Сколько времени вы тратите на чтение электронной почты? Вы чувствуете, что вас постоянно отвлекают от других, важных задач, потому что вы никогда не можете удовлетворить свой почтовый ящик?
Если да, то вот вопрос, который вы должны задать себе: задумывались ли вы когда-нибудь о том, насколько важны ваши электронные письма?
С тех пор, как пришло скромное электронное письмо, оно сумело заменить большинство вещей в нашей жизни! Как только письмо приходит в наш почтовый ящик, мы чувствуем непреодолимое желание ответить немедленно.
Но так быть не должно
Новое исследование показало, что только 1 из 3 электронных писем действительно необходим для работы и требует действий.
Главный научный сотрудник Натаниэль Боренштейн из Mimecast (который проводил исследование) сказал:
«Очевидно, что рядовой сотрудник сталкивается со значительными трудностями, просто обрабатывая информацию, поступающую в его почтовый ящик, и определяя, какие сообщения действительно важны для бизнеса».
Я уверен, что вы сами испытали это. В среднем я получаю более 100 писем каждый день. Сколько из них действительно важны? Наверное, меньше 10. (Большинство из них больше отвлекают, чем приносят пользу.)
Так почему бы не принять это новое исследование как сигнал к генеральной уборке? Пришло время освободить место в почтовом ящике, чтобы вы могли сосредоточиться на задачах, которые имеют значение для вашего бизнеса или работы.
3 шага к весенней очистке папки «Входящие»
1. Отписаться. Будьте безжалостны и отпишитесь от любой электронной рассылки, которая не была прочитана за последние 2 недели. Если вы ее не читали, то какова вероятность того, что вы прочтете ее в будущем? Будьте реалистами и удалите ненужные подписки.
2. Разберитесь со «страхом подписки упустить что-то». Помните, что, отказываясь от подписки, вы ничего не теряете. Вы всегда можете посетить веб-сайт или блог на досуге и получить доступ к информации. Это не окончательное прощание!
3. Настройте «правила электронной почты». Вы можете настроить «правила», чтобы определенные типы электронных писем немедленно помещались в папку электронной почты по вашему выбору. Это означает, что вы очищаете свой почтовый ящик от писем, которые не важны. Я использую этот инструмент для перемещения любых электронных писем «новостей», так как я обнаружил, что они могут легко потреблять 30-40% моего почтового ящика. (Примечание: я девушка, работающая на Mac, поэтому я знаю, как это сделать только на Mac.)
Вот процесс с использованием Entourage:
Сначала создайте новую папку
- Создайте новую папку электронной почты, перейдя в раскрывающееся меню «Файл».
- Выберите «Создать», а затем «Папка».
- Убедитесь, что вы дали своей папке соответствующий заголовок, например, «информационные бюллетени» или «личные друзья» (в зависимости от темы).
Затем установите некоторые правила
- Перейдите в раскрывающееся меню «Инструменты».
- Выберите «Правила», а затем «Новые».
- Назовите правило.
- Выберите «Добавить критерий» - под ним должно появиться поле с надписью «от» (если «от» не указано, выберите «от» в раскрывающемся меню).
- Убедитесь, что в поле рядом с «от» написано «содержит», а затем в поле рядом с этим добавьте адрес электронной почты, для которого вы создаете правило.
- Внизу вы увидите раздел с надписью «Затем», «Добавить действие», «Удалить действие», здесь вы должны увидеть еще два поля рядом друг с другом.
- Убедитесь, что в первом поле указано «Перейти к» (возможно, вам потребуется выбрать это из раскрывающегося списка).
- В поле рядом с этим вам нужно выбрать имя папки, которую вы создали на шаге 1.
- Нажмите «ОК», и ваше правило настроено! Entourage теперь будет перемещать любые электронные письма с адреса, который вы ввели, в выбранную вами папку!
- Пройдите и создайте правила для всех писем, которые вы считаете «несрочными».
Вот и все. Наслаждайтесь своим новым чистым почтовым ящиком!