У вас есть цифровая записная книжка, и вы используете лучшую систему управления задачами. Вы умеете составлять расписание. Вы великолепно отслеживаете детали. Вы быстро отвечаете на письма. Но вы все еще ищете способы усилить его, потому что знаете, что можете сделать еще лучше.
1. Спите больше, а не меньше
Слишком мало сна, плохой сон, прерывистый сон и/или проблемы со здоровьем, которые мешают сну, - все это складывается в один негатив: усталость. И усталость оказывает большое, плохое влияние на вашу производительность. Одно исследование, завершенное в 2010 году, оценило ежегодные потери производительности, связанные с усталостью, почти в 2000 долларов на одного работника. Хроническое недосыпание имеет довольно серьезные последствия, такие как повышенная тревожность, плохая память и, в конечном счете, нарушение когнитивных функций.
Другими словами, без достаточного сна ваш мозг просто не будет работать. Поэтому, даже если у вас есть отличный план, упорядоченный список дел и все необходимые инструменты, без достаточного количества сна вы склонны быть вялым и рассеянным. Все приемы, описанные в книге, не помогут максимизировать продуктивность, если вашему мозгу - главной машине продуктивности - действительно нужен сон.
2. Делайте меньше, а не больше
Производительность не в том, чтобы делать больше за меньшее время. Что хорошего в том, чтобы делать больше, если то, что вы делаете, не является реальной работой, в которой вы нуждаетесь? На самом деле, пытаясь сделать больше, мы часто теряем время. Наука доказала, что человеческий мозг не приспособлен к многозадачности.
Чем больше вы наваливаете на свою тарелку (или в календарь, или в блокнот, или в список дел, или в диспетчер задач), тем больше времени у вас уходит на то, чтобы решить, что вы будете делать дальше. А принятие решений не только отнимает драгоценное время, но и истощает ваш крайне важный запас силы воли.
Одно простое решение избавит вас от обоих этих убийц продуктивности: постарайтесь делать меньше.
Ограничьте количество открытых проектов, в которых вы участвуете одновременно. Я понимаю, что это не всегда возможно: иногда список ваших проектов зависит от вашего начальника или близкого вам человека больше, чем от вас.
Если вы обнаружите, что перегружены, может помочь обращение: «Я бы хотел заняться этим проектом; Вы не против, если я сначала закончу проект XYZ, чтобы у меня было время и внимание, которые мне нужно посвятить этой новой идее?»
Строго ограничьте то, что вы позволяете себе включать в свои ежедневные и еженедельные списки дел. В начале недели выберите несколько главных дел, которые вы хотите выполнить. В начале каждого дня решайте, какие три задачи вы должны выполнить, чтобы приблизиться к желаемым достижениям на этой неделе.
3. Стать менее доступным
Быть человеком, на которого всегда можно положиться, имеет определенное преимущество: люди смотрят на вас с уважением. Они уважают вас. Они знают, что вы справитесь со своей задачей.
Это также сопряжено с определенной проблемой: люди будут спрашивать у вас больше, если будут знать, что могут на вас положиться.
Помогать друзьям хорошо, и это то, что вы должны делать. Но это не то, что вы должны делать все время. Если вы выберете менее доступный вариант, будет автоматически установлен фильтр.
Не будьте человеком, постоянно приклеивающим телефон к руке. Не будьте девушкой, которая отвечает на каждое сообщение, звонок или электронное письмо в течение пяти минут или меньше. Люди могут подождать, и если важно, чтобывы участвовали в этом, они будут ждать вашего ответа.
4. Ограничить встречи
Встречи - это пресловутые черные дыры, пожирающие продуктивность в обмен на, ну, ничего. Вакуум. Хотя вы можете найти множество хороших советов о том, как получить больше от совещаний - делайте совещания короткими, сфокусированными, достигайте поставленных целей и т. д., - вот один простой, но чрезвычайно эффективный подход: полностью ограничить совещания.
