Многие благотворительные или освобожденные от налогов организации работают на деньги, предоставляемые спонсорами. Чтобы средства оставались доступными для нужд благотворительной организации, очень важно переводить пожертвованные деньги на отдельный банковский счет, специально предназначенный для этой цели. Это отделит пожертвованные деньги от личных средств. Кроме того, жертвователи смогут выписывать чеки напрямую в благотворительную организацию. Это даст им чувство уверенности в том, что их деньги пойдут на указанное дело. Изучение того, как открыть банковский счет для пожертвований, - это профессиональный способ управлять финансовыми потребностями вашей благотворительной организации и поможет уточнить финансовые данные благотворительной организации.
Шаги
Часть 1 из 4: Создание корпорации
Шаг 1. Создайте корпорацию
Прежде чем открыть банковский счет для вашей благотворительной организации, вы должны назвать его и зарегистрироваться в своем штате как корпорация. Банк не позволит вам открыть счет, на который поступают пожертвования на благотворительность, если вы должным образом не зарегистрировались в государстве. Вы должны зарегистрироваться в том штате, в котором планируете вести бизнес. Также вы должны зарегистрироваться в любом штате, из которого вы планируете принимать пожертвования.
- Первый шаг - выбрать название компании, которое соответствует требованиям вашего штата. Вы можете проверить требования вашего штата к именованию онлайн, перейдя на веб-сайт государственной регистрации, которым обычно является офис государственного секретаря.
- Затем подайте учредительные документы. В вашем штате должны быть отдельные учредительные документы для некоммерческих корпораций. Вы можете найти необходимые документы, которые обычно представляют собой форму для заполнения бланков, на веб-сайте вашего штата.
- Прежде чем подавать свои статьи, внимательно прочитайте документы об освобождении от уплаты налогов IRS. IRS предъявляет особые требования к организациям для получения статуса освобождения от уплаты налогов. Кроме того, их процесс подачи заявки требует, чтобы ваши учредительные документы содержали определенный язык. Заранее ознакомьтесь с этим языком и включите его в свои учредительные документы.
Шаг 2. Получите идентификационный номер сотрудника
Это уникальный номер, который идентифицирует вашу организацию в IRS. Вам нужен этот номер, даже если у вас нет сотрудников. Заполните форму SS-4, которую можно найти на сайте IRS.gov. Вы можете отправить форму онлайн, по почте или по факсу. В разделе «Тип организации» в этой форме укажите, что ваша организация получает пожертвования путем выбора церкви или контролируемой церковью организации или другой некоммерческой организации.
EIN отличается от вашего номера освобождения от уплаты налогов
Шаг 3. Подайте заявку на освобождение от федерального налога
После того, как штат одобрит и вернет ваш учредительный договор, вы можете подать заявление на освобождение от уплаты налогов в федеральное правительство. IRS предъявляет особые требования, чтобы определить, имеет ли организация право на получение статуса освобожденной от уплаты налогов. Размер вашей организации определяет, какие формы вам нужно заполнить, чтобы получить статус освобождения от налогов. Посетите веб-сайт IRS, чтобы заполнить форму соответствия, чтобы определить, какие документы подавать.
- В форме отбора содержится 26 вопросов о размере и типе некоммерческой корпорации, которую вы создаете. Например, он спрашивает, ожидаете ли вы, что ваша годовая валовая выручка превысит 50 000 долларов в течение следующих трех лет, или они превышали эту сумму за последние три года. В форме также спрашивается, превышает ли общая сумма ваших активов 250 000 долларов. Другие вопросы касаются ваших связей с зарубежными странами за пределами США и ваших связей с другими коммерческими и некоммерческими организациями, такими как церкви и школы.
- Если вы ответили «да» на любой из этих вопросов, вы должны заполнить форму 1023. Если вы ответите «нет» на все 26 вопросов, вы можете использовать упрощенную форму 1023-EZ.
- Группы большего размера должны подать пакет IRS 1023, Заявление о признании исключения. Вы можете найти инструкции для этой формы, прочитав Публикацию IRS 557, Статус вашей организации, освобожденный от уплаты налогов.
- Небольшие организации могут подать онлайн форму 1023-EZ, упрощенное заявление о признании исключения в соответствии с разделом 501 (c) (3) Налогового кодекса.
- Вам нужно будет приложить свой учредительный договор к заявлению на получение статуса освобождения от уплаты налогов.
Часть 2 из 4: Выбор правильного банковского счета
Шаг 1. Просмотрите историю своей финансовой деятельности
Изучите свою финансовую информацию, чтобы узнать, как деньги поступают в вашу организацию и уходят из нее. Определите свой среднемесячный остаток на счете и поймите, какие месяцы у вас самые медленные и самые загруженные. Оцените типы повторяющихся транзакций, которые будут проводиться на вашем счете, такие как количество депозитов, входящие транзакции ACH и выплаченные чеки.
