Если вы владеете или управляете малым бизнесом, вы обязаны защищать свое рабочее место от сексуальных или иных домогательств. Преследование на рабочем месте может подорвать моральный дух сотрудников и ограничить производительность, но, что еще хуже, если оно выйдет из-под контроля, у вас на руках может быть судебный процесс. Чтобы избежать судебных исков о домогательствах на рабочем месте, вы должны разработать жесткую политику противодействия преследованию и последовательно применять ее, следуя эффективной процедуре рассмотрения жалоб и дисциплинарных мер для преследователей, прежде чем они зайдут слишком далеко.
Шаги
Часть 1 из 3: Создание политик противодействия преследованию
Шаг 1. Сделайте решительный протест против домогательств
Любую письменную политику начинайте с четкого заявления о том, что ваша компания не терпит домогательств на рабочем месте.
- Преследование включает любое поведение, создающее оскорбительную, запугивающую или враждебную рабочую среду. Даже без жалоб достаточно одного внештатного сотрудника, чтобы создать благоприятную среду, в которой притеснения кажутся приемлемыми.
- Изложите свою позицию против притеснений в письменной политике, которая заверяет сотрудников, что такие действия недопустимы и что к жалобам относятся очень серьезно.
- Убедитесь, что сотрудники знают, что ваша письменная политика контролирует, а не что-либо исходящее от руководителя или коллеги, что может противоречить этой политике.
- Имейте в виду, что не все формы преследования обязательно нарушают законы штата или федеральные законы. Например, федеральный закон прямо не защищает сотрудников от домогательств на почве сексуальной ориентации. Однако в вашей политике должно быть подчеркнуто, что домогательства непродуктивны и нежелательны на рабочем месте, независимо от того, запрещены ли они законом.
Шаг 2. Опишите поведение, которое недопустимо на рабочем месте
Предоставление примеров может помочь сотрудникам понять, какие действия являются неправильными и какое поведение переходит границу к преследованию.
- Многие сотрудники могут полагать, что только руководители или другие лица, наделенные властью, могут быть виновны в преследовании, но это неправда. Коллеги могут беспокоить друг друга, а в некоторых случаях сотрудник может даже оказаться на крючке из-за того, что беспокоил кого-то, кто не работает на вас, например продавца или покупателя.
- В вашей политике должно быть четко указано, что любые приведенные примеры или описания домогательств не являются исчерпывающими. Если заявление или действие сотрудника заставляет кого-то чувствовать себя некомфортно, это следует рассматривать как домогательство.
- Объясните своим сотрудникам, что если у них есть вопросы по поводу определенного поведения или сомнения относительно его целесообразности, им следует проявить осторожность и предположить, что такое поведение следует избегать на рабочем месте.
- Ваши сотрудники также должны понимать, что их намерения не имеют отношения к преследованию. Если человек, ставший целью слов или действий, чувствует себя оскорбленным, эти слова или действия представляют собой преследование. Не имеет значения, были ли эти слова или действия шуткой.
Шаг 3. Опишите процедуру разрешения жалобы
Сотрудники, которые подверглись преследованиям, должны четко понимать, что они должны делать, чтобы их проблемы были решены.
- Ваша политика должна быть простой и понятной. Сотрудники с меньшей вероятностью будут подавать жалобы, если будет казаться, что им придется преодолеть кучу бюрократии, чтобы их опасения были услышаны.
- Перечислите конкретных сотрудников, ответственных за рассмотрение жалоб на домогательства, но также подчеркните, что сотрудники могут обратиться к любому руководителю или менеджеру, если они подвергаются преследованиям.
- Помимо описания процедуры обработки и расследования жалоб, предоставьте варианты, которые могут быть доступны сотруднику, подвергающемуся преследованию. Эти варианты должны быть разработаны таким образом, чтобы облегчить проблему и предотвратить дальнейший ущерб, пока жалоба рассматривается. Например, вы можете разделить вовлеченных сотрудников, переведя их в разные смены или поручив им работать в разных отделах.
