш начальник прочитал.
Шаг 2. Вычитайте свою электронную почту
Сделайте все возможное, чтобы ваша электронная почта не содержала грамматических или орфографических ошибок и использовала стандартную пунктуацию - например, НЕ ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Многие программы электронной почты включают опцию проверки орфографии; если он есть в вашем электронном письме, воспользуйтесь им! Плохая грамматика почти наверняка подорвет сообщение, которое вы отправляете, поэтому, если возможно, используйте средство проверки грамматики.
Если вы отправляете электронное письмо большому количеству людей или если оно особенно важно, вы можете попросить кого-нибудь (или нескольких человек) вычитать его перед отправкой
Часть 3 из 3: Лучшие практики для официальных приветствий и закрытий
В зависимости от ваших отношений с получателем вы можете захотеть использовать официальные открытия и закрытия. Следующее дает некоторое направление и множество вариантов.
Шаг 1. Начните письмо с приветствия
Приветствие должно быть кратким и формальным. Вы можете или не можете обращаться к человеку по имени, в зависимости от контекста сообщения. Сообщение другому бизнесу или неизвестному человеку не требует имени.
-
Вот несколько примеров приветствий:
- Добрый день,
- Привет,
- Уважаемый доктор Смит,
- Миссис Кэмпбелл,
Шаг 2. Завершите электронное письмо закрытием
Соответствующее закрытие является вежливым и сигнализирует о том, что письмо подошло к концу. Хотя закрытие электронного письма может не сопровождаться обычным закрытием письма, таким как «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением», «наилучшей практикой» считается закрытие вашего электронного письма.
-
Некоторые потенциальные закрытия:
- Я с нетерпением жду вашего ответа,
- Надеюсь услышать тебя позже,
- Спасибо за уделенное время,
- Вы можете убить своих питомцев живыми! электронное письмо дистрибьютору змей, сказав: «Спасибо за внимание к этому вопросу».
Шаг 3. Подпишите свое имя
В конце электронного письма уместно написать свое имя. Многие почтовые программы позволяют автоматически настраивать подпись по своему вкусу. Убедитесь, что формальность вашего ответа соответствует деталям электронного письма. Вы можете указать свое полное имя и титул в рабочем электронном письме для другой компании или кому-то, кого вы не встречали, в то время как ваше имя может быть уместным в электронном письме коллеге, с которым вы встречаетесь каждый день.
-
Некоторые варианты подписи:
- Доктор Джейн Смит (наиболее формально)
- Доктор Смит (чуть менее формально)
- Джейн Смит (несколько неформально)
- Джейн (неофициально)
Шаг 4. Рассмотрите возможность предоставления контактной информации под своей подписью
В зависимости от деталей электронного письма вы можете указать контактную информацию, такую как номер телефона, номер факса, адрес или веб-сайт. Если это информация, которую вы хотите включить в большую часть или все свои электронные письма, ее можно встроить в вашу индивидуальную подпись электронной почты.
Образцы аннотированных писем
Аннотированное электронное письмо клиенту
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Аннотированное письмо коллегам
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Аннотированное электронное письмо для сотрудников
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
подсказки
- Избегайте сокращений и сокращений, если вы не уверены, что получатель их поймет, и они не ставят под угрозу ваш профессиональный имидж.
- Старайтесь избегать использования жаргона в максимально возможной степени и объяснять любой используемый вами жаргон, который ваш получатель электронной почты может не понять.