Шаг 2. Спланируйте будущую финансовую деятельность
Если вы - новая организация, только начинающая свою деятельность, у вас может не быть финансовой информации за прошлые периоды для анализа. Вместо этого потратьте некоторое время на прогнозирование того, как средства будут поступать и уходить из вашей организации, чтобы определить правильный банковский счет. Начните с создания бюджета ваших ежемесячных расходов. Затем оцените, сколько, по вашему мнению, вы будете получать в виде пожертвований и другого дохода ежемесячно. Используйте эту информацию для прогнозирования среднемесячного остатка на счете. Учитывайте любые сезонные факторы, влияющие на вашу финансовую активность, например, напряженные или медленные месяцы. Наконец, спроецируйте ожидаемый рост вашего бизнеса в ближайшие три-пять лет. Проанализируйте, как ожидаются изменения ваших ежемесячных расходов и доходов, и какие конкретные планы у вас есть, чтобы эти изменения произошли.
- Фонд Уоллеса предоставляет бесплатные шаблоны и инструменты, чтобы помочь некоммерческим организациям составить бюджет, денежные потоки проекта и сценарии доходов проекта.
- Foundation Center предлагает уроки по составлению бюджета.
Шаг 3. Оцените услуги банка
Как только вы разберетесь со своей ежемесячной финансовой деятельностью, обратитесь в банк, чтобы определить, соответствуют ли их услуги вашим потребностям. Сравните разные банки и найдите тот, который вам больше всего подходит. Будьте готовы обсудить специфику вашей финансовой деятельности с каждым банком. У большинства банков есть три стандартных типа счетов.
- Базовые текущие счета предназначены для небольших организаций с минимальной ежемесячной активностью.
- Коммерческие текущие счета предназначены для организаций с высокой ежемесячной активностью. На остатках на этих счетах начисляется кредит, который используется для компенсации комиссионных сборов.
- Некоммерческая проверка с использованием процентных счетов позволяет организациям с различным балансом получать проценты.
Шаг 4. Рассмотрите варианты управления казначейством
Это сервисы, которые могут автоматизировать некоторые транзакции и предложить вашу защиту. Оцените любой из этих вариантов, которые предлагает банк. Определите, принесут ли они пользу вашей организации.
- Удаленный сбор депозитов позволяет сканировать чеки и вносить их везде, где есть доступ в Интернет.
- Автоматическая клиринговая палата (ACH) - это система для отслеживания и получения автоматических платежей.
- Счета обратного выкупа овернайт автоматически инвестируют остатки, превышающие определенный лимит, в государственные ценные бумаги овернайт.
- Меры борьбы с мошенничеством включают в себя положительную оплату, которая защищает вас от подделки и подделки чеков, и положительную оплату ACH, которая фильтрует или блокирует мошеннические транзакции ACH.
Шаг 5. Соберите необходимую документацию
После того, как вы выбрали банк и тип банковского счета, соберите свою документацию. Банкам требуются определенные документы, чтобы открыть счет, на который поступают пожертвования. Банку необходимо подтверждение того, что вы зарегистрировались в штате и у вас есть требуемый идентификационный номер налогоплательщика. Они захотят увидеть копию вашего учредительного договора. Кроме того, им понадобится ваш идентификационный номер работодателя, выданный IRS.
Часть 3 из 4: Прием пожертвований в Интернете
Шаг 1. Настройте свой веб-сайт
Хороший дизайн веб-сайта приводит к увеличению пожертвований. Донорам нужен удобный интерфейс, поэтому упростите им поиск кнопки «пожертвовать». Кроме того, предложите им различные варианты, такие как использование кредитной карты или использование электронных чеков / вариантов ACH. Включите информацию о вашей миссии, в том числе о проделанной вами работе и ваших будущих целях. Также опишите, как вы планируете использовать свои пожертвования.
Шаг 2. Выберите вариант приема онлайн-платежей
В общем, у вас есть два варианта настройки приема онлайн-платежей. Первый - получить торговый счет и платежный шлюз. Это две отдельные учетные записи с разными поставщиками, которые вам нужно будет настроить, чтобы иметь возможность принимать пожертвования по кредитным картам. Другой вариант - использовать сторонний платежный процессор, такой как PayPal, который действует как торговый счет и платежный шлюз в одном лице.
- Первый вариант требует дополнительных шагов и дополнительных исследований для настройки, поэтому он лучше для более крупной некоммерческой организации, которая может обрабатывать сотни пожертвований в месяц. Кроме того, транзакции прозрачны, то есть название вашей компании отображается в транзакции. Доноры видят ваше имя в выписках по кредитной карте.
- Небольшие некоммерческие организации, которые не хотят платить за торговый счет и платежный шлюз, могут выбрать второй вариант. При использовании стороннего процессора доноры будут перенаправлены с вашего сайта для завершения транзакции. Например, если вы используете PayPal, доноры будут перенаправлены на сайт PayPal для завершения своей транзакции. Кроме того, в выписке по кредитной карте донора указывается имя вашего стороннего платежного процессора, а не название вашей компании.
