Способ использования электронной почты в настоящее время резко изменился с появлением смартфонов и планшетов. Многие люди перешли от формального стиля написания писем в электронной почте к более разговорному использованию мгновенных сообщений. Однако, особенно в рабочей среде, необходимо убедиться, что вы соответствуете определенным критериям, чтобы поддерживать профессионализм. Вот некоторые из ошибок электронной почты, которые люди часто делают, чтобы их действительно обдумать.
1. Используйте приветствия и окончания
Слишком часто нас застают врасплох с электронным письмом, и мы пытаемся ответить как можно быстрее, просто отправив обратно запрошенную информацию. Тем не менее, общая вежливость по-прежнему распространяется на электронную почту! Убедитесь, что вы обращаетесь к человеку правильно, будь то «Уважаемый мистер Майлз» или «Привет, Джон» - в зависимости от того, является ли это коллегой, кем-то, с кем вы познакомились на курсах обучения, или клиентом, - и убедитесь, что вы замолкаете. Электронная почта тоже правильно. Это не только помогает людям расшифровать, где начинается и где заканчивается электронное письмо (особенно если ваш почтовый клиент показывает предыдущие разговоры), но также сохраняет некоторую формальность и профессионализм, связанные с вашей персоной. Люди, скорее всего, будут относиться к вам более серьезно.
Однако, особенно с окончанием, вы можете быть немного менее формальным с ними и фактически использовать их как часть разговора. Подумайте о следующем: «Спасибо за предоставленную информацию», «Удачи в ваших начинаниях» или «До встречи в следующий вторник». Все это не обязательно звучит так официально, как «С уважением» или « С уважением», но по-прежнему иметь заключительный призыв к письму и предложить некоторую форму заключения к сообщению, которое вы писали.
2. Тема является ключевой
Тема электронного письма часто упускается из виду, однако она может иметь огромное влияние на доставку остальной части сообщения. Этопервая вещь, которую человек видит в вашем общении, и поэтому может быть использована с такой большой пользой. Вы можете обрисовать основное содержание сообщения, возможно, добавить ощущение срочности (крайний срок для ответа) или просто упомянуть, что на него не обязательно отвечать.
Вы можете указать способ, которым вы хотите, чтобы получатель использовал электронную почту, и, предоставив им общую разбивку электронной почты, вы можете немного облегчить переваривание содержимого. Кроме того, если у вас есть предыдущие разговоры или это групповое электронное письмо, это может стать очень запутанным, если темы разговора меняются, а строка темы не меняется: электронное письмо о продажах, помеченное как «Кадры», может стать очень запутанным.
3. Начальный абзац описывает содержание
В первом абзаце электронного письма всегда указывайте содержание остальной части электронного письма (особенно если оно длинное). Это действует как краткое введение и помогает читателю ориентироваться в остальном содержании. Он также быстро обрисовывает в общих чертах важную информацию, которую вы хотите, чтобы читатель взял из электронной почты. Например, вы можете открыть с помощью:
Привет, Фред, Я просто отправляю вам электронное письмо, чтобы сообщить вам обновленную информацию о наших доходах от Q1, и хочу узнать ваше мнение о выводах.
В целом удалось взять
Если бы это электронное письмо предназначалось просто для предоставления информации, возможно, Фред не стал бы более критично подходить к цифрам. Однако, спрашивая его отзывы и мнения перед тем, как дать содержание, он, вероятно, будет читать информацию более критично и попытается усвоить больше информации. Простейшим руководством к вводному абзацу будет:Приветствие - План содержания - Желаемый результат Это поможет не только читателю, но и спланировать содержание письма, которое вы пишете. так что, в целом, это что-то вроде беспроигрышного варианта.
4. Играйте для своей аудитории
Это очень похоже на совет 1, но больше касается контекста электронного письма. Одна из самых больших ошибок электронной почты, которые я видел, особенно в отношении моей учебы в университете, заключалась в том, что люди писали своим профессорам по электронной почте следующим образом:
Привет, Джон, Можете отправить мне отзыв?
Спасибо, Рик
Теперь, хотя университет, вероятно, не является хорошим примером из-за неформальности многих в наши дни, все еще существует грань между неформальностью и неуважением. В зависимости от того, с кем вы разговариваете, необходимо убедиться, что вы общаетесь надлежащим образом. Если это коллега, с которым вы хорошо ладите, во что бы то ни стало приспособьтесь к более неформальной позиции, но помните, что если ваше общение носит профессиональный характер, поддерживайте его в профессиональной манере. Это может привести к трудностям в рабочих отношениях, когда границы рабочей среды и дружбы стираются.
