Gmail - мощный инструмент, но многие пользователи этого сервиса не используют весь его потенциал. Чтобы помочь вам повысить продуктивность и получить максимальную отдачу от Gmail, в следующих нескольких статьях я расскажу о наиболее эффективных функциях программного обеспечения, а также о методах и методах, которые вы можете использовать, чтобы максимально эффективно использовать его.
В этой первой установке мы поговорим о консолидации учетных записей. Это облегчит вашу жизнь в тысячу раз (да, да, гипербола - или так вы говорите сейчас!), Если вы еще этого не делаете. Вот что мы собираемся сделать:
Сделайте его своим основным почтовым ящиком
Сегодня у большинства людей есть как минимум две учетные записи электронной почты, а обычно и больше. Благодаря моим собственным проектам, личным учетным записям и работе с клиентами достаточно тесно, чтобы гарантировать, что они предоставили мне адрес электронной почты, я накопил около двадцати (активных) учетных записей.
Двадцать учетных записей электронной почты - это очень плохо для продуктивности. Как упомянул Дастин в своей статье «Назад к основам», чем меньше у вас почтовых ящиков, тем лучше; это означает меньше шансов, что что-то ускользнет, и меньше мест, которые вам нужно помнить, чтобы каждый день проверять новую информацию.
Gmail предоставляет несколько способов объединить эти несколько почтовых ящиков в один. Когда вы фильтруете все эти разные учетные записи в одном месте, не теряя возможности отвечать, используя адрес, на который они были отправлены, ваша проблема с адским почтовым ящиком решена. Вот как консолидировать эту часть вашей жизни.
1. Настройте функцию «Отправить почту как»
Первое, что вам нужно сделать, это перейти на вкладку «Учетные записи» в настройках Gmail. Здесь вы можете настроить Gmail для отправки почты, как если бы она была отправлена с других ваших адресов электронной почты. Это важно для поддержания профессионализма и сортировки почты с помощью фильтров Gmail.
Нажмите ссылку «Добавить другой адрес электронной почты» и следуйте инструкциям. На вашу учетную запись будет отправлено сообщение с подтверждением, чтобы предотвратить спуфинг, и как только вы подтвердите, что являетесь тем, за кого себя выдаете, вы сможете отправлять электронные письма с этой учетной записи.
Промывайте и повторяйте, пока не будут настроены все учетные записи, которые вы собираетесь фильтровать в Gmail.
2. Перенесите почту из других почтовых ящиков в Gmail
Есть два способа получить электронную почту из других ваших учетных записей, чтобы она попала в вашу учетную запись Gmail; переадресация или POP3. Переадресация - лучший выбор в долгосрочной перспективе, поскольку Gmail позволяет настроить только пять учетных записей POP3 и только время от времени проверяет ваши учетные записи. Если вы перенаправляете свою электронную почту из существующей учетной записи в Gmail, электронные письма передаются автоматически, и вы можете сделать это для любого количества учетных записей.
Однако для централизованного хранения архива электронной почты, если вам когда-нибудь понадобится найти важные старые электронные письма (с помощью отличных средств поиска Gmail), поначалу пригодится протокол POP3. Настройте свои учетные записи в настройках > учетных записей, чтобы загружать все через POP3, по пять за раз. Процесс настройки дает вам возможность указать ярлык для учетной записи, что вы должны сделать с самого начала.
Когда вы закончите, зайдите в настройки другой своей учетной записи и настройте их для переадресации на вашу основную учетную запись Gmail. Только после того, как вы настроите переадресацию, вы должны вернуться в Gmail и удалить учетные записи POP3, иначе вы можете пропустить некоторые электронные письма.
Если у вас нет почтовых архивов на вашем почтовом сервере, а есть в почтовом приложении, не беспокойтесь - вы все равно можете получить их в аккаунт. Я использовал Apple Mail для переноса всего, поэтому он может несколько отличаться от программы к программе. Зайдите в интерфейс веб-почты Gmail и настройте ярлыки для каждой из ваших учетных записей. Затем вернитесь в приложение электронной почты на рабочем столе и настройте свою учетную запись Gmail, используя IMAP (не POP3). Вы должны увидеть свои ярлыки под этой учетной записью. Выберите всю свою электронную почту из данной учетной записи и перетащите ее на этот ярлык. Используя Apple Mail, я удалял электронные письма с моего жесткого диска по мере их загрузки, поэтому сделайте резервную копию, прежде чем начать, если вы хотите также сохранить автономные архивы.
Однажды я проделал это с очень старой учетной записью электронной почты, в которой число архивов выражалось пятизначным числом. Это требует времени, так что наберитесь терпения и, возможно, настройте его перед сном.
3. Убедитесь, что все ваши аккаунты имеют правильные ярлыки
Каждое письмо из каждой учетной записи, попадающее в ваш почтовый ящик, станет организационным адом. Убедитесь, что вы правильно установили метки и фильтры во время выполнения шага 2. Если вы загрузили электронную почту с IMAP, а затем настроили ее пересылку в Gmail, возможно, вы пропустили этот шаг. Вот как это сделать:
Перейдите в «Настройки» и нажмите на вкладку «Фильтры». Нажмите «Создать новый фильтр» и введите учетную запись электронной почты, которую вы перенаправили в Gmail, в поле «Кому:». Это укажет, что всякий раз, когда будет получено электронное письмо, отправленное на эту учетную запись, оно будет обработано с помощью этого фильтра.
Нажмите «Следующий шаг» и установите флажок «Пропустить папку «Входящие» и применить метку», выбрав соответствующую метку в раскрывающемся меню (это метка, которую вы установили на шаге 2). Нажмите кнопку «Создать фильтр», и все готово.
Использовать функцию «Вся почта»
Итак, теперь вы хотите выполнить пакетную обработку всех ваших новых электронных писем. Переключение между метками для работы с сообщениями от каждой учетной записи немного похоже на старт-стоп-трафик; требуется время, чтобы добраться куда-либо, хотя в конечном итоге вы это делаете. К счастью, у нас есть заметная, но редко используемая функция «Вся почта».
Вся почта на самом деле просто прославленный ярлык, который автоматически применяется к каждому отдельному сообщению (хотя ярлык не виден). Это позволяет вам видеть все ваши сообщения в одном месте; как бы просто это ни было, когда вы встаете, чтобы проверить свою электронную почту утром, щелкая «Вся почта», вы можете просматривать их одну за другой, не останавливаясь для перехода от ярлыка к ярлыку. Нередко одну этикетку откладывают, потому что «там все равно ничего важного не происходит», и это саботирует весь процесс пакетной обработки.
Я делал это сам, особенно с одной конкретной учетной записью, которая в конечном итоге получала мало электронной почты от людей и много трафика из списка рассылки. Использование All Mail заставило меня выйти из зоны прокрастинации и разобраться с каждым сообщением. Первые несколько дней мы отписались от множества рассылок и, если контент был ценным, переключились на RSS-канал. Если они не делали ленту доступной для того же контента, я просто полностью списывал их (так что это урок для вас, маркетологи электронной почты, читающие это). С тех пор я трачу больше времени на переписку с людьми и меньше на борьбу с бесполезными массовыми рассылками (и избавился от мучительного чувства вины за то, что не обрабатываю всю свою почту должным образом).
Ваш следующий выпуск скоро!