Цели дают вам направление, делают ваш календарь менее пугающим и подсказывают, когда отмечать ваши достижения, но независимо от того, сколько у вас целей и насколько хорошо вы их достигаете, производительность может быть серьезной проблемой. Вот почему в 2012 году одной из моих основных целей было повышение производительности по всем направлениям. Я экспериментировал, менял привычки сна, менялся, когда сосредоточивался на определенных задачах, и проверял дюжину различных теорий, чтобы увидеть, что работает, а что нет, и хотя в подавляющем большинстве моих «гениальных» идей оказалось очень мало (или отрицательное) повлияло на мою производительность, некоторые вещи работали достаточно хорошо.
Вот пять вещей, которые работали лучше всего, и как их можно быстро и эффективно использовать для повышения собственной продуктивности:
Работаем меньше часов
Когда дела становятся очень занятыми и кажется, что вы никогда, никогда не будете наверстывать упущенное, у большинства возникает рефлекторная реакция на то, чтобы работать больше, а не меньше. На строго логической основе это имеет смысл: чем больше работаешь, тем больше делаешь, верно? Как я обнаружил в прошлом году, это может быть не так. Я всегда отмечал, что в те дни, когда у меня много времени, чтобы сделать что-то, я, как правило, делаю меньше, и в 2012 году произошли два события, подтверждающие это..
Во-первых, я начала брать полдня два раза в неделю, чтобы проводить время со своим сыном. В эти два дня я работал с 7:00 до 13:00; примерно на 3 часа меньше моего обычного графика. Поначалу это было очень напряжно, но со временем я заметил, что на самом деле делаю столько же, если не больше, в эти дни, чем в те дни, когда работал до 16:00.
Во-вторых, я установил RescueTime. Программа Rescue Time, рекомендованная Тимом Ферриссом в книге «4-часовая рабочая неделя», устанавливается в фоновом режиме на вашем Mac или ПК и отслеживает, сколько времени вы тратите на выполнение определенных задач. Вы можете использовать его, чтобы заблокировать определенные задачи или предоставить расширенную аналитику, если вы заплатите за это, но я использую бесплатную версию только для того, чтобы получать еженедельное электронное письмо с информацией о том, насколько я был продуктивным на той или иной неделе. Каждое воскресенье появляется электронное письмо, в котором указывается количество отработанных часов и процент продуктивности, которого я достиг на этой неделе.
В первую неделю я работал 45 часов и был продуктивным на 73%, что, по словам Rescue Time, было лучше, чем примерно 75% людей, использующих сайт. Я поставил перед собой цель довести это число как минимум до 80%, и единственный способ сделать это - работать меньше часов. Когда я стал меньше работать - сначала для того, чтобы заниматься папой по вторникам и средам, а позже, чтобы иметь выходные для работы во дворе и семьи, - я заметил, что моя продуктивность значительно возросла. Это напомнило мне о законе Паркинсона; Если вы дадите себе определенное количество времени для выполнения задачи, вы заполните это время до конца, поэтому, когда я дал себе 45 часов, чтобы выполнить недельную работу, мне потребовалось 45 часов. Когда я уделял себе всего 35 часов, я все равно успевал все, плюс у меня было гораздо больше времени для себя, что, в свою очередь, снижало стресс и делало меня еще более продуктивным.
Отключение раз в неделю
Примерно в то же время, когда я понял, что трачу около 12 часов в неделю за рабочим столом на чтение электронной почты и просмотр видео на YouTube, я начал задаваться вопросом, не слишком ли много времени я провожу перед экраном. По субботам и воскресеньям я буквально стонал всякий раз, когда мне нужно было войти в систему и отправить электронное письмо; мой мозг и тело были измотаны экранной усталостью. Таким образом, я решил отключить все на один день (на добровольной основе - я все еще был доступен, если возникнет чрезвычайная ситуация на работе) и провести время, работая на улице, выполняя поручения со своей семьей или играя в настольные игры с друзьями.
Это не только помогло мне избавиться от беспокойства по поводу усталости от экрана на выходных, но и сделало меня намного более продуктивным, когда я входил в систему по утрам в понедельник. Меня не пугала мысль о включении компьютера; Я принял это.
Максимальная автоматизация
У каждого есть несколько задач, над которыми они тратят слишком много времени; мелочи, которые съедают ваше время с очень малой или нулевой пользой. Будь то задача обслуживания, такая как обновление ваших финансовых таблиц, или коммуникационная задача, такая как отправка электронных писем, вы теряете от 5 до 10 часов в неделю, занимаясь тем, что либо А) скучно, либо Б) малоприбыльно. Я всегда знал это, и хотя я ненавидел это, я ничего не мог с этим поделать. Автоматизация требовала много времени или денег, которых у меня не было.
В 2012 году я сделал инвестиции и начал автоматизировать ключевые задачи. Например:
- Электронная почта - вместо того, чтобы держать ее открытой весь день, я закрыл свое почтовое приложение и проверял его только два раза в день. На время я оставляю Skype включенным, и все знают, что если это важно, они должны просто позвонить или позвонить мне по Skype.
