Вы один из тех, кто считает электронную почту раздражающим фактором, а не инструментом повышения производительности? Считаете ли вы электронную почту препятствием для достижения цели? Тогда вы точно не одиноки. Миллионы людей возненавидели электронную почту, потому что она представляет собой нескончаемый поток сообщений, гудков и предупреждений. Я вижу так много людей, у которых в почтовом приложении всплывающее окно с предупреждением показывает четыре цифры. Эти люди просто отказались от электронной почты и отвечают только на электронные письма, которые они получают от своего босса или самых важных клиентов. Вместо этого они обращаются к другим средствам связи, таким как Slack и Twist, и быстро обнаруживают, что эти приложения не решают их проблемы, а просто раздражают.
Почему люди перестают пользоваться электронной почтой
Проблема большинства людей заключается в том, что они не научились управлять своей электронной почтой, а если и знают, как управлять своей электронной почтой, то не применяют эти методы ежедневно. И, как и все остальное, если вы не управляете этим, оно вскоре превратится в неуправляемый беспорядок.
Тем не менее, электронная почта никогда не должна отображаться таким образом. Электронная почта - это просто лучшая коммуникационная технология, созданная за последние сорок лет или около того. Это позволяет нам без особых усилий общаться с людьми на другом конце света, работает в режиме реального времени и дает нам возможность работать из любого места в любое время. Электронная почта, возможно, лучший инструмент повышения производительности.
Как использовать электронную почту, чтобы снова стать более продуктивным
Итак, в духе возвращения электронной почты в вашу жизнь в качестве основного инструмента продуктивности, который вы любите использовать, вот пять советов, как заставить электронную почту работать на вас.
1. Относитесь к своему почтовому ящику как к пункту сбора
Ваш почтовый ящик не ящик для хранения. Ваш почтовый ящик - это место, где собирается и обрабатывается новая электронная почта. До появления электронной почты, когда мы получали почту, мы не просто смотрели на конверт, решали, что это неважно, и засовывали обратно в почтовый ящик. Мы его куда-то перенесли. Наш стол, мусорное ведро или на каминной полке, с которыми мы разберемся позже. Если бы вы засунули почту обратно в свой почтовый ящик, почтальон счел бы вас довольно странным. Так что не делайте этого с электронной почтой. Когда придет электронное письмо, решите, что с ним нужно сделать, и переместите его в нужное место. Со временем вы научитесь принимать эти решения и вскоре обнаружите, что работать с электронной почтой очень просто.
2. Настройте несколько основных папок
Электронные письма, которые мы получаем каждый день, делятся на несколько очень четких категорий. Есть электронные письма, которые требуют от вас каких-то действий, электронные письма, содержащие информацию, которая не требует от вас никаких действий, кроме как просто иногда читать их, и обновленные электронные письма, которые содержат информацию, о которой вам нужно знать, но не требуют никаких действий от вас. Итак, вам нужны только папки: «Действие сегодня», «Справочник» и «Архив». Вот и все. Всего три папки, и у вас будет место, чтобы поместить всю вашу электронную почту и поддерживать чистоту входящей почты.
3. Обработайте их, а не просто проверяйте
Проблемы с почтовыми ящиками возникают, когда вы «проверяете» электронную почту, а не обрабатываете ее. Проверка электронной почты - это место, где накапливается большинство проблем. Если вы посмотрите на письмо в папке «Входящие» и ничего с ним не сделаете, проблемы с электронной почтой быстро возрастут. Вместо этого, когда вы заходите в свой почтовый ящик, принимайте решение о том, что это за письмо, а затем перемещайте его в нужную папку. Если вам нужно что-то с ним сделать, сделайте это сразу и заархивируйте письмо или, если у вас нет времени, переместите его в папку «Действие сегодня». Чтобы переместить электронное письмо, требуется всего одна или две секунды, так что привыкайте прямо сейчас. Проверка электронной почты означает, что вы просматриваете электронную почту и не принимаете решения по ней. Это пустая трата времени. Посмотрите на письмо один раз, примите решение, что нужно сделать с письмом, чтобы удалить его из папки «Входящие», и сделайте это.
4. Настройте отдельную учетную запись электронной почты для онлайн-покупок и рекламных акций
Часть того, почему мы получаем так много электронных писем, заключается в том, что мы с радостью даем наш адрес электронной почты любому, кто его попросит. Вы бы не дали свой личный домашний адрес любому незнакомцу, который его попросит, так почему же так много людей так охотно выдают свои адреса электронной почты? Вместо этого настройте учетную запись веб-почты в Gmail, Outlook или другой компании и используйте ее для онлайн-покупок, подписок и других вещей, для которых требуется адрес электронной почты.
Не указывайте этот адрес электронной почты в своем почтовом приложении. У меня есть адрес электронной почты, к которому я получаю доступ только через Интернет. Он не подключен к почтовому приложению моего телефона и не подключен к почтовому приложению моего компьютера. Если я хочу посмотреть, что там внутри, я вхожу через Интернет и проверяю это. Единственный раз, когда я действительно проверяю это, это когда я жду доставки, и раз в неделю, чтобы прочитать информационные бюллетени, на которые я подписан. Для многих людей этот единственный трюк удалит 50% писем, поступающих в их почтовые ящики каждый день.
5. Пишите для читателя, а не для себя
Одна из причин, по которой так много людей постоянно проверяют электронную почту, заключается в том, что они ждут ответа на электронное письмо. Если вы хотите получить быстрый ответ, вам нужно сделать так, чтобы получателю было легко ответить правильной информацией. Структура для быстрого получения информации - «что и почему». При написании электронной почты начните с того, что вы хотите: «Привет, Никола, не могли бы вы прислать мне копию данных о продажах за последний квартал?» - и, если необходимо, в следующем абзаце объясните, почему - «нам нужно завершить работу со счетами Q3 до конца месяца». решение об ответе вам. Если вы начнете свое электронное письмо с преамбулы о том, как хорошо вы провели выходные, и когда вы надеетесь увидеть получателя, ваше электронное письмо будет в конце списка приоритетов получателя. Помните: чего вы хотите? А зачем тебе это?
Если вы примете эти пять простых советов, ваши отношения с электронной почтой изменятся навсегда. Вы быстро перестанете ненавидеть электронную почту, и ваш роман снова расцветет. Электронная почта станет источником продуктивности и энергии. Вы будете знать, что нужно сделать, и больше никогда не пропустите важное письмо.
Проблема не в электронной почте, а в том, как мы управляем электронной почтой. Предприняв несколько простых шагов по организации нашей электронной почты, мы можем меньше сосредоточиться на создании горы электронной почты и больше на радостях и чудесах электронной почты.