Если вы начальник, просто перестаньте вносить их в расписание или делать себя доступным для каждого приглашения на встречу, которое приходит на ваш стол (см. № 3 выше, Стать менее доступным). Если у вас нет таких полномочий, начните подавать апелляции. Прежде чем просто сдаться и появиться, списывая на мел еще один день, потерянный из-за ненасытной машины, пожирающей продуктивность, которой является встреча, свяжитесь с организатором и задайте эти вопросы:
- Что на повестке дня этой встречи?
- Каковы цели вашей встречи?
- Почему ты хочешь, чтобы я был там?
- Что вы ожидаете от меня?
- Могу ли я внести свой вклад, не присутствуя на собрании?
Если организатор встречи также является вашим руководителем или коллегой, подайте апелляцию на основании потери производительности. Спросите что-то вроде этого: «Вы бы предпочли, чтобы я добился безумно крутого прогресса в этом проекте, который мы делаем, или сидел бы на этом совещании в течение 2 часов и ничего не добился?»
5. Измерьте свое производство
Мы часто не знаем, как измерить продуктивность проектов, в которых мы участвуем. Может быть, это текущий проект, или что-то большое и сложное, или что-то творческое и неосязаемое. В любом случае, сложно определить, как выглядит производство.
Однако проблема в том, что если вы на самом деле не знаете, как выглядит производство, вы не можете сказать, продуктивны ли вы.
Решите проблему нечеткой производительности, разработав способ измерения производительности каждого вашего проекта. Это может быть что-то вроде временной шкалы с вехами для определенных достижений в проекте по мере продвижения: вы измеряете свой прогресс, видя, насколько точно вы можете оставаться в соответствии с прогнозируемой временной шкалой.
Или это может быть что-то вроде квоты, ежедневной или еженедельной, ключевых задач или результатов, которые необходимо выполнить.
Или это может быть что-то совсем другое: написанные слова, сделанные звонки, обещанные деньги, ответы на электронные письма, отправленные заявки.
Выясните, что именно означает производство для каждого проекта, и тогда вы сможете максимизировать эту производительность. Следите за своим производством каждый раз, когда вы работаете над проектом. Просто знание того, что именно вы должны делать, чтобы быть продуктивным, полезно для концентрации вашего мозга.
Отслеживание того, чего вы можете достичь, становится игрой, в которую вы играете с самим собой, которая побуждает вас работать лучше каждый раз, когда вы выполняете работу.
6. Забудьте о больших целях; сосредоточьтесь на небольших достижениях
Большие цели - это хорошо, но отслеживание прогресса в достижении больших целей может быть угнетающим. Нам нужно видеть прогресс, чтобы иметь мотивацию продолжать двигаться вперед. Иначе мы впадаем в уныние и начинаем во всем сомневаться.
К сожалению, мы часто верим в идею больших целей, не понимая, как к ним приблизиться. Каждая большая цель достигается серией маленьких, постепенных достижений. Это старая новость: ешьте слона по кусочку, идите в это путешествие шаг за шагом. Хотя мы знаем и понимаем эту концепцию, мы не знаем, как ее применять.
Суть в том, чтобы поставить перед собой большую цель, а затем забыть о ней на время. Вместо этого выясните, какие небольшие успехи вам нужно делать еженедельно, даже ежедневно, и сосредоточьтесь на них. На какое-то время игнорируйте большую цель и просто сосредоточьтесь на достижении этих небольших результатов. Время от времени снова и снова смотрите на большую цель и смотрите, как далеко вас продвинули эти маленькие успехи в ее достижении.
7. Выработайте здоровые привычки
Ваш мозг является важным компонентом любых усилий в продуктивной жизни. И ваш мозг является частью вашего тела. Если вы не заботитесь о своем теле, вы плохо заботитесь о своем мозге.
Здоровые привычки включают достаточный и хороший сон, физические упражнения и употребление пищи, которая подпитывает вас, а не отягощает. Они также включают баланс времени между сосредоточенной работой и отдыхом, одиночеством и общественной деятельностью, физическими и умственными усилиями.
Сосредоточьтесь на создании или укреплении одной здоровой привычки каждую неделю и чередуйте привычки, которые вы хотите установить. Чем сильнее эти здоровые привычки в вашей жизни, тем продуктивнее вы будете по умолчанию.