Мы все разговаривали по телефону, который, кажется, никогда не закончится. Итак, как закончить разговор в уважительной манере? Важно поддерживать хорошие отношения между друзьями, членами семьи и деловыми контактами. Вежливое завершение телефонных звонков - важная часть развития этих отношений.
Шаги
Часть 1 из 3: завершение разговора
Шаг 1. Сосредоточьтесь на разговоре
Когда вы близитесь к завершению телефонного разговора, убедитесь, что вы не приглашаете собеседника продолжить разговор. Например, вы можете быть действительно заинтересованы в том, что они вам только что сказали, но вопрос в ответ побуждает собеседника продолжить разговор.
- Например, ваша мама могла только что рассказать вам несколько пикантных сплетен. Вместо того, чтобы задавать открытый вопрос (например, «Как вы узнали об этом?!»), сделайте заявление (например, «Ну, вы не можете верить всему, что слышите»). Утверждение работает, чтобы закрыть этот разговор, чтобы вы могли перейти к другим темам, которые вам нужно обсудить, или приблизить разговор к завершению.
- Если вы во время делового звонка и вам нужно перенаправить разговор, ответьте на то, что сказал другой человек, заявлением и указанием на то, что то, что он только что сказал, также важно для вас. Затем сразу же представьте тему, которую вам нужно затронуть. Например, вы можете сказать: «Спасибо, что предупредили меня о проблеме с платежной ведомостью. Я расскажу об этом нашему офис-менеджеру, как только выйду из телефона, но я действительно хотел обсудить ход работы над ежеквартальным отчетом ».
Шаг 2. Дождитесь затишья
Во всех разговорах есть паузы. Подождите, пока говорящий остановится, и объясните, что вам нужно выключить трубку.
Не делайте паузу, когда пользуетесь затишьем. В противном случае собеседник на другом конце телефона может начать рассказывать вам новую историю. В этом случае скажите человеку, что вам понравилось разговаривать с ним, что вы скоро перезвоните, и сразу же попрощайтесь с ним один за другим. Не затягивайте прощание
Шаг 3. Прерывание
Хотя мы обычно рассматриваем прерывание как грубое поведение, вы можете вежливо прервать кого-нибудь!
- Перебивайте, когда это ваша единственная возможность, и всегда извиняйтесь за это. Вы можете, например, прервать вас, когда возникнет неотложная задача или возникнет чрезвычайная ситуация, когда вы разговариваете по телефону. Кроме того, вы можете прервать его, когда у вас есть конкретный срок, который вы уже уточнили.
- Возможно, вы собираетесь по делу, но кто-то только что зашел в ваш офис или у вас запланированная встреча. Сообщите собеседнику о вашей ситуации и сообщите ему, когда вы перезвоните, чтобы завершить обсуждение.
- Если у вас возникла чрезвычайная ситуация, объясните это кратко: «Мне очень жаль, что я прерываю, но мою собаку просто вырвало. Мне нужно его проверить.
- Если вам нужно придерживаться уже указанного срока, напомните им о ваших ограничениях: «Мне очень жаль, что я прерываю, но мой перерыв закончился, и мне нужно вернуться к работе».
Шаг 4. Предупредите время
Если вы сообщите собеседнику о вашем временном лимите, это поможет вам избежать неловкого или грубого прощания. Скажите другому человеку, когда у вас останется пять или десять минут на разговор. Если им нужно задать вам конкретный вопрос или сказать что-то важное, предупреждение о времени напомнит им о необходимости сосредоточить внимание на конце разговора.
- С другой стороны, предупреждение о времени может быть способом перейти к последнему вопросу или теме. После того, как другой человек ответит, поблагодарите его за уделенное время и завершите разговор.
- Для деловых звонков предупреждение о времени может помочь вам перенаправить разговор и расставить приоритеты для обсуждения с собеседником. Вы можете, например, сказать: «У меня осталось всего пять минут до следующей встречи, но я хотел спросить, соблюдаете ли вы ежеквартальный отчет». Как только другой человек ответит, вы можете поблагодарить его и сказать, что с нетерпением ждете возможности просмотреть отчет в ближайшее время.
Часть 2 из 3: Прощание
Шаг 1. Извинитесь
Если вам нужно было резко закончить разговор, обязательно извинитесь. Объясните, что вы хотели бы продолжить разговор, но вам нужно решить чрезвычайную ситуацию, которая произошла во время разговора по телефону.
Шаг 2. Подтвердите свое удовольствие
Обязательно скажите собеседнику, что вы хорошо провели время, пообщавшись, и что вы цените, что он нашел время поговорить с вами. Таким образом вы подтверждаете, что они важны для вас.
Шаг 3. Планируйте снова поговорить
Если вы разговариваете с близким другом или членом семьи, выделите время для разговора в ближайшем будущем, чтобы быстрее завершить разговор. Другой человек будет знать, что он может сказать вам то, что он хотел сказать в ближайшее время, и не будет чувствовать, что ему нужно продолжать разговор, рассказывая вам все сразу.
- Если вы спросите собеседника, когда лучше всего позвонить, это может привести к продолжительному разговору. Вместо этого скажите им, что вы отправите SMS или электронное письмо, чтобы узнать, когда они будут доступны для общения на следующей неделе.
- В качестве альтернативы, если вы не знаете, когда снова сможете поговорить, предложите нечеткие временные рамки. Скажите, например: «Я перезвоню позже на этой неделе или в выходные».
