Вот уже несколько лет компании используют SMS-сообщения для связи со своими клиентами, и теперь все чаще отправляются текстовые сообщения своему начальнику, членам команды, потенциальным клиентам и коллегам. Но есть проблема. Если вы не хотите раздражать собеседников и не оскорблять их, важно усвоить правила этикета в отношении текстовых сообщений. Это руководство вам поможет.
Шаги
Шаг 1. Избегайте сокращений
Когда вы отправляете одно SMS, у вас есть всего 160 символов для передачи вашего сообщения. Вероятно, поэтому большинство людей используют сокращения. С этим есть несколько проблем:
- Аббревиатуры выглядят непринужденно и не по-деловому
- Некоторые коллеги (особенно если они намного старше) могут не понимать сокращений
- Некоторые сокращения могут не пересекать культурные границы, что является проблемой, если вы работаете в многоязычной команде.
- По той же теме некоторые сокращения категорически запрещены. Если в деловой беседе вы не скажете полностью WTF, не используйте это в текстовом сообщении.
- В большинстве случаев так же легко набрать слово целиком, особенно если вы используете мобильную клавиатуру с хорошей функцией автозаполнения.
Шаг 2. Избегайте смайлов
Второе правило делового этикета текстовых сообщений - избегать смайлов, которые носят очень и очень случайный характер. Конечно, они могут помочь смягчить тон текстового сообщения (подробнее об этом позже), но они не деловые, и люди не воспримут вас всерьез, если вы ими воспользуетесь. Если вы не работаете с группой людей подросткового возраста, придерживайтесь простых старых слов.
Шаг 3. Следите за своим тоном
Проблема с печатными сообщениями в том, что их сложно передать тон. Еще сложнее с деловыми текстовыми сообщениями, которые легко звучат кратко. Найдите время, чтобы сформулировать свое сообщение, чтобы вы сказали то, что вам нужно, не оскорбляя получателя.
Пока вы это делаете, не набирайте заглавные буквы. Как и в случае с электронной почтой и социальными сообщениями, это воспринимается как крик и только раздражает получателей. Точно так же, как вы не стали бы кричать на деловых людей лицом к лицу, не делайте этого с помощью текстовых сообщений
Шаг 4. Проверьте свой язык
При составлении текстовых сообщений для бизнеса следите за орфографией, грамматикой и пунктуацией. Слова с ошибками и неправильная пунктуация производят плохое впечатление.
- Корректируйте свое сообщение, чтобы устранить ошибки, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Обратите особое внимание на автокоррекцию и сбои автозаполнения. Обратите внимание на то, что вы набираете, и убедитесь, что исправление действительно говорит о том, что вы хотели сказать.
-
Точно так же, если вы отправляете текстовые сообщения голосом, проверьте сообщение перед отправкой, поскольку нет гарантии, что оно действительно будет правильным.
Суть? Всегда стремитесь к безошибочному деловому общению, пишете ли вы письмо, электронное письмо или текстовое сообщение
Шаг 5. Проверьте получателя
Эти функции автозамены на вашем телефоне великолепны, но могут привести к путанице, если у контактов похожие имена. Перед отправкой убедитесь, что ваше сообщение доходит до нужного человека или людей. Так вы не потратите время зря или случайно не отправите инсайдерскую информацию не тому человеку.
Шаг 6. Подпишите свои сообщения
При отправке деловых текстовых сообщений нельзя быть уверенным, что у получателя есть ваши контактные данные. Если они не знают, кто вы, они могут проигнорировать сообщение. Поэтому добавьте свое имя или инициалы в конце сообщения, чтобы было понятно, кто отправитель.
Шаг 7. Получите разрешение
Только 4% бизнес-профессионалов предпочитают текстовые сообщения другим формам общения, поэтому убедитесь, что вы разрешаете отправлять деловые тексты своим контактам. Просто спросите разрешения и отправляйте только тем, кто с удовольствием использует тексты для делового общения. (Подсказка: если вы отправляете контактам текстовые сообщения, а они отвечают по электронной почте, то это признак того, что они не любят текстовые сообщения для бизнеса, поэтому перестаньте им писать.)
Это также относится к групповым текстам. Групповой обмен сообщениями может быстро стать шумным и раздражающим, поэтому убедитесь, что у вас есть разрешение на добавление людей в группу контактов, ПЕРЕД отправкой первого текста. В этом руководстве по групповым текстовым сообщениям на Huffington Post есть и другие полезные рекомендации
Шаг 8. Отправляйте правильные сообщения
Как бы нам ни нравились текстовые сообщения, это не всегда правильный способ передать информацию. Особенно для бизнеса используйте наиболее подходящий способ общения. Если для решения конкретной проблемы требуется электронное письмо, отправьте электронное письмо, которое даст вам постоянную запись вашего взаимодействия. А если лучше позвонить, то позвони.
- Есть также некоторые типы сообщений, которые нельзя отправлять с помощью текстовых сообщений. Вы не разойдетесь со своим партнером по СМС, так что не делайте того же в бизнесе.
- Business Insider рекомендует избегать использования текстовых сообщений для изменения времени или места встречи. Эти изменения легко пропустить, особенно когда некоторые коллеги не часто проверяют свои телефоны. Тем не менее, бывают случаи, когда текстовое сообщение является идеальной формой общения. Если возникла чрезвычайная ситуация и это лучший способ связаться с людьми, отправьте текстовое сообщение.
Шаг 9. Получайте почту в нужное время
У вас когда-нибудь была рабочая электронная почта, когда вы веселились вечером или на выходных? Это вывело вас из равновесия? Если вы ответили утвердительно, значит, вы не одиноки. Вот почему так важно продолжать отправлять текстовые сообщения в рабочее время. Это не поможет вашим деловым отношениям.
Шаг 10. Отправьте текстовое сообщение только один раз
Отправив сообщение, не отправляйте его повторно, если человек не отвечает сразу. Это просто означает, что этот человек не проверял свой телефон. Это произойдет, и это еще одна причина не менять время встречи по тексту. Дайте получателю достаточно времени, чтобы забрать сообщение, прежде чем вы начнете беспокоиться. А если это происходит регулярно, см. Правило 7: возможно, текстовые сообщения - неподходящий способ общения для этого конкретного коллеги.
Шаг 11. Не пишите сообщения во время встреч
Не пишите, если вы должны обращать внимание на то, что происходит в комнате. Независимо от того, находитесь ли вы на встрече, обсуждаете дела лицом к лицу или смотрите презентацию, горбиться по телефону, чтобы тайно отправить текстовое сообщение, просто грубо. Вы были бы оскорблены, если бы люди сделали это во время вашей презентации, поэтому не делайте этого ни с кем другим.
Шаг 12. Разработайте экстренные меры
Иногда нужно проверить свои сообщения - жизнь случается, правда? В этом случае сообщите людям, если возникнет чрезвычайная ситуация, из-за которой вы должны проверить свой телефон во время работы. Предварительное предупреждение обычно сглаживает любые взъерошенные перья и не дает людям удивиться громкой вибрации вашего телефона.