Со всеми входными данными, информацией и беспорядком, которые приходят в нашу жизнь сегодня, простое наблюдение за всем этим создает столько стресса и разочарования, что часто может привести к чувству беспомощности и беспокойства. В большинстве случаев вы просто не знаете, с чего начать, когда хотите научиться быть организованным.
Однако этому можно научиться.
Разработав несколько стратегий и методов и создав систему, которая быстро справляется со всеми этими входными данными, вы, наконец, сможете избавиться от беспорядка и, что более важно, избавиться от беспорядка.
Вот несколько правил, которые помогут вам на пути к жизни без беспорядка.
1. Не используйте рабочий стол вашего компьютера для хранения
Рабочий стол вашего компьютера не предназначен для хранения ваших файлов. Ваш рабочий стол должен быть чистым и свободным от файлов. Беспорядок на рабочем столе не только замедляет работу вашего компьютера, но и делает поиск вещей мучительно медленным.
Вместо этого, пока вы учитесь быть организованным, создайте базовую структуру папок внутри папки с документами. Теперь это должно работать на вас, но постарайтесь не слишком усложнять. Что вы можете сделать, так это подумать о том, какие файлы вам нужно будет хранить, и разделить их на личные и профессиональные. Что касается меня, у меня есть две основные папки в папке с документами: одна называется «рабочая», а другая - «личная». Внутри них у меня есть подпапки, организованные в соответствии с моими разными ролями или категориями.
Это просто, и это позволяет мне быстро найти то, что мне нужно, когда мне это нужно.
Теперь я понимаю, что в течение дня, когда вы выполняете свою работу, вам может понадобиться быстрый доступ к определенным изображениям и файлам, и можно временно держать их на рабочем столе. Тем не менее, сделайте привычкой очищать свой рабочий стол в конце каждого дня в рамках процедуры закрытия (подробнее об этом позже).
2. Научитесь использовать функции поиска вашего компьютера
Меня удивляет, как мало людей знают, как находить документы на своем компьютере с помощью простого сочетания клавиш, но это одна из самых простых вещей, когда вы учитесь быть организованным. Например, на Mac CMD + пробел вызывает поиск в центре внимания, и вы можете ввести дату, тип файла, ключевое слово или имя файла.
На компьютере с Windows[1] откройте кнопку «Пуск» и начните вводить нужный файл.
В обоих случаях точное имя файла не требуется. Просто введите несколько букв, и через несколько секунд у вас будет нужный файл.
Когда вы узнаете, насколько полезны функции поиска вашего компьютера, вам будет гораздо удобнее удалять все эти файлы, разбросанные по рабочему столу, и помещать их в соответствующую папку на вашем компьютере.
3. Держите свой рабочий стол в чистоте
Как и на рабочем столе вашего компьютера, на рабочем столе вашего стола также не должно быть беспорядка и файлов. Используйте свои ящики для тех бумажных документов, которые обычно висят на вашем столе - загроможденный стол не способствует вдохновенной работе[2].
Кроме того, взгляните на свое рабочее место и спросите, нужно ли то, что лежит на вашем столе. Часто у нас на столе лежат вещи, которые не имеют для нас смысла и не имеют сентиментальной ценности. Это просто то, что всегда было у нас на столе. Если он вам не нужен или он вас не вдохновляет, удалите его.
И пока мы говорим о вашем столе, примите решение на этой неделе, что вы переберете все ящики своего стола и уберете все старые ручки, чашки и другой мусор, который накопился за эти годы. Поверьте мне в этом, процесс очистки ваших ящиков и удаления всего беспорядка на вашем столе даст вам новую энергию и зажжет много творчества, которое было отодвинуто на задний план. Вам снова понравится работать за столом.
Фотографии ваших близких и несколько вдохновляющих сувениров - это прекрасно. Только не сходи с них с ума. Сведите их к минимуму.
4. Создайте ритуал закрытия
Это отличный способ следить за тем, чтобы ваши файлы и другие материалы были организованы, так что сделайте это необходимым навыком, чтобы научиться быть организованным. Дайте себе десять-двадцать минут перед тем, как закончить дневную работу, чтобы привести в порядок свои рабочие столы.
Переместите свои файлы на их законное место и удалите все, что вам больше не нужно. У меня часто накапливается много скриншотов в течение дня, и если я их не удаляю, то в конце дня они быстро начинают накапливаться.
Прежде чем выключить компьютер на день, я очищаю их, удаляю скриншоты, если они мне больше не нужны, и оставляю файл на рабочем столе свободным. Это прекрасный способ начать следующий день с чистого стола и рабочего стола компьютера.
5. Включите менеджер списков дел в свою жизнь
Записывая свои дела и обязательства на стикерах, вы только поощряете беспорядок. Конечно, может показаться хорошей идеей прикрепить их к компьютеру, чтобы ничего не забыть, но со временем вы перестаете к ним относиться. Они просто становятся частью вашего стола, а вы их игнорируете.
Удалите их. Возьмите свои задачи и обязательства и поместите их в менеджер списков дел. Используете ли вы Windows или Mac, они оба поставляются с менеджерами списков дел. Используйте их с пользой.
Вам не нужно создавать сложную структуру списка дел. Все, что вам нужно, это почтовый ящик для быстрого ввода и возможность датировать задачи, когда они должны быть выполнены.
