Контактная информация имеет фундаментальное значение для сетевого и делового общения. Организуя свои визитные карточки, вы сможете быстрее находить людей, что приведет к увеличению продаж и установлению долгосрочных отношений. Записывая важную информацию, храня свои карты в одном месте и быстро загружая их информацию своим контактам, вы сможете создавать свои сети и связываться со многими людьми в вашей отрасли.
Шаги
Метод 1 из 3: наведение порядка в коллекции
Шаг 1. Отберите существующую коллекцию
Если вы уже давно занимаетесь бизнесом, у вас может быть довольно много визитных карточек, которые нужно упорядочить. Прежде чем приступить к систематизации тех, которые могут оказаться полезными, сэкономьте время, просмотрев свои карточки и избавившись от всех тех, которые могут оказаться бесполезными.
- Избавьтесь от незнакомых визиток. Они не принесут вам никакой пользы.
- Избавьтесь от визитных карточек, рекламирующих несуществующие услуги или компании.
- Сохраните действительно ностальгические карточки (например, карточку ресторана, в котором вы обручились), но отложите их в сторону.
Шаг 2. Решите, как вы хотите, чтобы карточки были организованы
Вы можете просто расположить карточки в алфавитном порядке по имени или названию компании, если вам это кажется наиболее полезным. Вы также можете сгруппировать их по событиям или отраслям, а затем расположить их в алфавитном порядке по этим параметрам. Экспериментируйте, пока не найдете систему, которая вам подходит, а затем придерживайтесь ее.
Шаг 3. Скопируйте небольшую коллекцию
Если у вас всего несколько визиток и вы не хотите оцифровывать их, можно не использовать приложение для их систематизации. Соберите всю их информацию в одном месте, записав их информацию в справочное место, которое вы будете использовать.
- Если вам нравится использовать бумажную адресную книгу, вы можете перенести в нее данные своих карт.
- Вы также можете ввести информацию прямо в функцию «Контакты» на вашем компьютере.
Шаг 4. Храните полезные карточки
Убедившись, что их информация легко доступна, пора решить, что делать с визитными карточками. «Старомодная» привычка хранить полезные карточки, даже если вы просто используете резинку в ящике стола, является хорошим подспорьем для компьютеризированной информации.
- На Rolodex легко складывать и вычитать карточки, а его вращательное движение упрощает сканирование карточек. Однако он большой и громоздкий и может непреднамеренно придать вашему столу ретро-вид.
- Визитница привлекательна и компактна, с отдельными прозрачными рукавами для каждой визитки. Избегайте необходимости реорганизовывать все это каждый раз, когда вы добавляете новую карту, оставляя несколько пустых слотов в каждом алфавитном разделе.
Метод 2 из 3: переход на цифровые технологии
Шаг 1. Убедитесь, что ваши цифровые контакты в порядке
Если вы решили импортировать визитные карточки, чтобы они гармонично сочетались с вашими цифровыми контактами, убедитесь, что оба пула организованы и обновлены. Перед загрузкой визитных карточек воспользуйтесь возможностью изучить существующий список контактов и удалить все устаревшие.
Если у вас еще нет способа организовать свои цифровые контакты, часто рекомендуется использовать Google Контакты, потому что он бесплатный, надежный и работает в различных операционных системах
Шаг 2. Выберите приложение
Для планшетов и смартфонов доступно множество приложений, которые сканируют визитную карточку и автоматически загружают информацию о ней в ваши контакты. Разумеется, вы не можете использовать приложение во время мероприятия, но вы можете использовать его в номере отеля после того, как закончите работу в течение дня. Вот несколько популярных вариантов - бесплатные или максимум несколько долларов:
- Camcard сканирует физические карты и позволяет обмениваться «электронными картами» с другими пользователями.
- Worldcard автоматически сортирует карты, а также доступна в японской, китайской и корейской версиях.
- ScanBizCards позволяет сохранить четкую версию изображения после того, как вы заметили его информацию.
Шаг 3. Рассмотрим сканер карт
Если вы обнаружите, что перебираете десятки визиток после каждого мероприятия, приобретенный отдельно сканер визиток может немного ускорить вашу жизнь. Карточное сканирование - популярный вариант. Однако приложения для смартфонов могут выполнять ту же работу, поэтому, если вы не работаете с устрашающим количеством карточек, эта отдельная покупка может не потребоваться.
Шаг 4. Оперативно загружайте карточки и контакты
Вернувшись с бизнес-ланча, выставки или встречи, сразу же положите полученные визитки в надежное и запоминающееся место. Когда у вас будет время, возьмите визитные карточки, скопившиеся в ящике вашего стола, и импортируйте их. Постарайтесь делать это по постоянному графику - например, раз в день или неделю.
