Как написать мотивационное письмо (с картинками)

Мотивационное письмо - это тип сопроводительного письма, которое обычно отправляется в международные университеты, особенно в различные европейские страны, когда вы хотите подать заявку на участие в конкурентоспособной программе аспирантуры или программе стипендий. Эффективные мотивационные письма творчески и увлеченно описывают важную информацию о будущих студентах. Поскольку эта часть процесса подачи заявки может быть очень важной, вам следует тщательно составить и отредактировать письмо перед его отправкой.

Шаги

Часть 1 из 4: мозговой штурм

Шаг 1. Делайте заметки

Во время всего процесса мозгового штурма делайте подробные заметки, на которые вы можете ссылаться при написании письма. Включите как основную, так и второстепенную информацию, независимо от того, действительно ли вы думаете, что будете использовать их в самом письме.

Шаг 2. Изучите университет и его программу

Прочтите любую печатную или цифровую литературу, предоставленную вам университетом, включая его веб-сайт. Обратите особое внимание на требования к поступающим в школу по программе, которую вы изучаете.

• Университет обычно описывает квалификацию, которую они надеются получить от будущих студентов, и вы можете использовать эту информацию, чтобы составить мотивационное письмо для этой конкретной школы.
• Например, если университет активно участвует в гуманитарной деятельности, связанной с темой программы, вы могли бы уделять больше внимания своим собственным гуманитарным интересам. С другой стороны, если школьная литература строго ориентирована на академиков, вы будете знать, что письмо должно быть в равной степени сфокусировано на академических устремлениях и опыте.

Шаг 3. Спросите себя, почему вас выбрали

Приемная комиссия программы захочет узнать, почему вас должны выбрать, а не кого-то другого, но прежде чем вы сможете предоставить доску эту информацию, вам нужно решить вопрос для себя.

• Сделайте обзор своей академической карьеры прямо сейчас. Выясните, какие курсы, инструкторы и факторы влияния привели вас на путь, по которому вы в настоящее время следуете, и определите, как это произошло.
• Подумайте, почему вы выбрали эту школу и эту программу. Учитывайте все свои мотивы, в том числе личные и профессиональные.

Часть 2 из 4: Следование процессу написания

Шаг 1. Напишите план

Соберите свои заметки и попробуйте организовать их в схему. Ваш план должен включать отдельные разделы для вступительного заявления, каждый отдельный абзац основного текста и ваши заключительные замечания.

Если вам неудобно составлять план, подумайте о том, чтобы организовать свои заметки в виде блок-схемы или аналогичного организационного инструмента. Важная часть этого шага - структурировать ваши ранее неструктурированные идеи

Шаг 2. Составьте письмо

Как только вы упорядочите свои мысли, приступайте к написанию первого черновика письма. Поймите, что это должен быть только первый набросок; вам нужно будет внести исправления, прежде чем он будет готов к отправке.

• Включите все, что кажется вам важным, и опишите это как можно более детально. Вы можете получить слишком много информации и слишком много страниц, но вы можете удалить ненужные точки во время редактирования.
• Обращайтесь как к своим неофициальным заметкам, так и к формальному плану для этой части процесса. Также обратите внимание, что вы должны следовать рекомендациям, приведенным в разделе «Структурирование вашего письма» этой статьи.

Шаг 3. Вернитесь к письму через несколько дней

После того, как вы закончите свой первый черновик, отойдите от письма как минимум на один-два дня, прежде чем подумать о его редактировании.

• На самом базовом уровне вам необходимо вычитать грамматику и структуру письма.
• Что еще более важно, вам также необходимо вычитать письмо на предмет точности и последовательности. Ваши факты должны быть верными, ваши идеи должны быть оригинальными, а ваш тон должен быть ровно профессиональным.

Шаг 4. Попросите конструктивную критику из надежных источников

Хотя это не является строго необходимым, это может помочь получить внешние мнения из квалифицированных источников. Лучше всего спросить у профессоров и студентов, которые в настоящее время учатся в аспирантуре.

В идеале вам следует попытаться связаться с кем-то, кто уже зарегистрирован в конкретной программе, на которую вы подаете заявление. У этого человека будет более четкое представление о том, чего университет хочет от своих студентов

Шаг 5. При необходимости исправьте письмо

Проанализируйте мотивационное письмо, используя свою собственную критику и критику других. Не бойтесь переписывать письмо несколько раз, пока не получите правильное решение.