Я использую простую структуру в своем менеджере списков дел. Я использую систему, которую я называю Time Sector System[3], где я создаю шесть папок:
- Входящие
- На этой неделе
- На следующей неделе
- В этом месяце
- В следующем месяце
- Долгосрочные / На удержании
Тогда, что бы я ни собирал, единственное решение, которое мне нужно принять, это: когда я собираюсь выполнить задание? Затем я могу поместить задачу в соответствующую папку.
Одной из самых больших причин беспорядка на столе (и в сумках) являются все эти маленькие кусочки бумаги, которые вы используете для записи важной информации и номеров телефонов или адресов электронной почты. Когда они накапливаются, их легко потерять, и вы тратите много времени на их поиски.
Используйте для этого свои цифровые устройства. Вы можете сфотографировать письменную записку. Вы можете быстро добавить номер телефона или адрес электронной почты в диспетчер списков дел (или приложение для заметок), и если у вас настроена синхронизация между вашими устройствами, у вас будет доступ к информации на всех ваших устройствах. И более того, он будет доступен для поиска.
6. Установите еженедельное время для очистки ваших устройств
Эта область может быстро подкрасться к вам, поэтому найдите время, чтобы выработать эту привычку, пока вы учитесь быть организованным. Снимать фото и видео на наши телефоны в наши дни слишком просто. Мы делаем снимок и просто оставляем его в нашем фотоальбоме.
Со временем в наших электронных фотоальбомах остаются тысячи фотографий, которые не стоит хранить. Я трачу около десяти минут на выходных (обычно в воскресенье вечером), удаляя все изображения, которые больше не хочу хранить. Это снижает потребность в цифровом хранилище, что экономит деньги, и это означает, что все фотографии в моем фотоальбоме - это фотографии, которые я хочу сохранить.
Я делаю то же самое с папкой загрузок. Мы часто скачиваем PDF-файл с намерением прочитать его позже, а потом совершенно забываем о нем. Со временем мы получаем сотни PDF-файлов и других документов, которые нам больше не интересны или в которых мы больше не нуждаемся. Удалите их или заархивируйте. Только не оставляйте их в папке загрузок.
Если вы хотите избавиться от беспорядка, эта привычка вознаградит вас. Делая это еженедельно, вы будете тратить около тридцати минут каждую неделю на уборку и регистрацию. Если вы этого не сделаете, вам придется потратить день или два, просто разбираясь со всем, и у вас останется ощущение, что вы потратили эти дни впустую.
7. Проведите ежегодную уборку
Одним из моих ежегодных ритуалов является очистка всех моих папок и заметок. Я беру выходной на работе и провожу день, просматривая все на своем компьютере и удаляя все, что больше не имеет никакой ценности.
Я выбираю для этого зимние каникулы. Дело не только в конце года, но и в том, что многие компании в отпуске, и в целом стало спокойнее.
Я просматриваю все свои рабочие и личные папки и очищаю все, что мне больше не нужно. Я также архивирую множество файлов на внешний жесткий диск на случай, если они понадобятся позже.
Это также хорошее время, чтобы очистить папки электронной почты. Электронная почта может стать бездонной ямой писем, которые вам больше не нужны. Пройдите и очистите их. Вы почувствуете себя намного лучше, когда сделаете это.
С помощью электронной почты вы также можете объявить себя банкротом электронной почты и просто удалить все в своем почтовом ящике (или, если вам неудобно это делать, объявить «мягкое» банкротство электронной почты и переместить все свои электронные письма в папку с именем « Старый почтовый ящик").
Это может показаться радикальным шагом, но невероятно, насколько яснее вы станете. Вы увидите, за что вы держались, что, возможно, пропустили, и вы обнаружите, что у вас гораздо больше места, готового к грядущему году.
8. Делайте понемногу, часто
Я давно это понял. Много лет назад я пытался стать продавцом. Я с треском провалился в этом, но во время обучения я следовал за опытным коллегой. В один из дней, когда я следил за ней, она должна была заполнить и подать отчет о расходах за месяц.
Я отчетливо помню, как она открывала бардачок своей машины и вытаскивала горсть квитанций, а затем кропотливо добавляла их в отчет о расходах - в те дни мы вели дела на бумаге. Четыре часа спустя она наконец закончила отчет.
Я помню, в то время я думал, что это не лучший способ сделать это. Когда у меня появился шанс поехать в одиночку, я начал останавливать машину на стоянке по пути домой и добавил расходы на этот день в свою ведомость расходов. Это заняло у меня несколько минут, и, поскольку я делал это в тот же день, я точно помнил, для чего предназначалась каждая квитанция.
Когда вы учитесь быть организованным, вы можете использовать этот принцип почти во всем. Ежедневно очищайте почтовый ящик, удаляйте скриншоты с рабочего стола и очищайте сумку в конце недели, а также выбрасывайте все, что вам больше не нужно.
Делая немного, часто все становится намного проще, и к вам не подкрадывается это умственное отставание, когда у вас в глубине души есть ноющее чувство, говорящее вам, что вы должны что-то сделать - только вы можете не помню, что это такое.
Заключительные мысли
Если для вас это не естественно, то научиться быть организованным может потребовать времени и усилий, но оно того стоит. Избавление от беспорядка поможет вам во многих отношениях. У вас более приятная рабочая обстановка, а расхламление окружающей среды также помогает расхламить ваш разум. Вдобавок ко всему, поиск вещей становится проще, а это означает, что ваша общая производительность резко возрастает. Выберите приведенные выше стратегии, которые помогут вам в повседневной жизни, и начните организовывать свою жизнь уже сегодня.