Гарантийное письмо - это письменное соглашение об условиях между двумя сторонами. Чаще всего подрядчик напишет письмо-обязательство при приеме на работу по проекту. Это деловое соглашение, которое может иметь обязательную юридическую силу, поэтому важно четко изложить условия, с которыми вы оба согласились. Кратко опишите, что это за проект, какова будет его стоимость и любые дополнительные условия, с которыми вы согласились. Также укажите любые причины, по которым любая из сторон прекратит проект досрочно. Еще раз проверьте, имеет ли ваше письмо деловой формат, подпишите его и отправьте.
Шаги
Метод 1 из 3: включение важной информации
Шаг 1. Покройте все даты и денежные соглашения, к которым вы пришли с другой стороной
Например, если вы собираетесь работать по ставке 23 доллара в час на 40 часов в неделю, начиная с 15 августа 2019 года, на 6 недель, четко укажите эти условия. Кроме того, не забудьте указать любые договоренности о том, кто будет покрывать непредвиденные расходы, транспортные расходы или любые другие сборы, которые могут возникнуть в рамках проекта.
- Вы также можете перечислить другие условия соглашения, такие как любые расходные материалы, необходимые для проекта, которые получатель согласился предоставить, отпуск или больничный, а также страхование.
- Перечислите затраты по согласованию с обеими сторонами. Например, если вы указали почасовую ставку, не переключайтесь на дневную ставку.
Шаг 2. Обозначьте все предполагаемые результаты проекта
Кратко перечислите основные обязанности, которые вы согласились взять на себя в обмен на вашу оплату. Обозначьте масштабы и результат проекта, который вам поручили выполнить.
- Ни один из результатов не должен стать сюрпризом для получателя.
- Например, если вас наняли для покраски дома, заявите: «Я буду нести ответственность за покраску как внутренней, так и внешней части дома в согласованные цвета в указанные сроки».
Шаг 3. Перечислите все условия расторжения
Обе стороны в соглашении должны иметь право расторгнуть соглашение. Перечислите все условия, которые вы уже обсудили, которые могут привести к прекращению проекта раньше согласованного срока.
- Некоторые из этих причин могут включать непредвиденные расходы, любые необоснованные задержки или нарушение любой стороной условий, указанных в письме.
- Если у вашей подрядной компании есть кодекс поведения, вы можете просто сослаться на него как на причину прекращения. Например, «Я согласен с тем, что меня могут уволить, если я нарушу кодекс поведения».
Метод 2 из 3: настройка тона буквы
Шаг 1. Используйте формальный тон на протяжении всего письма
Даже если вы пишете кому-то, кого хорошо знаете, обращайтесь к нему, используя полное имя и титул. Избегайте приветствий или неформальных фраз.
После приветствия сразу переходите к условиям соглашения. Например: «Мистеру Джону Смиту, это письмо подтверждает, что я был нанят для завершения проекта x по состоянию на 15 августа 2019 года»
Шаг 2. Сделайте это кратким - 1-2 абзаца
Письмо-обязательство должно повторять условия, которые вы уже согласовали с другой стороной. Таким образом, содержание должно быть кратким и понятным. Другая сторона уже должна быть знакома с условиями, вы просто излагаете их в письменной форме.
Для некоторых гарантийных писем вам понадобится всего несколько предложений, чтобы охватить условия
Шаг 3. Избегайте жаргона и используйте ясный язык
Гарантийное письмо не является официальным контрактом. Таким образом, вам не нужно описывать все технические детали соглашения или использовать сложный жаргон.
Используйте простой язык, понятный каждому
Метод 3 из 3: форматирование и проверка письма-обязательства
Шаг 1. Используйте шрифт Arial или Times New Roman размером 11 или 12 пунктов
Чтобы сделать LOU как можно более четким и читаемым, используйте стандартный шрифт и размер. Это профессиональное деловое письмо, поэтому используйте устоявшееся деловое форматирование.
В большинстве случаев лучше всего использовать Times New Roman, так как это самый стандартный шрифт для делового письма
Шаг 2. Разместите контактную информацию отправителя в верхнем левом углу страницы
Если вы отправляете LOU от своего имени, укажите свой собственный адрес, включая ваше имя, почтовый адрес, город и почтовый индекс. Если вы отправляете LOU от имени вашего подрядного бизнеса, укажите адрес компании в этом блоке.
Шаг 3. Поставьте дату на письме под информацией об отправителе
Оставьте пробел между контактной информацией отправителя и датой. Датой должен быть день, когда вы закончили писать письмо.
Следуйте формату даты / месяца / года. Например, 15 августа 2019 года
Шаг 4. Адресуйте письмо получателю под датой
Оставьте пробел между датой и адресом получателя. Запишите полностью имя и адрес получателя. Оставьте еще один пробел и напишите приветствие. Наиболее распространенное приветствие - «Уважаемый», за которым следует полное имя получателя.
- Если вы знаете имя и титул человека, напишите его полностью. Например, Уважаемый мистер Джон Смит.
- Если вы точно не знаете, кому вы пишете, скажите «Кому это может относиться» или название офиса, в который вы отправляете письмо. Например, «В Управление по делам студентов».
Шаг 5. Используйте закрытие и введите свое имя под своей подписью
Обычно завершаются слова «искренне», «с наилучшими пожеланиями» или «спасибо». Оставьте четыре пробела под закрытием, затем введите свое полное имя и титул. Распечатайте и подпишите свое имя, используя синюю или черную ручку.
Хотя может возникнуть соблазн поставить цифровую подпись на свое имя, лучше подписать ее физически, поскольку Письмо о намерениях является юридически обязывающим деловым соглашением
Шаг 6. Вычитайте свое письмо перед его отправкой
Поскольку гарантийное письмо является деловым соглашением, убедитесь, что оно составлено максимально профессионально, вычитав орфографические или грамматические ошибки. Убедитесь, что включена вся важная информация и что письмо соответствует формату делового письма.