Плохое письмо, включая большое количество грамматических и орфографических ошибок, может оставить плохое впечатление. Отправьте резюме или сопроводительное письмо, используя неправильную форму «там», и менеджер по найму может выбросить его прямо в мусорную корзину. Используйте фрагменты предложений в коммерческом предложении, и получатель может не воспринять вас всерьез. То, как вы пишете, многое говорит о вас. Вам не нужно быть специалистом по английскому языку или журналистике, чтобы составлять хорошо написанные безошибочные письма и деловое общение. Вот 8 простых способов избежать распространенных орфографических и грамматических ошибок:
Не полагайтесь на проверку орфографии
Это может звучать нелогично, и да, проверка орфографии - отличный помощник, но она не улавливает все, и это не всегда правильно. Используйте проверку орфографии как один из инструментов в процессе корректуры и помните, что она безошибочна. Кстати, не доверяйте проверке грамматики компьютерной программы; он может указывать на возможные проблемы, но ничего не улавливает и может сказать вам, что что-то не так, когда это не так.
Вычитывайте, но сделайте это позже
Вы видите вакансию, на которую вам не терпится откликнуться, составляете, по вашему мнению, отличное сопроводительное письмо и читаете его. Но прежде чем нажать «Отправить» важный документ, подождите хотя бы час - или даже на следующий день - и снова проверьте его. Уделите некоторое время между тем, когда вы закончите писать, и тем, когда вы вернетесь к корректуре, это поможет вам обнаружить больше ошибок. Когда вы что-то пишете, а затем сразу же вычитываете, вы, скорее всего, поторопитесь, так как «знаете», что будет дальше. Уделив себе немного больше времени, вы сможете исправить эти ошибки.
Вычитка снизу вверх
Это отличный инструмент для выявления ошибок. Прочитайте документ предложение за предложением, начиная с конца. Это позволяет вам сосредоточиться на каждом предложении и поможет вам обнаружить пропущенные слова, неправильно используемые слова или другие грамматические ошибки. Конечно, это немного странно, но это действительно работает.
Найти доверенного редактора
Прежде чем нажимать «Отправить», попросите друга или члена семьи прочитать ваше письмо, предложение или резюме, чтобы увидеть, есть ли какие-либо ошибки, которые они заметили. Свежий взгляд на документ может быть большим подспорьем.
Найти надежный ресурс
Помните словарь? Это по-прежнему отличный ресурс, когда вы запутались в правописании или ищете правильное слово для использования. Независимо от того, используете ли вы онлайн-словарь или бумажную копию, словари являются важными инструментами и могут помочь избежать множества бессмысленных ошибок. Если вы не знаете, какую «ведьму» использовать, посмотрите оба слова в словаре, чтобы убедиться, что вы выбрали правильное. Это не ошибка, которую обнаружит проверка орфографии. Помимо словаря, доступны и другие справочники, в том числе Чикагское руководство по стилю и Книга стилей Ассошиэйтед Пресс. Возможно, вы не пишете новостную статью, но книга стилей AP содержит полезную информацию об аббревиатурах и правильном выборе слов. Если вы часто пишете по работе, это определенно хорошая книга.
Составьте список типичных ошибок
У всех нас есть проблемные слова, которые мы не можем вспомнить, как пишется, или уроки грамматики, которые мы никогда не понимали. Если вы знаете, например, что вам трудно вспомнить, какое «это» использовать, составьте краткий список и разместите его там, где вы можете его увидеть. Обязательно смотрите на него при написании. Это действительно может изменить ситуацию.
Используйте простые сочетания клавиш
Помните, как вы учили названия Великих озер в школе, используя слово «ДОМА?» Вы можете использовать ту же методологию, чтобы запомнить, как пишутся определенные слова. Например, в слове «отдельный» есть «крыса», а «главный - ваш друг», чтобы помочь вам вспомнить, следует ли вам использовать «главный» или «принцип». Это может звучать глупо, но простые сокращения должны быть частью набора инструментов каждого писателя.
Не торопись
Да, вы хотите получить это письмо или предложение, но спешка с письменным проектом, вероятно, означает больше ошибок. Не торопитесь и всегда оставляйте достаточно времени для редактирования. Книги разбивают процесс написания следующим образом: 20 % времени приходится думать о том, что написать, 30 % - писать и 50 % - дорабатывать или редактировать. Не просто сядьте, напишите это важное электронное письмо своему боссу и нажмите «Отправить». Сначала подумайте о том, что вы хотите сказать, затем напишите это, а затем прочитайте еще раз, используя некоторые из инструментов, описанных выше. Они помогут выявить глупые ошибки и помогут вам создать качественный документ.
Любой может составить безошибочное электронное письмо, письмо или деловое предложение - вам просто нужно не торопиться и использовать приведенные выше советы.