Редактирование - это сложная работа, даже если вы еще не уложили в срок. Внедрив несколько новых практик, можно упростить процесс проверки без ущерба для качества. Выполняйте редактирование в тихой обстановке, не отвлекаясь, и установите ограничение по времени, чтобы не отвлекаться от задачи. В процессе работы воспользуйтесь преимуществами функций форматирования вашей программы редактирования и держите под рукой полезные ресурсы, чтобы упростить работу и подготовить ее к публикации за меньшее время.
Шаги
Метод 1 из 3: более эффективное редактирование
Шаг 1. Дайте себе ограничение по времени
Придумайте прогнозируемые временные рамки для каждого документа в зависимости от того, сколько времени, по вашему мнению, у вас уйдет на его завершение. Знание того, что вы идете в ногу со временем, сохранит вашу мотивацию и не даст вам сбиться с задания или уклониться от своих стилистических предпочтений.
- Установите таймер, чтобы отслеживать, как долго вы работаете, или подумайте об использовании приложения, такого как Focus Booster или PomoDone, которое имеет встроенные перерывы для максимальной эффективности.
- Не пользуйтесь телефоном, чтобы рассчитать время, так как он может отвлекать.
- Ничего страшного, если вы в конечном итоге исчерпаете отведенное время. Важным является чувство направления, которое он предложит для подхода к каждому проекту.
Шаг 2. Научитесь быстро читать
Проще говоря, быстрое чтение позволяет прочитать документ за гораздо меньшее время. Ключ к скорочтению - позволить вашему разуму мгновенно усвоить значение слов без необходимости воспроизводить их в голове. Это требует большой практики, но оно того стоит, поскольку может повлиять на ваши навыки редактирования.
- Многие быстрые читатели считают, что использование кончика пальца помогает отслеживать слова по мере их произнесения.
- Будьте осторожны, не читайте так быстро, чтобы не упустить вопиющие ошибки или не понять, о чем говорится в документе.
Шаг 3. Сначала проверьте содержание на предмет идей
Прежде чем приступить к разбивке документа на грамматическом уровне, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что его содержание является точным и легким для понимания. Основная цель письма - ясно и эффективно передать информацию. Если автор не достиг этой цели, с произведением могут возникнуть более серьезные проблемы, чем несколько случайных опечаток.
Если вы начнете редактировать документ до того, как оцените качество его идей, у вас может получиться отточенный текст, наполненный бесцельными предложениями, логическими несоответствиями и плохо развитыми аргументами
Шаг 4. Расставьте приоритеты для наиболее заметных правок
Когда вы работаете в строгие сроки, сосредоточьтесь на элементах, на которые читатели, скорее всего, обратят внимание. Обычно это включает такие вещи, как основы орфографии и грамматики, а также согласованность форматирования. Оставшиеся недостатки могут быть устранены на более поздних этапах исправления.
Тем не менее, обязательно следуйте критериям, изложенным в руководстве по стилю, используемом вашим работодателем, школой или учреждением
Шаг 5. Выполняйте различные типы редактирования партиями
Вместо того, чтобы останавливаться каждый раз, когда вы сталкиваетесь с разделом, который требует исправления, работайте волнообразно. Отсканировав качественные идеи и явные ошибки, вы можете вернуться и сразу усилить все письменные подписи в документе. Затем вы можете перейти к упрощению всех слишком длинных слов, затем проверить все доступные для исследования утверждения, цифры, статистику и так далее.
- Постарайтесь вносить изменения в каждый цикл в порядке важности, как вы это делали при расстановке приоритетов при первоначальном редактировании.
- Записывайте ошибки или случаи неадекватного письма по мере продвижения, чтобы вы могли вернуться к ним во время последующей фазы редактирования.
Метод 2 из 3. Максимально эффективное использование инструментов редактирования
Шаг 1. Ознакомьтесь с программой редактирования, которую вы используете
Найдите время, чтобы познакомиться со своим редактором изнутри и снаружи, будь то Microsoft Word, InCopy или Google Docs. Обнаружение того, что он может предложить, может значительно ускорить процесс проверки, поскольку вам не придется тратить много времени на то, чтобы теряться в раскрывающихся списках или искать различные инструменты.
- Найдите в Интернете учебники, написанные опытными пользователями, чтобы получить ускоренный курс по основам работы с программой, которую вы используете.
- Пока вы работаете, ознакомьтесь с функциями любых других программ, которые вы регулярно используете при редактировании, например Adobe Acrobat или PowerPoint.
Шаг 2. Настройте собственные макросы.