• Удалите лишний язык или идеи, а также информацию, которая напрямую не связана с основной идеей письма. В среднем письмо должно быть не более одной полной страницы; все, что дольше, обычно считается ненужным и не рекомендуется.
• Обратите внимание, что некоторые программы могут искать буквы длиной от двух до трех страниц. Для получения конкретной информации о длине лучше прочитать приложение; если вы не можете найти такую информацию, можно безопасно придерживаться одной страницы.
• Убедитесь, что наиболее важные аргументы расположены в письме раньше, чем менее значимые, и переставьте содержимое письма по мере необходимости, чтобы оно хорошо читалось.

Часть 3 из 4: структурирование письма

Шаг 1. Обращайтесь к письму как можно более конкретно

Если вы знаете имя человека, который просматривает заявления о приеме, лучше всего адресовать письмо этому человеку по имени.

• Если вы не можете отследить конкретное имя, вам следует хотя бы попытаться обратиться к читателю по должности. Возможные варианты:

  • «Уважаемый советник по приемной комиссии!»
  • «Уважаемая приемная комиссия!»
  • «Уважаемый директор приемной комиссии!»
• Используйте общие формы адреса (например, «Кому это может быть интересно», «Уважаемый господин или госпожа») только в крайнем случае.

Шаг 2. Сформулируйте четкую цель

Первый абзац вашего мотивационного письма должен кратко резюмировать остальную часть письма, давая читателю точное представление о том, чего ожидать.

• Этот первый абзац должен состоять всего из одного-трех предложений, и вы должны косвенно указать, что представляете мотивационное письмо для выбранной вами программы.
• Например, первая фраза может быть такой простой: «Я пишу это письмо, чтобы выразить свой интерес к программе ABC Университета XYZ».

Шаг 3. Обобщите свою позицию

В тексте письма вам нужно указать доску заявок, почему вы думаете, что этот конкретный университет и его программа являются вашим лучшим вариантом. Вам также необходимо объяснить, почему программа должна принимать вас по сравнению с другими потенциальными кандидатами.

• Обратитесь к ранее сделанной заметке о вашей мотивации и квалификации.

• Объясните, почему школа должна выбрать вас. Опишите свой прошлый академический и профессиональный опыт применительно к интересующей вас программе. Здесь вам необходимо предоставить факты, но вам также необходимо показать, как эти факты повлияли на вас как на личность.

  Например, вы можете упомянуть, как вы отреагировали на тематические курсы на более раннем академическом уровне, например в бакалавриате. Вместо того, чтобы просто заявить, что вы прошли курсы по данной теме, опишите, как содержание этих курсов оставило у вас чувство восхищения, решимости или любопытства

• Объясните, почему вы выбрали эту школу, программу и место. Большинство университетов заинтересованы в приеме студентов, у которых есть сильная страсть или мотивация к поступлению.

  • Отметьте свои профессиональные цели и то, почему вы думаете, что эта программа предлагает вам наилучшие шансы на их достижение. Вы можете ссылаться на общие преимущества программы, если не цитируете их напрямую.
  • Укажите, что вам нравится в самом университете. Если вы будете иностранным студентом, вы также должны описать, почему вы заинтересованы в обучении именно в соответствующей стране. Например, если школа находится в Германии, объясните, почему вы хотите продолжить обучение в Германии.

Шаг 4. Обратите внимание на свою первичную квалификацию

При демонстрации того, почему вы подходите для участия в программе, вам необходимо упомянуть академический опыт, личные качества и другой связанный с этим опыт. Сосредоточьтесь на моментах, наиболее непосредственно связанных с самой программой.

• Проконсультируйтесь со своим резюме, но не копируйте его. Как правило, вам необходимо включить копию своего резюме в документы, прилагаемые к мотивационному письму. Вы можете использовать информацию из своего резюме, чтобы активировать свою память во время написания, но письмо не должно быть точной копией самого резюме. При необходимости отсылайте читателя вашего письма к резюме, чтобы предоставить любые подтверждающие детали, которые вы не можете кратко перечислить в самом письме.
• Поддержите свои утверждения. Каждый раз, когда вы упоминаете одну из своих сильных сторон, вам необходимо квалифицировать ее соответствующими вспомогательными деталями. Недостаточно сказать, что вы работяга; вам нужно привести примеры из опыта, демонстрирующие эту идею.
• Не хвастайтесь собой. Вы не должны изо всех сил стараться казаться скромным, но вам также следует избегать выражений, которые кажутся высокомерными или чрезмерно самоуверенными. Делайте это, в основном придерживаясь конкретных фактов и исключая субъективный анализ.

Шаг 5. Подтвердите свою позицию

В заключительном абзаце письма кратко изложите свое желание участвовать в программе. Прежде чем закрыть и подписать письмо, предложите вежливую благодарность приемной комиссии за время и внимание.

