Сколько писем у вас сейчас во входящих? Вы такой же нулевой урод, как и я? Или у вас накопились непрочитанные электронные письма, и вы надеетесь, что у вас будет время добраться до них?
Я не осуждаю - у меня раньше был такой же беспорядок во входящих, как и у всех. И даже сейчас, если я уезжаю в отпуск или слишком долго не проверяю электронную почту, у меня могут возникнуть проблемы: письма накапливаются, а вернуться к моему пустому почтовому ящику может быть настоящей рутиной.
У меня есть несколько советов в рукаве, чтобы сделать работу с электронной почтой менее болезненной, и я обнаружил, что лучшая защита - сильное нападение. В этой статье я собираюсь дать вам несколько конкретных советов и примеров, как мгновенно уменьшить количество писем в папке «Входящие» и помочь вам сохранить это состояние в долгосрочной перспективе с помощью фильтров.
Что такое фильтры электронной почты?
Фильтр электронной почты похож на мою маленькую армию виртуальных помощников по электронной почте. Вы говорите каждому проверять каждое электронное письмо на наличие определенного набора вещей, а затем указываете конкретное действие, которое нужно с ним сделать. Некоторые критерии, которые вы можете проверить, включают:
- От кого это?
- Кому?
- Какие слова в теме?
- Какие слова в теле?
Некоторые действия, которые вы обычно можете предпринять:
- Удалить
- Отметить как прочитанное
- Отправьте куда-нибудь
- Отправить автоматический ответ
Я использую GMail и знаю, что Outlook (и большинство настольных программ) имеют эту возможность, вам нужно будет уточнить у своего провайдера веб-почты, как это делается. С этим кратким введением, вот пять типов электронных писем, которые я всегда фильтрую.
1. Информационные бюллетени по электронной почте
Любой блог, на который я подписываюсь, любой маркетинговый список адресов электронной почты - самое первое, что я делаю после подтверждения подписки, - это настраиваю фильтр для автоматической фильтрации этого в ведро «ToRead». Я делаю это двумя способами:
- Используйте символ +, чтобы создать уникальный адрес электронной почты. Например, если вы[email protected], вы также получаете все электронные письма, отправленные на адрес[email protected]. Я использую аналогичный стратегия, поэтому все мои информационные бюллетени по электронной почте отправляются на определенную учетную запись электронной почты, которая автоматически фильтруется в корзину, чтобы прочитать ее позже.
- Фильтр по отправителю. Немного более утомительно, но вы также можете настроить индивидуальные фильтры для каждого отправителя.
2. Друзья пересылают мне статьи
У меня есть друг, который постоянно присылает мне политические статьи с нескольких веб-сайтов. Несмотря на то, что они анонимно отправили им электронное письмо с https://stopforwarding.com/, а также сказать им лично, они не остановятся. Я не хочу фильтровать все их электронные письма, так как иногда они присылают мне что-то законное (не пересылаемое).
Поэтому я фильтрую их по отправителю и проверяю несколько веб-сайтов в теле письма. Я делаю это со многими людьми, и это помогает отделить мусор, который они хотят мне прислать, от реальных разговоров, которые мы ведем. Каждую неделю или около того я просматриваю свой «Еженедельный обзор» и вижу там эти электронные письма - и обычно просто удаляю их.
3. Уведомления о комментариях и пингах в моем блоге
У меня есть работа на полную ставку, и хотя я серьезно отношусь к своему блогу, мне не нужно мгновенно видеть все комментарии и обратные ссылки. Я стараюсь связываться с ними каждый день или раз в несколько дней, но не хочу, чтобы они засоряли мой почтовый ящик.
Я фильтрую их в папку, которую стараюсь просматривать каждую ночь, но если я не могу добраться до нее каждую ночь, ничего страшного. Когда я добираюсь до этого, я стараюсь обрабатывать их в пакетном режиме не менее 30 минут за раз, посещаю всех, кто связался со мной, возможно, оставляет комментарий - и отвечаю людям, которые были достаточно любезны, чтобы оставить комментарий в моем блоге..
4. Уведомления Facebook/Twitter/социальных сетей
Мне не нужно сразу знать, когда кто-то подписывается на меня, добавляет в друзья, отправляет мне сообщения и т. д. Я обычно проверяю социальные сети и сайты СМИ не реже одного раза в неделю и могу обрабатывать уведомления в это время. время.
Некоторое время я фильтровал все это, а затем проверял их, когда мне было удобно. По большей части, однако, теперь, если я проверяю сайт достаточно часто (как я делаю это в Twitter и Facebook), я просто полностью отключаю уведомления по электронной почте.
5. Акции магазина
Мне нравится узнавать о последних предложениях и специальных предложениях, но это не должно прерывать мой обычный рабочий процесс. Я посмотрел на него и понял, что могу покупать что-то из этих рассылок раз в год - если даже так часто!
Поэтому я фильтрую их все в папку «Необязательный обзор» - и, если у меня есть время, я просматриваю их на досуге. Если нет - ничего страшного, я просто удаляю их каждые пару недель.
Хорошо, у меня есть фильтры - что теперь?
После того как вы создали некоторые из этих фильтров, GMail (то, что я использую) имеет возможность немедленно запускать их для всего, что у вас есть в папке «Входящие». Используйте это, чтобы мгновенно отфильтровать элементы с низким приоритетом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
В дальнейшем ваши фильтры будут применяться ко всем новым поступающим электронным письмам. Это сохранит вашу папку входящих сообщений в чистоте, чтобы вы могли сначала прочитать релевантные важные электронные письма, прежде чем отправиться в свои папки, чтобы разобраться с низкоприоритетными электронные письма, которые могут быть важны для вас, но не требуют быстрого ответа.