«Макросы» - это заранее запрограммированные действия, которые можно применять с помощью серии быстрых нажатий клавиш. С помощью макросов вы можете исправлять повторяющиеся орфографические и грамматические ошибки, вставлять рисунки и даже находить и заменять целые фразы в документе одним нажатием кнопки.
- Вы можете создать свои собственные макросы в Word, выбрав параметр «Записать макрос» на вкладке «Просмотр». У каждой функции должна быть своя уникальная команда на клавиатуре, длина которой не может превышать 80 символов.
- Также можно покупать наборы макросов, разработанные специально для писателей и редакторов, у независимых сторонних разработчиков. Один из этих пакетов может облегчить вам жизнь, если вы не хотите самостоятельно программировать их.
Шаг 3. Используйте шаблоны для форматирования документов по тем же стандартам
Настраиваемые шаблоны - одна из самых полезных функций многих основных текстовых редакторов. Добавление определенного фрагмента в шаблон гарантирует, что он имеет единый стиль, соответствующий формату или руководству по стилю, которое вы используете. Самый простой способ создать собственный шаблон - завершить работу над документом в Word, а затем сохранить его как файл шаблона для использования в будущем.
- Обязательно укажите общие настройки стиля, такие как заголовки, межстрочный интервал, встроенную графику, а также размер и шрифт текста.
- Назовите свои настраиваемые шаблоны, чтобы отличать их друг от друга и упростить поиск. Например, у вас может быть один под названием «Исследования», а другой - «Статьи приглашенных авторов».
Шаг 4. Добавьте в закладки веб-сайты, на которые вы часто полагаетесь
Создавайте в браузере быстрые ссылки для любых страниц, на которые вы часто возвращаетесь. Таким образом, вы можете получить нужную информацию одним щелчком мыши, вместо того, чтобы останавливать то, что вы делаете, для ее поиска. Это может сэкономить вам несколько минут при редактировании одного документа.
- Помимо руководства по стилю вашей организации, полезные закладки могут включать Dictionary.com, онлайн-калькулятор или генератор кода HTML.
- Создание закладок также предоставляет вам специальный набор ресурсов, которые окажутся незаменимыми для вас как редактора.
Метод 3 из 3: Избегайте трудоемких неудач
Шаг 1. Минимизируйте отвлекающие факторы окружающей среды
Найдите красивое тихое место, чтобы сесть и просмотреть документ, где вам не придется иметь дело с фоновым шумом или другими помехами. Если вы склонны отвлекаться, попробуйте перевести компьютер в режим полета или выключить (или хотя бы отключить) мобильные устройства, чтобы они могли работать без перебоев.
- Разбивая длинные, требовательные проекты на более короткие сессии, вы можете сделать их более управляемыми, дав вам возможность мысленно перезарядиться.
- Размещение в загруженном кафе или переполненной библиотеке кампуса может быть не лучшим вариантом, если вы спешите завершить работу над документом.
Шаг 2. Предоставьте подробные инструкции заранее
Если вы отвечаете за назначение проекта, а также за его редактирование, дайте автору понять, чего вы ожидаете с самого начала. Чем меньше будет путаницы в отношении того, какую работу они будут выполнять, тем ближе готовый документ будет соответствовать вашим стандартам и тем меньше изменений потребуется внести после его отправки.
Быть конкретным. Вместо того, чтобы говорить «делайте это кратко и мягко и придерживайтесь фактов», попробуйте что-нибудь вроде «Эта статья должна быть не длиннее 1 200 слов, с упором на беспристрастный язык и минимум 5 источников
Шаг 3. Отправьте документ обратно автору, если он нуждается в обширном редактировании
Если статья, которую вы просматриваете, содержит ошибки или не соответствует необходимым рекомендациям, она может нуждаться в капитальном ремонте. В этом случае лучше всего вернуть его тому, кто его написал, и попросить его еще раз взглянуть на него перед повторной отправкой. Попытка самостоятельно переписать недоработанный фрагмент часто оказывается больше проблем, чем того стоит.
- Сообщите писателю о каждом конкретном моменте, требующем внимания. При необходимости напомните им о стандартах качества вашей организации.
- Исправление не совсем готового документа может стоить вам драгоценного времени, так как для этого потребуется прочитать строку за строкой и внести правки, соответствующие исходному голосу.
подсказки
- Составление собственного контрольного списка редактирования может упростить расстановку задач в порядке приоритета и напомнить себе, что нужно искать.
- Следите за собственными ошибками каждый раз, когда вносите изменения в более длинные отрывки текста.
- Попробуйте несколько различных текстовых редакторов и программ редактирования, чтобы выбрать наиболее интуитивно понятный для вас.