- Бухгалтерия - Я создал новую учетную запись Freshbooks, установил мобильное приложение на свой iPhone и начал отправлять счета и обновлять данные о расходах прямо на ходу. В сочетании с Quickbooks для общей бухгалтерии теперь требуется всего 20 минут в неделю, чтобы обновлять все мои финансовые отчеты вместо часа или двух, которые я тратил каждую пятницу раньше.
- To-Do Lists - Для мощных приложений GTD вам нужно будет потратить немного денег. Есть несколько отличных бесплатных приложений, таких как Wunderlist, но большинство более крупных мультиплатформенных инструментов для облачной синхронизации стоят денег. Тем не менее, они стоят вложений; По моим оценкам, за последние 18 месяцев я сэкономил десятки, если не сотни часов, используя Omnifocus на своем телефоне и компьютере.
- Аутсорсинг - Раньше, когда я занимался аутсорсингом, это было тяжелым испытанием: либо я целыми днями отвечал на электронные письма и телефонные звонки, либо получал готовый продукт, который и близко не соответствовал тому, что я хотел. просил. Я потратил некоторое время на создание учебных материалов для подрядчиков, таких как видеоролики, руководства по стилю и шаблоны, которые гарантировали, что аутсорсинг будет НАМНОГО проще, чтобы все было сделано правильно.
Автоматизация при правильном внедрении может обеспечить немедленный рост производительности и, наконец, помочь вам вернуть часть умственной энергии, которую вы тратили на рутинные задачи.
Запись и пересмотр ключевых рабочих привычек
Одной из моих любимых книг 2012 года была «Сила привычки» Чарльза Дахигга. В нем Дахигг рассказывает обо всем: от того, как работают привычки, до удивительных вещей, которых люди смогли достичь, изменив маленькие ключевые привычки.
После прочтения книги я стал значительно лучше осознавать, что я буду делать каждый день, что отнимает часть моего продуктивного времени, например, когда я, скорее всего, читаю обзоры фильмов или просматриваю Facebook, почему я два или три раза спускался вниз после обеда, а также многие другие вещи, которые задерживали меня по утрам и заставляли поздно начинать работу. Хотя я еще не все исправил, просто знать об этих небольших проблемах было огромным первым шагом.
Все начинается с наблюдения: потратьте две-три недели на то, чтобы делать заметки о том, что вы делаете. Ведите дневник на своем компьютере или купите блокнот и делайте быстрые заметки. Нет ничего слишком маленького. Записывайте, когда вы едите, когда делаете перерывы, когда просматриваете веб-сайты, которые не должны делать, и т. д. (здесь тоже может помочь RescueTime). Через пару недель у вас будет гораздо более четкое представление о том, что мешает вашей продуктивности. Затем посмотрите на эти привычки и определите сигнал, рутину и награду. Сигнал - это спусковой крючок: действие, мысль или момент, который заставляет вас следовать этой привычке.
В моем случае я заметил, что всякий раз, когда я заканчивал работу, я сразу же переходил на веб-сайт, который не имел ничего общего с работой - своего рода умственная чистка. Сигналом было окончание работы, рутиной было посещение IGN, а наградой было то, что мне не нужно было думать о работе в течение 5 (продолжается 15) минут. Чтобы изменить эту привычку, я начал вставать и делать растяжку всякий раз, когда заканчивал задание. Подсказка была та же - я хотел сделать что-то другое после написания 5 статей - но рутина изменилась, и это не только повысило производительность, но и подняло меня со стула.
Ищите похожие моменты в вашем дне и способы изменить эти привычки, чтобы повысить продуктивность.
Откладывание обзора/размышлений раз в месяц
Скажите мне, если это звучит знакомо: каждый день, по крайней мере, на несколько минут я отвлекался на какую-то «общую» задачу. Финансы, расписание, электронная почта, клиенты - что бы это ни было, я прекращал писать и начинал делать заметки и думать о своих следующих шагах. Мне нравится быть организованным - очень организованным, - но как фрилансеру организация не дает вам ничего. Вы также должны быть гибкими, чтобы эти упражнения по планированию появлялись каждый день недели. Вероятно, я тратил 1-2 часа в день на просмотр своего календаря и составление списков; на самом деле ничего не делает, но определенно много думает об этом.
Я решил выделить два часа каждую пятницу и один день в месяц, когда я буду думать об этих больших, всеобъемлющих целях, а в остальное время я просто работаю. Понимал ли я, что делаю, или нет, я просто работал. Это не только сократило количество времени, затрачиваемого на корректировку моего графика, но и повысило производительность, исключив отвлекающие факторы и заставив меня просто делать дела.
Производительность выходит из-под контроля
Все время быть продуктивным непросто. Бывают моменты, когда хочется просто полениться и ничего не делать несколько минут, и это совершенно нормально. Самые продуктивные люди - это те, у кого есть система, которая учитывает эти ленивые моменты и возвращает их к работе в тот момент, когда они к этому готовы.
Поскольку в 2013 году я буду делать больше за меньшее время, автоматизировать трудоемкие задачи и чаще менять свои привычки, я рассчитываю стать не только более продуктивным, но и более счастливым в том, что я делаю. Хотя не все советы в этом посте подходят для всех, я гарантирую, что даже пара из них поможет вам сделать больше.