Шаг 5. Делайте электронные заметки
Так же, как вы пишете на физической визитной карточке, вы должны иметь возможность добавлять дополнительные заметки в приложение для визитных карточек. Введите любую информацию, которой не было на карточке: чем занимается владелец карточки, какую информацию или перспективы он предлагал, когда вы с ним познакомились и т. Д. Будьте внимательны: вы делаете это не на месте, поэтому можете не торопиться.
- Скопируйте свои письменные заметки.
- Если вы искали этого человека с тех пор, как встретили его, вы также можете расширить его с помощью дополнительных исследований.
Шаг 6. Создайте рейтинговую систему
Организуйте свои контакты дальше, подумав о том, как часто вы собираетесь писать им или работать с ними. Разделите их на группы: надежные деловые контакты, потенциальные деловые контакты и те, с которыми вы, вероятно, никогда больше не поговорите. Используйте систему, которую вы не забудете, чтобы можно было категоризировать свои контакты.
- В некоторых приложениях есть функция, с помощью которой вы можете делать подобные заметки.
- Вы можете использовать систему нумерации или систему зеленых, желтых и красных стоп-сигналов, в зависимости от вашего приложения.
Шаг 7. Расположите контакты соответствующим образом
В зависимости от вашей карты или приложения для контактов у вас будет много вариантов организации контактов. (Вы также, вероятно, сможете пометить контакты, чтобы отсортировать их по разным группам, что означает, что вы можете организовать их информацию разными способами.) Вот несколько идей о том, как упорядочить контакты:
- В алфавитном порядке по фамилии.
- Распределите по категориям в алфавитном порядке по названию или компании.
- Город, в котором вы познакомились.
- Категория отрасли.
Метод 3 из 3: получение визитных карточек
Шаг 1. Имейте под рукой свои собственные карточки
В большинстве случаев люди не просто передают друг другу визитки - они обмениваются ими. Упростите обмен визитными карточками, храня свои собственные карточки при себе в профессиональных условиях, таких как встречи и выставки, но также и в повседневной жизни. Никогда не знаешь, когда встретишь новый контакт.
- Если у вас возникли проблемы с хранением карточек в чистоте, попробуйте выделить для них специальный карман или папку. Резинка тоже работает, в крайнем случае.
- Никогда не передавайте карту, не спросив, - это можно рассматривать как напористость. Вместо этого скажите что-нибудь вроде: «Мне бы очень хотелось поговорить с вами о том, что вы делаете. Хотите обменять карты? »
Шаг 2. Прочтите карточку, когда получите ее
Изучите визитку на секунду или две - хороший способ отметить важную информацию о новом контакте. Если вам сложно запоминать имена, используйте карточки как инструмент, чтобы связать имена с лицами. Титул человека также обычно печатается на визитной карточке. Это еще одна подсказка о том, кто они и чем занимаются.
Шаг 3. Есть место для новых визиток
Если вы носите с собой на встречи блокнот или сумку, выделите в ней место для визиток новых контактов. Или используйте второй карман на носителе для визитных карточек, чтобы собирать полученные карточки.
- Не вставляйте карточки в записи и не кладите их в карман. Они могут легко пропасть или даже подвергнуться стирке.
- Если вы путешествуете и ожидаете получить много визиток, вы можете спрятать их в сумке Ziploc в отеле или портфеле, чтобы они оставались чистыми и сухими.
- Убедитесь, что место, куда вы кладете новые визитки, не то место, где вы храните свои собственные. Вы не хотите путать их.
- Куда бы вы ни положили карточки прямо сейчас, это не постоянное место - помните, что вы удалите и упорядочите их позже.
Шаг 4. Сделайте заметки от руки
Каждый раз, когда вы получаете новую визитку, запишите название места, где вы встретились в течение нескольких дней после встречи. Таким образом, вы не забудете. Также сделайте краткую заметку о том, о чем вы говорили. Затем, когда вы позже свяжетесь с этим человеком, вы можете напомнить ему детали вашего разговора.
Если карточка глянцевая и вы не можете писать на ней обычным пером, попробуйте вместо этого приклеить к карточке стикер
подсказки
- Если у вас много визитных карточек, поищите программное обеспечение, которое поможет им управлять. Существуют сканеры визитных карточек, а также программное обеспечение, которое фактически считывает бумажную визитную карточку и выбирает информацию на ней. Это может сэкономить вам много времени на ввод данных вручную.
- Если вам нужно знать больше о ваших деловых контактах, чем просто их имена и номера телефонов, изучите программные пакеты, предназначенные для управления контактами или информацией о клиентах.
- Если вы что-то обещали или кто-то был заинтересован, незамедлительно действуйте в ответ.
- Не позволяйте необработанным визиткам скапливаться. Набирайте их или отправляйте хотя бы раз в неделю, прежде чем вы забудете, кого вы встречали и почему.