- Если это человек, с которым вы не общаетесь регулярно, скажите что-то вроде: «Мы должны повторить это в ближайшее время!» Тем самым вы предполагаете, что хотите поддерживать связь, но не ограничиваете себя конкретными временными рамками.
Шаг 4. Предложите альтернативный способ общения
Если вы не хотите разговаривать по телефону, упомяните, что вы хотите использовать Skype, текстовое сообщение или электронную почту, чтобы оставаться на связи.
- Для деловых контактов, которые имеют тенденцию к долгой беседе, вы можете сказать другому человеку, что вы можете ответить быстрее по электронной почте, а не по телефону. Другой человек может с большей вероятностью написать электронное письмо, если он отвечает на отправленное вами электронное письмо, а не инициирует первое электронное письмо в цепочке. Отправьте им сообщение о продолжении вашего телефонного разговора позже в тот же день и предложите им ответить по электронной почте.
- Иногда личные телефонные разговоры затягиваются, потому что другой человек чувствует, что ему нужно рассказать вам обо всем, что происходило с момента вашего последнего разговора. Если вы будете поддерживать контакт через социальные сети (например, facebook), текстовые сообщения или электронную почту, они будут чувствовать меньшее давление, заставляя их долго разговаривать по телефону, чтобы наверстать упущенное.
- Скажите другому человеку, что вы отправите ему текстовое сообщение или отправите по электронной почте фотографии того, о чем вы рассказали ему по телефону. Вы будете продлевать общение, но делаете это в удобные для вас сроки. Текстовые сообщения или электронная почта в продолжение разговора также могут открыть новый способ общения.
Часть 3 из 3: Планирование звонка
Шаг 1. Звонок между занятиями
Если вы знаете, что человек, которому вы хотите позвонить, обычно очень разговорчив, звоните между запланированными встречами, встречами или мероприятиями. Можно сказать, что у вас всего десять минут на разговор, но очень хотелось позвонить, пока можно. Сообщите другу или члену семьи о вашей нехватке времени в начале разговора, чтобы они знали вашу ситуацию.
Часто разговорчивые люди хотят сказать вам «еще кое-что», когда вы пытаетесь закончить разговор. Сообщив собеседнику, что у вас есть всего несколько минут, чтобы поговорить, это поможет ему расставить приоритеты в самых важных вещах, которые они хотят вам сказать
Шаг 2. Следите за их расписанием
Примите во внимание обычный распорядок дня вашего друга или члена семьи. Если вы знаете, что они едят в определенное время и у них не будет неограниченного количества свободного времени, тогда позвоните. Например, вы можете позвонить им в обеденный перерыв или до того, как они обычно ужинают. Таким образом, давление, заставляющее прекратить разговор, ложится на другого человека (а не на вас).
Внимательно относитесь к расписанию другого человека. Когда вы звоните, скажите что-нибудь вроде: «Я знаю, что у вас обеденный перерыв. Я просто хотел позвонить и поговорить с несколькими, если у вас будет время »
Шаг 3. Перезвоните им
Если вам звонят, а у вас нет времени поговорить по телефону около часа, не отвечайте. Однако не забудьте перезвонить им в тот же день, чтобы они не подумали, что вы их избегаете.
- Будьте честны и объясните, почему вы не смогли ответить на их звонок. Может быть, вы были в процессе работы над проектом, в тренажерном зале или заканчивали домашнее задание и так далее. Скажите им, что вы сожалеете, что пропустили их звонок.
- Звоните, когда у вас есть достаточно времени, чтобы поболтать, чтобы ваш друг или член семьи не подумал, что вы пренебрегаете. Вы хотите подтвердить, что уважаете и заботитесь о том, что они говорят вам. Не отвечая на исходный звонок и перезвонив им, вы показываете, что теперь у вас есть время уделить им все свое внимание.
- Если вы знаете, что в тот же день у вас не будет времени, ответьте на исходный звонок. Во-первых, спросите их, что происходит; у них может быть чрезвычайная ситуация или важные новости, которыми они должны поделиться. Если вместо этого они позвонили, чтобы поболтать, просто расскажите абоненту, что вы делаете и что у вас впереди напряженный день. Спросите, можете ли вы перезвонить им позже на неделе, когда у вас будет больше времени.
Шаг 4. Составьте список
Если вы звоните разговорчивому человеку по определенной причине, запишите, что вам нужно сказать ему или спросить, прежде чем звонить. Это поможет вам не отвлекаться от разговора.
Составление списка тем, которые вы хотите обсудить, напомнит вам, что вы хотели сказать собеседнику, если ваш разговор отвлечется. Если можете, попробуйте переключить разговор обратно на одну из тем в вашем списке, связав ее с тем, что вам сказал другой человек: «О, это напомнило мне! Мне очень хотелось рассказать вам о том, что произошло вчера! »
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Лучше всегда быть честным. Если вы все время будете оправдываться одними и теми же извинениями, другой человек почувствует, что вы его не цените, или даже может подумать, что он сделал что-то, чтобы вас обидеть.
- Будьте очень вежливыми и напористыми. Если они проигнорируют ваш запрос и продолжат разговор, возможно, вам придется повторить свою потребность завершить телефонный звонок.
Предупреждения
- Будьте внимательны к потребностям других людей. Может быть, потратить немного больше времени на телефонные разговоры с кем-то, кому нужно поговорить, важнее, чем то, что, по вашему мнению, вам нужно сделать.
- Не используйте нелепые отговорки (например, «Мне нужно пойти съесть свой пирог» или «Извини, мне нужно пойти помыть голову»). Это вызовет раздражение и гнев человека, с которым вы разговариваете.