За сорок лет работы я всегда жаловался на долгие, скучные и непродуктивные встречи, так что вступайте в клуб! Да, собрания в старом стиле отрицательно сказываются на моральном духе, продуктивности и мотивации.[1]
«Он (Уоррен Баффет) не позволяет своему календарю забиваться бесполезными встречами». - Билл Гейтс
Итак, почему встречи не могут быть короче, продуктивнее и даже, смею сказать, веселее?
Хорошая новость заключается в том, что сейчас многие компании лидируют в проведении продуктивных совещаний.
Секреты продуктивной встречи
Вот 12 секретов продуктивной встречи. Если вы менеджер или руководитель группы, вы можете реализовать их. Если вы являетесь членом команды, вы всегда можете внести предложения, чтобы встречи действительно стали суперпродуктивными.
1. Время - не главная проблема
Большинство людей жалуются, что у них не хватает времени, а встречи могут лишить их этого драгоценного товара. Другой способ взглянуть на это - просто сконцентрироваться на имеющихся у вас энергетических уровнях.
Планируйте перерывы, чтобы поддерживать максимальный уровень продуктивности.
«Управляйте своей энергией, а не временем». - Тони Шварц
2. Делайте встречи короче
Установка ограничения по времени в 10 или 15 минут может действительно помочь. У некоторых менеджеров есть таймер, который срабатывает по окончании встречи. Не случайно максимальная продолжительность выступлений TED составляет 18 минут.
Причина в том, что все исследования показывают, что объем нашего внимания постепенно снижается, если встречи или разговоры длятся дольше. Исследования, проведенные в Техасском христианском университете, показывают, что студенты запоминают больше информации после более коротких занятий.[2]
3. Планируйте встречи только тогда, когда это необходимо
У большинства компаний есть определенное время и день для встреч. Это означает, что производительность снижается только из-за установленного графика.
Намного лучше встретиться, когда нужно что-то сделать, принять решения и согласовать действия.
4. Встретьтесь стоя или где-то еще
Очень интересное исследование показывает, что сидячая работа усугубляет территориальные проблемы.[3]
Люди чувствуют себя комфортно, а также хотят отстаивать свою позицию или авторитет. Это не так просто сделать стоя.
Участники чувствуют себя неловко и хотят, чтобы все делалось быстрее. Есть и другие инновационные способы проведения встреч.
“Но где бы вы ни были, будьте изобретательны в своем пространстве. Попробуйте провести собрание или встаньте из-за столов и отправляйтесь в парк. Выйдите из своей повседневной среды», - Ричард Брэнсон
5. Планируйте повестку дня заранее
Короткому совещанию по-прежнему требуется повестка дня, и ее следует по возможности распространить перед собранием. Это помогает людям подготовиться и сосредоточиться на вопросах, которые необходимо обсудить.
Вот как просто и эффективно составить повестку дня потрясающей встречи.
6. Создайте свободную зону для смартфонов
Спросите людей об их коллегах, использующих смартфоны или планшеты во время совещаний. Большинство возмущается этим, поскольку это свидетельствует об отсутствии уважения, а также показывает, что полное участие носит фрагментарный характер или отсутствует.[4]
Гораздо лучше сделать место встречи зоной, свободной от смартфонов, и призывать людей оставлять телефоны снаружи в корзине, прикрепив к ней сообщение. Белый дом уже этим занимается.
7. Ограничить количество участников
Это одна из рекомендаций, упомянутых в сообщении Кристен Гил «Скорость запуска».[5] Она является вице-президентом по бизнес-операциям в Google.
Если вы ограничите участников теми, кто непосредственно участвует в проекте или процедуре, у остальных останется больше времени для выполнения своей работы.
8. Проведите совещание как часы
Председательствовать на совещании - очень искусная задача. В идеале вам нужно сделать некоторые или все из следующих действий:
- Укажите цель встречи, например. - «Сегодня мы встречаемся, чтобы завершить визит аудиторов».
- Не включайте выступления, не относящиеся к теме. Их можно поставить на «стоянку», если в конце есть время.
- Поощряйте всех участвовать.
- Не поощряйте понты.
- Соблюдайте отведенное время.
9. Забрать очки действия
Человек, ведущий встречу, должен следить за тем, чтобы все было в порядке, в течение короткого промежутка времени.
На практике это означает, что в конце у людей есть список пунктов действий, которые отмечены DRI (прямое ответственное лицо).[6]
10. Разрешить транзитное время
Убедитесь, что перед встречей запрограммировано достаточно времени, чтобы люди действительно могли прийти вовремя.
Выделение десяти минут до и после других мероприятий помогает людям собраться и спланировать свое отсутствие, даже если оно очень короткое.
Решения сохраняются, и их можно отправить по электронной почте в качестве напоминаний всем участникам.
11. Описание результатов и план следующей встречи
Предполагая, что пункты действий дадут необходимые результаты, всегда полезно наметить, что должно быть рассмотрено на следующей встрече.
Это не обязательно должно быть высечено на камне, но должно соответствовать бизнес- и маркетинговым планам. Это также помогает выделить долгосрочные цели.
12. Поощряйте обучение навыкам общения
Делегирование некоторых задач на собрании как до, так и во время собрания - отличный способ приблизиться к обучению навыкам общения.
Решите, кто будет нести ответственность за запись пунктов действий, сроков и повестки дня. Это можно делать поочередно, чтобы вы по-прежнему несли общую ответственность за проведение собрания. Чтобы помочь вам эффективно составлять протоколы совещаний, ознакомьтесь с этими советами: Как правильно вести протоколы совещаний, чтобы ничего не потерялось при переводе
Итог
Хотя многие всегда думают, что встречи - пустая трата времени, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы сделать их эффективными. Воспользуйтесь советами из этой статьи и сделайте свои встречи целенаправленными и продуктивными!