5. Распознавайте, когда электронная почта верна, а когда нет
Иногда старый добрый чат лицом к лицу - это то, что нужно. Так много раз я видел в отрасли, как люди используют электронную почту для отправки негативных отзывов или даже для того, чтобы сообщить кому-то о своей избыточности - это просто не соответствует моей этике. Если вам нужно сообщить плохие новости, конструктивный отзыв или вы хотите связаться с коллегами и сетями, электронная почта - не лучший способ сделать это. Если не лицом к лицу, может быть, быстрый телефонный звонок или написанная от руки записка. Существуют разные способы доставки разных сообщений, так что, возможно, поэкспериментируйте, пока не найдете тот, который вам подходит и работает.
6. Знайте, когда сказать LOL (и другой язык чата)
По моему личному мнению, это всегда неправильно. Я всегда был твердым сторонником полноценного использования английского языка и считал, что аббревиатуры - это способ письма ленивых. Единственный раз, когда язык чата приемлем, - это SMS. Электронная почта - это формальная форма общения, очень похожая на письмо, и поэтому всегда убедитесь, что вы используете правильный язык, и проверьте орфографию перед отправкой. Не только это, но некоторые люди могут не знать об определенных сокращениях или могут испытывать трудности с пониманием языка чата. Чтобы ваше общение было последовательным и понятным, убедитесь, что вы используете правильную грамматику и правописание.
7. Дважды проверьте перед отправкой
Каждый может признать, что в какой-то момент он отправил электронное письмо не тому человеку по ошибке и с нетерпением ждал ответа. Всегда проверяйте, что вы отправляете его нужному человеку, что вы проверили орфографию и что ваша тема верна! Очень часто люди отправляют электронные письма с неоднозначными темами или совершенно не относящимися к делу людьми, которые добавляют копии в электронное письмо. Всегда проверяйте - и если вы заметили ошибку сразу после того, как нажали «Отправить», ознакомьтесь с советом в конце этого поста, если вы используете Google Mail (это может спасти вас в будущем!)
8. CC/BCC?
Бывают случаи, когда людей нужно добавлять в электронные письма, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии или просто для непрерывности. Тем не менее, всегда думайте, прежде чем копировать кого-то в электронное письмо. Вероятно ли, что получатель будет нервничать, увидев, что кому-то другому отправляется то же электронное письмо? В большинстве случаев, если электронное письмо адресовано одному человеку, может показаться несколько непрофессиональным вводить кого-либо в электронное письмо, а не использовать скрытую копию (Blind Carbon-Copy). Отличным примером может быть отправка пресс-релиза вашим различным контактам, вы не обязательно хотите, чтобы другие фирмы знали, что вы отправляете им ту же информацию, и, прежде всего, чтобы сохранить профессионализм, которым вы не должны делиться. эти адреса электронной почты с конкурентами. Всегда думайте перед отправкой - какое влияние это окажет на получателей письма?
9. Ответ-один? Ответить всем
Вы хотели отправить это электронное письмо всему отделу? Это такая большая ошибка в отношении групповой почты. Убедитесь, что вы нажимаете «Ответить всем», только если всем нужно об этом узнать. Если речь идет только о том, чтобы наверстать упущенное по вашему запросу на отпуск, я не думаю, что всем действительно нужно вмешиваться. В любом случае всегда проверяйте, кому действительно нужно получать электронное письмо. Единственными случаями, когда всему отделу или большой группе людей действительно необходимо получить электронное письмо, являются: любая форма внутренних изменений, которые затрагивают всех, обновления, касающиеся производительности или финансового положения, общекорпоративные объявления или общая обратная связь с отделами. Кроме того, этот стиль электронной почты, если он используется постоянно, может заставить команду чувствовать себя оторванной от других членов организации и фактически снизить моральный дух.
10. Я СРОЧНО, ПОТОМУ ЧТО Я КАПИТАЛС
Никогда (я серьезно) не используйте Caps-Lock в профессиональных письмах. Каким бы срочным ни было электронное письмо, использование заглавных букв часто является очень выразительной формой общения, умаляющей профессионализм рабочего электронного письма. Кроме того, что касается вашего собственного имиджа, то он выглядит несколько ребяческим и может повлиять на вашу репутацию.
Верный совет: отмените отправку писем в Google Mail
Если по неблагоприятным обстоятельствам вы в конечном итоге отправите электронное письмо с неверной информацией или скопировали не того человека, в Google Mail вы можете отменить электронное письмо в течение 30 секунд после того, как вы нажали кнопку «Отправить». Для этого вам нужно зайти в Google Labs и включить кнопку «Отменить отправку». А пока вы этим занимаетесь, почему бы не проверить другие функции Лаборатории Google, которые могут оказаться вам полезными.