• Ваш заключительный абзац должен состоять примерно из трех предложений. Перефразируйте вступительную строку и резюмируйте основные моменты каждого основного абзаца в одном предложении.
• В заключение поблагодарите читателей за их время и внимание и подпишитесь профессиональным заключением (например, «С уважением») и своим полным именем.

Часть 4 из 4: Сделайте ваше письмо выдающимся

Шаг 1. Используйте чистый, лаконичный язык

Сосредоточьтесь на сути письма, используя грамматически правильный язык, который прямо описывает ваши намерения и квалификацию. Поддерживайте активный голос и избегайте цветочных или мутных описаний.

• Избегайте клише или терминологии. Фразы, на которые часто полагаются, на самом деле плохо отражаются на вас, поскольку их использование подразумевает недостаток творческого мышления. Когда вы чувствуете искушение использовать конкретное клише, разбейте идею на ее аспекты «почему» и «как», демонстрируя истинность этой идеи на активных примерах, а не на простых утверждениях.

  • Примеры распространенных клише
  • «Я очень мотивирован…»
  • «Я всегда любил…»
  • «Мои самые большие цели…»
• Не используйте плагиат для контента. Даже если вы использовали информацию из программной литературы, чтобы сформировать свои идеи, вам не следует повторять эту информацию слово в слово. Если в программе подчеркивается «современное оборудование», избегайте словосочетания «современное оборудование».
• Не копируйте форму. Возможно, вам будет полезно просмотреть образцы мотивационных писем, чтобы лучше понять структуру и тон, которые вам нужно будет применить, но вам следует избегать слишком тщательного копирования формы. Ведь любой может скопировать бланк письма и заполнить пробелы; вам нужно показать, что вы просто «кто угодно», и использование оригинального тона может сделать именно это.

Шаг 2. Сохраняйте позитивный тон

Ваше письмо должно быть сосредоточено на положительном, а не на отрицательном. Если вы решите описать трудности или проблемы, с которыми сталкивались в прошлом, подчеркните, как вы преодолели эти трудности, вместо того, чтобы подчеркивать серьезность самих проблем.

• Держитесь подальше от своих слабых мест. Вероятно, во время собеседования вас спросят о ваших слабых сторонах, но мотивационное письмо должно продавать ваши сильные стороны.
• Сосредоточьтесь на будущем. Хотя вам действительно нужно описать свою прошлую квалификацию, вам также необходимо продемонстрировать, что вы смотрите в будущее. Например, вместо того, чтобы описывать ваш недостаток опыта в определенной области, исследуемой в более широкой программе, заявите, что вы хотите узнать об этой области и испытываете рвение к ее новизне.

Шаг 3. Уравновесьте профессиональный тон и личную информацию

Хотя вам необходимо персонализировать письмо, чтобы показать ваш опыт и ваши интересы, это определенно профессиональное письмо, и оно должно быть отформатировано и сформулировано соответствующим образом.

• Сосредоточьтесь на интеллектуальной мотивации. Хотя у вас могут быть религиозные, альтруистические или другие личные мотивы, связанные с вашим «сердцем», персонал приемной комиссии больше интересуется мотивациями, связанными с «разумом». Подчеркните свои академические и профессиональные цели.
• При этом вам следует как можно больше выделяться из толпы. Не обобщайте свои профессиональные цели слишком сильно; Будьте максимально конкретны для себя, не углубляясь в свои эмоциональные или личные мотивы.

Шаг 4. Оставайтесь честными

Что бы вы ни писали, нужно быть честным. Избегайте преувеличения прошлого опыта или других квалификаций, выходящих за рамки их реальных возможностей.

С этической точки зрения позиция, на которую вы претендуете, должна быть занята наиболее квалифицированными кандидатами. Вы должны верить в свой собственный уровень способности выжить в такой конкурентной борьбе, и ложь о вашей квалификации может быть признаком того, что вы не уверены в истинности того, кто вы есть

подсказки

• Дайте себе достаточно времени, чтобы заполнить мотивационное письмо. Делайте заметки и напишите план как минимум за три недели до того, как вы планируете отправить заявку. Завершите свой первый черновик за две недели до этого и приготовьте последний черновик за неделю. Сделайте одну заключительную вычитку непосредственно перед отправкой письма, чтобы выявить любые ошибки, допущенные во время предыдущих редакций.
• Обратите внимание, что мотивационное письмо является одним из видов делового письма и должно быть оформлено соответствующим образом. Используйте профессиональные фирменные бланки, стандартные поля и стандартные стили шрифтов.