Шаг 4. Укажите последствия нарушения политики противодействия преследованию
Ваши последствия должны быть реалистичными и применяться единообразно.
- Убедитесь, что вы указали аналогичные последствия для актов возмездия против сотрудников, которые подают жалобы, и против сотрудников, которые подают ложные или необоснованные жалобы о домогательствах из злости или желания возмездия.
- Ваши дисциплинарные санкции должны ужесточиться и включать увольнение за грубые или неоднократные нарушения. Дайте понять, что никакие санкции не будут налагаться без полного расследования, которое выявит явные доказательства домогательств.
Часть 2 из 3: Требование обучения сотрудников
Шаг 1. Обеспечьте всех новых сотрудников справочниками и инструкциями
С первого дня ваши сотрудники должны хорошо понимать, какое поведение недопустимо на рабочем месте.
- Письменные справочники по политике могут дать общую информацию о домогательствах на рабочем месте и понимание того, как в вашей компании борются с ненадлежащим поведением.
- Хотя вы можете и должны ясно дать понять, что незаконное преследование недопустимо на рабочем месте, вы также должны включить четкое заявление о том, что любое преследование непродуктивно, непрофессионально и неуместно на рабочем месте.
Шаг 2. Сделайте обязательными периодические курсы повышения квалификации
Непрерывное образование и обучение позволяют вашим сотрудникам быть в курсе любых изменений в политике и повышать внимание к преследованиям на рабочем месте.
- Семинары по обучению преследованию должны проводиться не реже одного раза в год, а в некоторых штатах такое обучение требуется по закону. Например, Калифорния требует, чтобы все работодатели со штатом более 50 сотрудников проводили двухчасовой интерактивный тренинг по вопросам сексуальных домогательств каждые два года.
- Обучите руководителей и менеджеров тому, как распознать домогательства и как справиться с подобным поведением, даже если жалоба не подается.
Шаг 3. Следите за своим рабочим местом
Если вы хотите избежать судебных исков о домогательствах на рабочем месте, вы не можете предполагать, что в вашей компании нет преследований, потому что никто не жаловался.
Осмотрите рабочее место и обратите внимание на любые заметки, знаки или плакаты оскорбительного характера, которые вы видите. Вы можете поговорить с ответственным за них сотрудником, прежде чем они могут стать проблемой. Например, у вас может быть сотрудник, у которого на стене над столом висит календарь для купальных костюмов. Понимая, что сотрудница-женщина может обидеться на этот календарь, вы можете попросить сотрудницу снять его, а не выставлять его на видном месте
Шаг 4. Разместите учебные материалы на видном месте
У EEOC есть брошюры, вывески и другие материалы, которые могут помочь информировать ваших сотрудников об опасностях домогательств на рабочем месте.
- Вы можете загрузить и распечатать эти материалы самостоятельно по адресу https://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/index.cfm или бесплатно заказать предварительно распечатанные материалы в правительственном агентстве.
- Благодаря тому, что материалы становятся доступными, проблема домогательств на рабочем месте остается открытой, что снижает вероятность того, что сотрудники будут бояться подавать жалобу из-за страха или запугивания.
Часть 3 из 3: Надлежащее реагирование на жалобы
Шаг 1. Назначьте несколько человек для рассмотрения жалоб
Поскольку сообщение о домогательствах может быть деликатным вопросом, вы должны убедиться, что сотрудники могут поговорить с кем-то, с кем они чувствуют себя комфортно.
Вы также можете назначить кого-нибудь за пределами компании для рассмотрения жалоб. Даже если с ним или с ней никогда не связывались, это посылает вашим сотрудникам сообщение о том, что никто не освобожден от этой политики, и преследование недопустимо со стороны кого-либо на любом уровне компании
Шаг 2. Отнеситесь ко всем жалобам серьезно
Даже если вы можете рассматривать конкретную жалобу как банальную или несерьезную, относитесь к ней так же, как и к любой другой.