Шаг 3. Откройте торговый счет в Интернете
Это отдельный от банковского счета вашей организации. Это счет, через который транзакции по кредитной карте обрабатываются и переводятся на ваш банковский счет. Торговые счета защищают вас, потому что они удерживают платеж до тех пор, пока его не одобрит компания-эмитент кредитной карты. После утверждения транзакции средства переводятся на ваш банковский счет. Как правило, вы не можете открыть торговый счет, пока у вас нет коммерческого банковского счета. Поставщик торгового счета потребует ваш банковский счет, номера маршрутизации и EIN.
Популярные поставщики торговых счетов для некоммерческих организаций включают Dharma Merchant Services, Payline, CDG Commerce и Host Merchant Services. Они предлагают инструменты, помогающие некоммерческим организациям обрабатывать повторяющиеся транзакции, работу с донорами и планирование мероприятий
Шаг 4. Зарегистрируйтесь с помощью платежного шлюза
Платежный шлюз связывается между вашим донором и вашим торговым аккаунтом. Это программное обеспечение, которое является онлайн-эквивалентом терминала для кредитных карт, который вы могли бы иметь в обычном магазине. Когда доноры нажимают кнопку «пожертвовать» на вашем веб-сайте, они связываются с платежным шлюзом. Платежный шлюз шифрует и авторизует транзакцию. Затем он передает эту информацию в ваш торговый счет.
К популярным учетным записям платежных шлюзов для некоммерческих организаций относятся authorize.net и PayPal Pro
Шаг 5. Используйте стороннюю платежную систему
Многие благотворительные и некоммерческие организации используют Network for Good, Google Checkout или PayPal. Они предлагают вам торговый счет и сервис платежного шлюза в одном лице. Они предоставляют вам код для установки кнопки «пожертвовать» на вашем веб-сайте. Однако имейте в виду, что когда доноры нажимают кнопку «пожертвовать», они будут перенаправлены с вашего веб-сайта на веб-сайт сторонней платежной системы. Кроме того, сборы могут составлять значительную часть ваших ежемесячных пожертвований.
PayPal и другие провайдеры предлагают скидки для компаний с подтвержденным статусом 501 (c) (3)
Часть 4 из 4: Выполнение требований к отчетности
Шаг 1. Нанять бухгалтера или бухгалтера
Найдите квалифицированного бухгалтера или бухгалтера, который знаком с конкретными требованиями к отчетности некоммерческой организации. Совет по стандартам финансового учета (FASB) требует от некоммерческих организаций специальной финансовой отчетности. Вам нужен кто-то, кто сможет точно и своевременно подготовить все ваши отчеты. Кроме того, это лицо может подать необходимые налоговые декларации. Кроме того, бухгалтер может выполнять другие ежемесячные финансовые обязанности. К ним относятся сверка банковских выписок и управление кредиторской задолженностью.
Шаг 2. Подготовьте отчет о финансовом положении
Это похоже на баланс, который может создать коммерческая организация. Он сообщает об активах и обязательствах вашей компании. Этот отчет можно составлять ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Этот отчет предоставляет моментальный снимок финансового положения организации на данный момент времени.
Шаг 3. Создайте отчет о прибылях и убытках
Этот отчет также называется Заявлением о деятельности. Он сообщает о финансовой деятельности вашей компании за определенный период времени. Например, он может показывать активность за месяц, квартал или год. Он предоставляет подробную информацию обо всех доходах и расходах. Кроме того, он рассчитывает прибыль за вычетом расходов, чтобы показать, достаточно ли заработала компания для покрытия расходов.
Шаг 4. Составьте отчет о движении денежных средств
В этом отчете приводится сводная информация о денежных средствах, которые стали доступны компании за определенный период времени, и о том, как эти денежные средства были потрачены. В то время как отчет о прибылях и убытках включает начисления, такие как дебиторская задолженность и амортизация, отчет о движении денежных средств предоставляет подробную информацию о фактически наличных денежных средствах. Это полезная информация при планировании крупных расходов, чтобы предвидеть любые недостатки.
Шаг 5. Составьте ведомость функциональных расходов
Это сообщает о расходах в соответствии с их функциями. Расходы разделены на такие функции, как программы, управление и сбор средств. В каждой из этих категорий расходы разделены на типы, такие как заработная плата, арендная плата или амортизация. Совет по стандартам финансового учета (FASB) не требует этого отчета, но приветствуется.
Шаг 6. Подайте необходимые налоговые декларации
Несмотря на то, что некоммерческие организации освобождены от налогов, они все равно должны подавать федеральную налоговую декларацию. Это позволяет IRS оценивать финансовые показатели организации. Отчет также раскрывает потенциальные конфликты интересов и способы компенсации членам совета директоров, если применимо.