- Имейте в виду, что полномасштабное расследование не потребуется для каждой ситуации, о которой сообщается. Однако серьезное отношение к жалобе с самого начала гарантирует, что проблема будет решена быстро и эффективно.
- Сохраняйте объективность при рассмотрении жалоб. Если вы или лицо, рассматривающее жалобу, считаете, что он или она не может быть объективным, поскольку они близки к лицу, обвиняемому в домогательствах, жалобу следует передать другому лицу, которое может оставаться нейтральным.
Шаг 3. Обеспечьте конфиденциальность сотрудников, которые жалуются на домогательства
Сотрудники должны знать, что, насколько это возможно, их личности и детали их жалоб на преследование не будут разглашаться.
- Подробную информацию о жалобе на домогательства следует передавать другим лицам только в случае крайней необходимости для решения проблемы. Вы должны стремиться максимально защитить анонимность преследуемых сотрудников.
- Если конкретная информация о жалобах на домогательства станет поводом для сплетен на рабочем месте, вы можете подать иск о враждебной рабочей среде.
Шаг 4. Оперативно расследуйте жалобы
Сотрудники не поверят, что вы серьезно относитесь к их жалобам, если вы не расследуете их и не попытаетесь разрешить их как можно быстрее.
- Тщательное и эффективное расследование жалоб может быть лучшим способом избежать судебных исков о домогательствах на рабочем месте. Даже если проблема не будет решена на 100 процентов к удовлетворению преследуемого сотрудника, он или она с меньшей вероятностью подаст иск, если вы серьезно отнесетесь к жалобе и немедленно ее рассмотрите.
- Напротив, затягивание или затягивание расследования может создать впечатление, будто вы пытаетесь замять ситуацию под ковер.
- Убедитесь, что вы расследуете все жалобы, независимо от репутации сотрудника, подавшего жалобу, или взаимоотношений между сотрудником, подавшим жалобу, и сотрудником, который предположительно преследовал его или ее.
- Например, вы можете получить жалобу о преследовании от сотрудника, имеющего репутацию человека, который жалуется на все и в целом имеет плохое отношение. Относитесь к этой жалобе так же, как к жалобе, исходящей от самого надежного и продуктивного сотрудника.
Шаг 5. Вести записи обо всех жалобах
В случае, если сотрудник подает отчет в EEOC или в государственное агентство, вы должны иметь письменную документацию о шагах, которые вы предприняли для разрешения ситуации.
- Храните единый файл для каждой жалобы, начиная с журнала, в котором указываются даты каждого шага, предпринятого по вопросу от подачи жалобы до каждого решения.
- Если есть какие-либо документы, связанные с жалобой, такие как обмен сообщениями по электронной почте или определенные фотографии или плакаты, которые, по словам сотрудника, вызвали у него или ее дискомфорт, включите эти элементы или их копии в тот же файл, что и исходная жалоба.
- Если вы интервьюируете сотрудника лицом к лицу, запишите интервью или сделайте письменные заметки. Попросите сотрудника просмотреть любые письменные заметки, прежде чем добавлять их в файл, и убедиться, что они верны.
Шаг 6. Честное и последовательное применение политик противодействия преследованиям
Ваша политика противодействия преследованию не будет иметь большого значения, если вы не будете применять ее одинаково каждый раз для каждого сотрудника.
- Вы должны требовать от всех сотрудников одного и того же стандарта, независимо от их ранга или должности в компании. Если определенное поведение неуместно для вашего сотрудника с самым низким уровнем заработной платы, оно также неуместно для руководителя или генерального менеджера.
- Нарушение правил или разрешение исключения для любого сотрудника по любой причине может привести к искам о несправедливом обращении, которые могут лечь в основу судебного иска о домогательствах на рабочем месте.
- После того, как вы разрешили ситуацию и дисциплинировали всех сотрудников в соответствии с политикой, обратитесь к сотруднику, который стал жертвой, чтобы убедиться, что поведение прекратилось и сотрудник больше не является объектом преследования.